Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time

1. Αναγνωρίστε και Αντιμετωπίστε τον Μεγαλύτερο, Πιο Δύσκολο Βάτραχό σας Πρώτα

Αν πρέπει να φάτε δύο βατράχια, φάτε πρώτα τον πιο άσχημο.

Ο βάτραχός σας είναι η πιο σημαντική σας εργασία. Είναι αυτή που πιθανότατα θα αναβάλλετε, αλλά και αυτή που μπορεί να έχει τη μεγαλύτερη θετική επίδραση στη ζωή σας. Αντιμετωπίζοντας αυτή την εργασία το πρώτο πράγμα το πρωί, προετοιμάζετε τον εαυτό σας για επιτυχία και παραγωγικότητα καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Αναπτύξτε τη συνήθεια να ξεκινάτε με τη μεγαλύτερη πρόκληση. Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί ορμή και σας δίνει μια αίσθηση ολοκλήρωσης από νωρίς. Εξασφαλίζει επίσης ότι ακόμα κι αν δεν καταφέρετε τίποτα άλλο εκείνη την ημέρα, έχετε κάνει σημαντική πρόοδο σε κάτι κρίσιμο. Θυμηθείτε, η αναβλητικότητα είναι ο κλέφτης του χρόνου και των ευκαιριών. Τρώγοντας τον βάτραχό σας πρώτα, παίρνετε τον έλεγχο της ημέρας και της ζωής σας.

2. Σχεδιάστε την Ημέρα σας εκ των Προτέρων και Προτεραιοποιήστε Αδίστακτα

Κάθε λεπτό που ξοδεύετε στον σχεδιασμό εξοικονομεί έως και δέκα λεπτά στην εκτέλεση.

Ο σχεδιασμός είναι ένα κρίσιμο εργαλείο διαχείρισης χρόνου. Ξοδεύοντας 10-12 λεπτά για να σχεδιάσετε την ημέρα σας εκ των προτέρων, μπορείτε να εξοικονομήσετε έως και δύο ώρες σε χαμένο χρόνο και διάχυτη προσπάθεια καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο ABCDE για να προτεραιοποιήσετε τις εργασίες σας:

• Α: Πρέπει να γίνει - πολύ σημαντικές εργασίες με σοβαρές συνέπειες
• Β: Πρέπει να γίνει - σημαντικές αλλά λιγότερο κρίσιμες εργασίες
• Γ: Καλό να γίνει - εργασίες χωρίς πραγματικές συνέπειες
• Δ: Ανάθεση - εργασίες που μπορούν να γίνουν από κάποιον άλλο
• Ε: Εξάλειψη - εργασίες που μπορούν να εξαλειφθούν εντελώς

Πάντα να εργάζεστε από μια λίστα. Όταν προκύψει κάτι νέο, προσθέστε το στη λίστα πριν το κάνετε. Αυτή η απλή συνήθεια μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας κατά 25% ή περισσότερο από την πρώτη μέρα που θα την χρησιμοποιήσετε.

3. Εφαρμόστε τον Κανόνα 80/20 σε Ό,τι Κάνετε

Το 20% των δραστηριοτήτων σας θα αντιστοιχεί στο 80% των αποτελεσμάτων σας.

Εστιάστε σε δραστηριότητες υψηλής αξίας. Η Αρχή του Pareto, ή ο Κανόνας 80/20, υποδηλώνει ότι το 20% των προσπαθειών σας παράγει το 80% των αποτελεσμάτων σας. Αναγνωρίστε αυτές τις εργασίες υψηλής επίδρασης και προτεραιοποιήστε τις. Αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Εστίαση στο 20% των πελατών που παράγουν το 80% των εσόδων σας
• Συγκέντρωση στο 20% των προϊόντων που αποφέρουν το 80% των κερδών σας
• Αφιέρωση χρόνου στο 20% των εργασιών σας που δημιουργούν το 80% της αξίας σας

Συνεχώς ρωτήστε τον εαυτό σας: "Είναι αυτή η εργασία στο κορυφαίο 20% των δραστηριοτήτων μου ή στο κατώτερο 80%;" Αυτή η νοοτροπία σας βοηθά να εστιάσετε σε ό,τι πραγματικά έχει σημασία και να αποφύγετε να εμπλακείτε σε εργασίες χαμηλής αξίας.

