Getting Ready to Negotiate

1. Chuẩn bị là chìa khóa cho đàm phán thành công

Dù chúng ta đối mặt với loại đàm phán nào—từ vấn đề nội bộ văn phòng đến bán hàng quốc tế, từ việc xin tăng lương đến mua một doanh nghiệp, từ việc đối phó với công đoàn đến đối phó với người Nga—thiếu chuẩn bị có lẽ là trở ngại nghiêm trọng nhất của chúng ta.

Đầu tư thời gian một cách khôn ngoan. Trung bình, bạn nên dành thời gian chuẩn bị tương đương với thời gian bạn dự kiến sẽ dành cho đàm phán trực tiếp. Trong khi một số vấn đề có thể là nhỏ nhặt, những vấn đề khác liên quan đến lợi ích lớn, nhiều vấn đề và nhiều bên, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sử dụng phương pháp có hệ thống. Để chuẩn bị tốt:

• Nắm bắt toàn bộ cuộc đàm phán
• Sử dụng danh sách kiểm tra để xác định các lĩnh vực mà sự chuẩn bị là hữu ích nhất
• Tập trung vào bảy yếu tố chính: lợi ích, lựa chọn, các phương án thay thế, tính hợp pháp, giao tiếp, mối quan hệ và cam kết

Thực hành và học hỏi. Xem mỗi cuộc đàm phán như một cơ hội để cải thiện kỹ năng chuẩn bị của bạn. Xem xét những gì đã hoạt động tốt và những gì có thể cải thiện sau mỗi cuộc đàm phán. Cân nhắc thực hành các kỹ thuật chuẩn bị ngay cả khi bạn không có cuộc đàm phán nào sắp tới.

2. Tập trung vào lợi ích, không phải vị trí

Một vị trí chỉ đơn giản là một cách để thỏa mãn lợi ích. Một vị trí là phương tiện, chứ không phải là mục đích.

Khám phá nhu cầu cơ bản. Lợi ích là những nhu cầu, mong muốn và nỗi sợ hãi thúc đẩy các cuộc đàm phán. Chúng khác với vị trí, là những yêu cầu hoặc đề nghị mà các bên đưa ra. Để xác định lợi ích:

• Hỏi "tại sao?" và "vì mục đích gì?" đằng sau mỗi vị trí
• Cân nhắc cả lợi ích của bạn và của bên kia
• Ưu tiên các lợi ích để hướng dẫn quyết định

Tránh những sai lầm phổ biến:

• Chỉ tập trung vào lợi ích của riêng bạn
• Chỉ nghĩ về những gì bạn muốn
• Bỏ qua lợi ích của bên kia

Bằng cách hiểu rõ lợi ích của mọi người, bạn có thể tạo ra nhiều giá trị hơn và tìm ra các giải pháp có lợi cho cả hai bên.

3. Tạo ra các lựa chọn sáng tạo để tối đa hóa giá trị

Từ sự đa dạng—của quan điểm, tài nguyên, hoặc lợi ích—xuất hiện cơ hội tạo ra giá trị.

Mở rộng chiếc bánh. Tìm cách tạo ra giá trị trước khi chia sẻ nó. Xác định các cơ hội để:

• Đạt được quy mô kinh tế
• Kết hợp các kỹ năng và tài nguyên khác nhau
• Tạo ra lợi ích chung

Tìm giá trị trong sự khác biệt. Khám phá cách sự khác biệt về khả năng chịu rủi ro, thời gian, nhận thức và giá trị biên có thể tạo ra cơ hội cho các giao dịch có lợi cho cả hai bên.

Động não các khả năng. Tạo ra nhiều lựa chọn có thể thỏa mãn lợi ích của cả hai bên. Tránh giới hạn bản thân vào một vị trí hoặc giải pháp duy nhất. Cân nhắc:

• Cách làm việc cùng nhau để tạo ra nhiều hơn
• Các lựa chọn đáp ứng các lợi ích chính của mỗi bên
• Sự kết hợp sáng tạo của tài nguyên và kỹ năng

4. Biết BATNA của bạn và ước tính của họ

Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của việc biết bạn sẽ làm gì nếu không đạt được thỏa thuận.

