HBR Guide to Project Management (HBR Guide Series)

1. 프로젝트 관리란 제약 내에서 특정 목표를 달성하기 위한 체계적인 접근 방식입니다

품질 = 시간 + 비용

프로젝트 관리 삼각형. 성공적인 프로젝트는 시간, 비용, 품질/범위라는 세 가지 주요 제약을 균형 있게 조정합니다. 이 중 하나의 변수를 변경하면 다른 변수에 영향을 미칩니다. 예를 들어, 시간을 줄이면 비용이 증가하거나 품질이 저하될 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 이해관계자의 우선순위와 프로젝트 목표에 따라 이러한 요소들 간의 균형을 맞춰야 합니다.

프로젝트 관리의 단계. 대부분의 프로젝트는 네 가지 주요 단계를 따릅니다:

• 계획: 목표, 범위, 작업 및 자원 정의
• 준비: 팀 구성 및 세부 일정 작성
• 실행: 작업 수행 및 진행 상황 모니터링
• 마무리: 결과 평가 및 교훈 정리

효과적인 프로젝트 관리는 불확실성 수준에 따라 접근 방식을 조정하는 것을 요구합니다. 예측 가능한 프로젝트에는 전통적인 계획이 잘 맞습니다. 많은 미지수가 있는 혁신적인 프로젝트에는 짧은 주기와 빈번한 재계획을 사용하는 적응형 방법이 더 적합합니다.

2. 효과적인 계획은 프로젝트 성공의 기초를 다집니다

SMART 목표는 구체적이고, 측정 가능하며, 실행 지향적이고, 현실적이며, 시간 제한이 있어야 합니다

명확한 목표 정의. 모호한 목표는 오해와 실망을 초래합니다. 이해관계자와 협력하여 비즈니스 요구에 맞는 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하십시오. 고수준의 목표를 구체적인 산출물과 마일스톤으로 세분화하십시오.

상세한 프로젝트 계획 작성. 주요 계획 도구에는 다음이 포함됩니다:

• 작업 분해 구조 (WBS): 프로젝트 작업의 계층적 분해
• 중요 경로 방법 (CPM): 중요한 활동의 순서 식별
• 간트 차트: 작업 및 의존성의 시각적 타임라인
• PERT 차트: 작업 관계를 보여주는 네트워크 다이어그램

팀을 계획에 참여시켜 동의를 얻고 잠재적인 문제를 조기에 파악하십시오. 프로젝트 진행 중 새로운 정보가 나타나면 계획을 수정할 준비를 하십시오.

3. 팀 구축은 프로젝트 실행에 필수적입니다

상호 책임감은 놀라운 결과를 이끕니다.

적절한 기술 조합 구성. 팀을 구성할 때 단순히 기술적 전문성만을 고려하지 마십시오. 문제 해결 능력, 대인 관계 기술, 조직 지식을 고려하십시오. 다양한 관점과 배경을 가진 팀을 목표로 하십시오.

팀 결속력 강화. 고성능 팀을 구축하기 위한 전략:

• 목표와 기대치를 맞추기 위한 킥오프 미팅 개최
• 명확한 역할과 책임 설정
• 공유된 규범과 기본 규칙 생성
• 개방적인 의사소통과 건설적인 토론 장려
• 마일스톤과 팀 성공 축하

효과적인 팀은 리더뿐만 아니라 서로에게도 책임감을 느끼는 상호 책임감을 발전시킵니다. 이는 개인 책임감만으로는 달성할 수 없는 높은 성과를 이끕니다.

4. 실행은 지속적인 모니터링과 적응을 요구합니다

데이터나 정보가 들어오는 대로 신속하게 대응하고, 문제의 초기 징후를 찾아 교정 조치를 취하십시오.

진행 상황을 철저히 추적. 정기적인 체크인, 진행 보고서, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 작업 완료, 예산 사용, 전체 프로젝트 상태를 모니터링하십시오. 전체 프로젝트를 지연시킬 수 있는 중요한 경로 활동에 특히 주의하십시오.

