Writing That Works

1. 清晰简洁的写作对有效的商业沟通至关重要

“如果语言不准确，那么所说的就不是所指的；如果所说的不是所指的，那么该做的事情就无法完成。”

清晰是关键。 在商业写作中，目标是有效沟通——写作要起作用。为此，避免在写作中含糊其辞。直奔主题，清晰直接地表达你的想法。使用简单、通俗的语言，而不是行话或不必要的复杂词汇。

要精确简洁。 仔细选择你的词语，优先使用短词而不是长词。使用主动动词为你的写作增添活力，使其更具个人色彩。避免使用模糊的形容词和副词；相反，使用具体、生动的语言，为读者描绘出清晰的画面。

• 优先使用短句和短段落
• 使用简单词汇：“现在”而不是“当前”，“开始”而不是“启动”
• 选择主动语态：“我们推荐”而不是“建议”
• 具体说明：“销售额翻倍至560”而不是“销售额显著增加”

2. 结构化写作以引导读者并使信息更具记忆性

“清晰的结构有助于读者记住你的要点。它还使你的备忘录易于查阅。”

组织你的想法。 在开始写作之前，列出你的主要观点。这将帮助你以逻辑、易于理解的方式结构化你的写作。使用你的提纲来为读者标示主要观点，使用编号和下划线的章节标题来引导他们阅读你的文档。

使结构显而易见。 开始时告诉读者你的方向。对于较长的文档，提供议程或目录。在整个写作过程中，回顾这个结构以保持读者的注意力。最后总结你的主要观点，并在适用时提出结论或行动呼吁。

• 使用编号和下划线的标题标示主要章节
• 对于较长的文档，开始时提供概述或议程
• 使用主题句引入新观点
• 总结关键点和下一步行动

3. 根据媒介调整写作风格，无论是电子邮件、备忘录还是演示文稿

“电子邮件是无面孔和无声的。发送者的情绪无法通过电话中的语调传达。”

电子邮件礼仪。 写电子邮件时，保持简短和直奔主题。使用清晰、有吸引力的主题行确保你的信息被阅读。注意语气，因为电子邮件缺乏口头沟通的细微差别。考虑使用问候语和签名来设定正确的语气，避免误解。

备忘录和信件的最佳实践。 对于备忘录和信件，使用清晰的标题并将其发送给需要采取行动的人。使结构显而易见，并以行动呼吁结束。在商业信件中，正确写出姓名和地址，选择合适的问候语，并考虑以标题开头以便一目了然地识别主题。

有效的演示文稿。 创建演示文稿时，保持简单和目标明确。以具体的书面目标和策略开始。使用议程引导观众，关注他们而不是自己。使用标题而不是标签为幻灯片命名，通过视觉设备和意外元素吸引观众。

• 电子邮件：简短、清晰的主题行；注意语气
• 备忘录：清晰的标题；发送给行动者；结构显而易见
• 信件：正确的姓名/地址；合适的问候语；考虑使用标题
• 演示文稿：简单；以观众为中心；使用标题和视觉效果

4. 通过关注利益和具体细节来撰写有说服力的建议和提案

“除非你能推销你的想法，否则你可能根本没有这些想法。”

把它当作销售。 写建议或提案时，像推销你的想法一样对待它。用逻辑和激情支持你的事实。预见观众的保留意见并直接解决它们。让人们相信你已经考虑了潜在的陷阱，并准备好引导项目走向成功。

强调利益并具体说明。 清楚地阐明你的建议的回报或利益。使用具体的例子、数据点和细节来支持你的论点。避免泛泛而谈或模糊的陈述。展示你的提案如何满足决策者的需求或标准。

• 以明确的目的陈述开始
• 使用标题引导人们通过你的论点
• 早早提出建议——不要把结论留到最后
• 提供具体证据支持你的观点
• 突出你的建议的利益

5. 掌握撰写有效的销售和筹款信件的艺术

“直邮曾经‘相当具有侵扰性’，霍华德·德拉夫特承认。‘但现在我们试图了解客户的需求，并创造一种邀请式的方法。’”