Phát triển BATNA của bạn. Phương án Tốt nhất để Đạt được Thỏa thuận Đàm phán (BATNA) của bạn là những gì bạn sẽ làm nếu không đạt được thỏa thuận. Để chuẩn bị:

• Xác định nhiều phương án thay thế để thỏa mãn lợi ích của bạn
• Đánh giá từng phương án dựa trên mức độ đáp ứng nhu cầu của bạn
• Chọn phương án tốt nhất làm BATNA của bạn
• Tìm cách cải thiện BATNA của bạn

Cân nhắc BATNA của họ. Cố gắng ước tính các phương án thay thế của bên kia:

• Họ có thể làm gì nếu không đạt được thỏa thuận?
• Làm thế nào để bạn làm cho các phương án thay thế của họ kém hấp dẫn hơn?
• Làm thế nào để bạn làm cho đề nghị của bạn hấp dẫn hơn so với BATNA của họ?

Biết cả hai BATNA giúp bạn xác định khi nào nên chấp nhận thỏa thuận và khi nào nên từ bỏ.

5. Sử dụng tiêu chí khách quan để thuyết phục

Tiêu chí công bằng có giá trị như một thanh kiếm để thuyết phục người khác và như một chiếc khiên để bảo vệ bản thân khỏi bị đối xử không công bằng.

Phát triển một loạt các tiêu chuẩn công bằng. Chuẩn bị nhiều tiêu chuẩn hoặc tiêu chí khách quan có thể xác định các giải pháp công bằng. Điều này giúp tránh bị khóa vào một "câu trả lời đúng" duy nhất và cho phép đàm phán linh hoạt hơn.

Cân nhắc:

• Tiêu chuẩn ngành
• Tiền lệ
• Ý kiến chuyên gia
• Nguyên tắc pháp lý
• Phát hiện khoa học

Sử dụng quy trình công bằng. Khi không có tiêu chí cụ thể, hãy cân nhắc đồng ý về các quy trình công bằng để đạt được quyết định, chẳng hạn như:

• Thay phiên nhau
• Rút thăm
• Sử dụng bên thứ ba trung lập

Chuẩn bị giải thích. Nghĩ về cách bên kia sẽ giải thích thỏa thuận với các bên liên quan của họ. Phát triển các lý do thuyết phục mà họ có thể sử dụng để biện minh cho thỏa thuận với người khác.

6. Giao tiếp hiệu quả và quản lý mối quan hệ

Quy trình là quan trọng. Nó có thể thay đổi sự đối đầu trực tiếp giữa hai nhà đàm phán thành cảm giác thắng/thắng và ngược lại.

Chuẩn bị cho giao tiếp hai chiều:

• Nghĩ về những gì bạn mong đợi họ sẽ nói và cách bạn nhận ra một thông điệp khác
• Cân nhắc cách họ có thể diễn giải các tuyên bố của bạn
• Chuẩn bị để định hình lại các điểm của bạn để làm cho chúng dễ nghe hơn

Xây dựng mối quan hệ làm việc tốt:

• Tách biệt các vấn đề mối quan hệ khỏi các vấn đề thực chất
• Thực hiện các bước xây dựng không điều kiện để cải thiện mối quan hệ
• Tránh nhầm lẫn các vấn đề mối quan hệ với các bất đồng thực chất

Quản lý cảm xúc:

• Nhận biết và thừa nhận cảm xúc của cả hai bên
• Tìm cách giải quyết nhu cầu cảm xúc mà không làm nhượng bộ thực chất

7. Lên kế hoạch cho các cam kết rõ ràng và bền vững

Biết nơi bạn muốn kết thúc không giống như có một vị trí đàm phán cố định trong tâm trí bạn; cũng không nên có nghĩa là có một giới hạn cứng nhắc.