필요에 따라 계획 조정. 거의 모든 프로젝트는 계획대로 진행되지 않습니다. 새로운 정보나 변화하는 상황에 따라 일정을 조정하고, 자원을 재배치하거나, 산출물을 수정할 준비를 하십시오. 변경 시:

• 프로젝트 목표와 제약에 미치는 영향 평가
• 이해관계자와 명확히 소통
• 결정과 그 이유 문서화
• 프로젝트 계획과 일정을 적절히 업데이트

유연성을 유지하면서도 핵심 프로젝트 목표에 집중하십시오. 모든 제안된 변경 사항을 구현할 필요는 없습니다.

5. 프로젝트 생애 주기 전반에 걸쳐 의사소통이 중요합니다

이해관계자는 일반적으로 정기적인 업데이트와 상태 보고서를 원합니다. 그들이 원하는 정보의 양과 형식을 상담하십시오.

청중에 맞춘 의사소통. 다양한 이해관계자는 서로 다른 정보 요구를 가지고 있습니다:

• 경영진: 고수준의 진행 상황, 위험, 비즈니스 영향
• 팀원: 세부 작업 할당 및 의존성
• 고객/최종 사용자: 마일스톤 및 변경 사항이 그들에게 미치는 영향

다양한 의사소통 방법 사용:

• 정기적인 상태 회의 및 보고서
• 프로젝트 대시보드 또는 성적표
• 시간에 민감한 정보에 대한 이메일 업데이트
• 문제를 조기에 파악하기 위한 비공식 체크인

성공과 도전 과제 모두에 대해 투명하게 소통하십시오. 개방적인 의사소통을 통해 신뢰를 구축하면 어려운 상황을 더 쉽게 극복할 수 있습니다.

6. 위험과 변화를 사전에 관리하여 궤도를 유지하십시오

문제가 발생하면 숨기거나 축소하지 마십시오. 그렇지 않으면 쉽게 위기로 변할 수 있습니다.

위험 식별 및 계획. 프로젝트 시작 시 철저한 위험 평가를 수행하고 정기적으로 재평가하십시오. 각 주요 위험에 대해:

• 발생 확률과 잠재적 영향을 추정
• 완화 전략 개발
• 모니터링 및 대응할 담당자 지정

변경 관리 프로세스 수립. 새로운 요구사항이나 기회가 나타날 때:

• 프로젝트 제약 (시간, 비용, 품질)에 미치는 영향 평가
• 중요한 변경 사항에 대해 이해관계자의 승인을 받음
• 프로젝트 계획을 업데이트하고 팀에 소통

프로젝트 경계가 점진적으로 확장되면서 자원이나 일정에 대한 조정 없이 범위가 확장되는 것을 경계하십시오. 핵심 목표를 위협할 수 있는 비본질적인 변경 사항에 대해 '아니오'라고 말하는 법을 배우십시오.

7. 성공과 실패 모두에서 교훈을 얻어 향후 프로젝트를 개선하십시오

성공은 성공을 낳습니다.

공식적인 교훈 학습 세션 진행. 팀을 모아 잘된 점과 개선할 점을 반성하십시오. 비난을 할당하기보다는 실행 가능한 통찰에 집중하십시오. 탐구할 주요 질문:

• 목표를 달성했는가? 왜 또는 왜 아니었는가?
• 예상치 못한 도전 과제는 무엇이었는가?
• 가장/덜 효과적이었던 프로세스나 도구는 무엇이었는가?
• 팀으로서 얼마나 잘 협력했는가?

학습 내용 문서화 및 공유. 향후 프로젝트 팀이 참조하기 쉬운 형식으로 주요 교훈을 캡처하십시오. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다:

• 업데이트된 템플릿 또는 체크리스트
• 모범 사례 및 피해야 할 함정
• 프로세스 개선을 위한 권장 사항

프로젝트가 어려움을 겪었더라도 팀의 성과를 축하하십시오. 노력을 인정하고 진전을 인정하면 사람들이 배운 교훈을 향후 작업에 적용하도록 동기를 부여합니다.

Last updated: August 30, 2024