关注优惠。 在销售信中，优惠是促进行动的关键。确保它正确并清晰陈述。测试不同的优惠以找出最佳效果。考虑使用免费礼品或赠品来增强信件的吸引力。

快速开始并保持个人化。 在开头句子中快速切入主题。通过使用插入段落、标题和手写笔记等视觉设备，使你的信件读起来更具吸引力。以个人、对话的语气写作，仿佛你在与读者交谈。

对于筹款信：

• 在要求更多之前先表示感谢

• 具体说明你需要多少钱

• 以个人化的方式提出请求

• 创造紧迫感

• 测试信件的不同元素

• 如果你有吸引人的优惠和相关事实，使用长信

• 通过清晰的下一步行动使回应变得容易

• 通过诚实和兑现承诺建立信任

6. 创建引人注目的简历和求职信以获得面试机会

“没有什么比你的求职申请对你的生活影响更大。”

制作有影响力的简历。 从你能提供的内容或你的求职目标的总结开始。保持简洁，遵循标准格式。关注相关的经验、技能和成就。具体说明你的成就，使用数字和具体例子。

写一封有说服力的求职信。 考虑读者以及你能提供的对他们有益的内容。清楚并早早地说明你正在寻找的职位。具体而真实地描述你的资格和成就。以具体的下一步行动结束，例如提议进行面试。

简历提示：

• 最多一到两页
• 以总结或目标陈述开始
• 按时间倒序列出工作经历
• 突出成就，而不仅仅是职责

求职信提示：

• 针对特定个人
• 解释你对该职位感兴趣的原因
• 突出相关技能和经验
• 提出具体的下一步行动

7. 在保持清晰和真实性的同时，拥抱政治正确

“尽量在写作中像面对面一样考虑他人的感受。这将帮助你在实现政治正确的基本目的的同时避免其过度。”

平衡敏感性和清晰性。 注意可能冒犯的语言，特别是关于性别、种族、民族、年龄和性取向的语言。然而，避免过度敏感以至于你的写作变得尴尬或不清晰。寻求尊重多样性，同时保持有效沟通的中间立场。

处理性别中立的语言。 在提及男女时，避免默认使用男性代词。相反，使用复数形式、第二人称或偶尔交替使用“他”和“她”的策略。根据你的受众和上下文谨慎选择。

包容性语言的策略：

• 使用当前少数群体的首选术语
• 避免刻板印象和可能冒犯的短语
• 考虑性别中立的替代词（例如，“消防员”而不是“消防员”）
• 如果不确定，宁可选择尊重和考虑

8. 无情地编辑以增强可读性和影响力

“写得好需要时间。管理大师彼得·德鲁克指出，人们错了，当他们说一天只有二十四小时——实际上只有两到三个小时可以有效利用，忙碌的高管和有效的高管之间的区别在于他们如何利用这些时间。”

投入时间编辑。 有效的写作往往来自彻底的编辑。花时间审查和修改你的作品，关注清晰、简洁和影响力。愿意删除不必要的词语、句子甚至整段内容，如果它们不贡献于你的主要信息。

关注可读性。 使用可读性评分和校对软件等工具，但不要完全依赖它们。大声朗读你的写作，以捕捉尴尬的措辞或过于复杂的句子。考虑让别人审阅你的作品，以确保清晰和影响力。

编辑清单：

• 删除不必要的词语和重复
• 简化复杂句子
• 确保思想的逻辑流动
• 检查语气和风格的一致性
• 校对语法、拼写和标点错误
• 确认你的主要观点清晰且有支持

记住，目标是使你的写作尽可能清晰、简洁和有效。通过投入时间进行深思熟虑的编辑，你可以显著增强你的商业沟通的影响力。

最后更新日期: September 26, 2024