Lên kế hoạch trước cho các cam kết hoạt động:

• Tạo danh sách các vấn đề cần được giải quyết trong thỏa thuận
• Cân nhắc những gì cần thiết để thực hiện từng khía cạnh của thỏa thuận
• Xác định ai cần phê duyệt hoặc tham gia vào việc thực hiện
• Định nghĩa các mốc thời gian và cột mốc để đo lường tiến độ

Làm rõ mục đích của cuộc họp:

• Xác định mục đích của từng phiên đàm phán
• Chỉ định sản phẩm hoặc kết quả mong muốn của từng cuộc họp
• Lên kế hoạch quy trình phù hợp để đạt được kết quả mong muốn

Lập bản đồ con đường đến thỏa thuận:

• Xác định các bước và điểm quyết định cần thiết
• Cân nhắc ai cần tham gia ở mỗi giai đoạn
• Dự đoán các trở ngại tiềm năng và lên kế hoạch cách giải quyết chúng

8. Tách biệt con người khỏi vấn đề

Không phân biệt được giữa hai điều này khi chúng ta chuẩn bị đàm phán có thể khiến chúng ta cố gắng sửa chữa mối quan hệ bằng cách nhượng bộ thực chất, và ngược lại.

Giải quyết mối quan hệ và thực chất một cách độc lập:

• Xác định các vấn đề nào là thực chất (ví dụ: giá cả, điều khoản, điều kiện)
• Nhận biết các vấn đề nào là dựa trên mối quan hệ (ví dụ: niềm tin, tôn trọng, giao tiếp)
• Giải quyết từng loại vấn đề riêng biệt

Tránh những sai lầm phổ biến:

• Nhầm lẫn các vấn đề mối quan hệ với các bất đồng thực chất
• Giả định mối quan hệ là cố định hoặc ngoài tầm kiểm soát của bạn
• Đổ lỗi cho bên kia về các khó khăn trong mối quan hệ

Chịu trách nhiệm về mối quan hệ:

• Chuẩn bị các bước để cải thiện sự hiểu biết, xây dựng niềm tin và tăng cường giao tiếp
• Tập trung vào những gì bạn có thể làm, bất kể hành động của bên kia
• Hướng tới một mối quan hệ tạo điều kiện cho việc giải quyết vấn đề hiệu quả

9. Chuẩn bị để đồng ý cùng với đối tác của bạn

Thay vì chuẩn bị đàm phán một mình, bạn nên nghĩ về bước tiếp theo của mình như là chuẩn bị để đồng ý cùng với đối tác của bạn.

Thay đổi tư duy của bạn. Tiếp cận phần đầu tiên của cuộc đàm phán như là một phần mở rộng của sự chuẩn bị của bạn, nhưng bây giờ được thực hiện cùng với bên kia.

Thảo luận các yếu tố chính:

• Xem xét lợi ích cùng nhau để đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau
• Động não các lựa chọn và cách tạo ra giá trị cùng nhau
• Khám phá các tiêu chí khách quan có thể để đánh giá các giải pháp
• Giải quyết các vấn đề giao tiếp và mối quan hệ một cách cởi mở

Chọn lọc về việc chia sẻ. Trong khi nhiều yếu tố chuẩn bị có thể được thảo luận công khai, hãy sử dụng sự thận trọng với thông tin nhạy cảm:

• Tránh thảo luận chi tiết về các phương án thay thế (BATNA)
• Tập trung vào các tiêu chuẩn và tiêu chí có lợi cho cả hai bên
• Chia sẻ kế hoạch cam kết để đảm bảo tất cả các vấn đề được giải quyết

Bằng cách chuẩn bị để đồng ý cùng nhau, bạn tạo ra nền tảng cho một quá trình đàm phán hợp tác và hiệu quả hơn.

Cập nhật lần cuối: July 22, 2024