4. Εξασκήστε Δημιουργική Αναβλητικότητα

Δεν μπορείτε να κάνετε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Πρέπει να αναβάλλετε κάτι!

Επιλέξτε σκόπιμα τι να αναβάλλετε. Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να κάνετε τα πάντα, αποφασίστε να αναβάλλετε δραστηριότητες χαμηλής αξίας. Αυτό σας επιτρέπει να εστιάσετε το χρόνο και την ενέργειά σας σε εργασίες υψηλής επίδρασης. Μερικές στρατηγικές για δημιουργική αναβλητικότητα περιλαμβάνουν:

• Να λέτε "όχι" σε μη απαραίτητες εργασίες
• Ανάθεση εργασιών που μπορούν να γίνουν από άλλους
• Εξάλειψη περιττών δραστηριοτήτων εντελώς

Τακτικά αναθεωρήστε τις ευθύνες σας. Συνεχώς ρωτήστε τον εαυτό σας, "Αν δεν το έκανα ήδη, γνωρίζοντας όσα ξέρω τώρα, θα το ξεκινούσα ξανά σήμερα;" Αν η απάντηση είναι όχι, είναι ένας πρωταρχικός υποψήφιος για εξάλειψη ή δημιουργική αναβλητικότητα.

5. Αναπτύξτε Αίσθηση Επείγοντος και Αναλάβετε Δράση

Η πιο εμφανής ποιότητα ενός υψηλής απόδοσης άνδρα ή γυναίκας είναι η "προσανατολισμένη στη δράση".

Καλλιεργήστε μια προκατάληψη προς τη δράση. Οι υψηλής απόδοσης άνθρωποι σκέφτονται, σχεδιάζουν και θέτουν προτεραιότητες, αλλά στη συνέχεια ξεκινούν γρήγορα και δυναμικά προς τους στόχους τους. Εργάζονται σταθερά και συνεχώς, επιτυγχάνοντας πολύ περισσότερα από τους μέσους ανθρώπους που σπαταλούν χρόνο σε δραστηριότητες χαμηλής αξίας.

Στοχεύστε να εισέλθετε σε κατάσταση "ροής". Αυτή είναι μια ψυχική κατάσταση κορυφαίας απόδοσης όπου αισθάνεστε ευφορία, καθαρότητα και υψηλή παραγωγικότητα. Για να το επιτύχετε:

• Εργαστείτε σε εργασίες υψηλής αξίας
• Διατηρήστε υψηλό και συνεχές επίπεδο δραστηριότητας
• Εξαλείψτε τις αποσπάσεις και τις διακοπές
• Εστιάστε έντονα στην εργασία που έχετε μπροστά σας

Αναπτύσσοντας αίσθηση επείγοντος και αναλαμβάνοντας συνεχή δράση, μπορείτε να αυξήσετε δραματικά την παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητά σας.

6. Εστιάστε σε Βασικούς Τομείς Αποτελεσμάτων και Βελτιώνεστε Συνεχώς

Ο πιο αδύναμος βασικός τομέας αποτελεσμάτων σας καθορίζει το ύψος στο οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλες τις άλλες δεξιότητες και ικανότητές σας.

Αναγνωρίστε τους βασικούς τομείς αποτελεσμάτων σας. Αυτά είναι τα αποτελέσματα που πρέπει οπωσδήποτε να επιτύχετε για να εκπληρώσετε τις ευθύνες σας και να κάνετε τη μέγιστη συνεισφορά στον οργανισμό σας. Για έναν διευθυντή, αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τον σχεδιασμό, την οργάνωση, τη στελέχωση, την ανάθεση, την επίβλεψη, τη μέτρηση και την αναφορά.

Αναβαθμίστε συνεχώς τις δεξιότητές σας. Αφού αναγνωρίσετε τους βασικούς τομείς αποτελεσμάτων σας:

1. Βαθμολογήστε τον εαυτό σας σε κλίμακα από 1-10 σε κάθε τομέα
2. Αναγνωρίστε τον πιο αδύναμο τομέα σας
3. Θέστε έναν στόχο να βελτιωθείτε σε αυτόν τον τομέα
4. Κάντε ένα σχέδιο για να αναπτύξετε αυτή τη δεξιότητα
5. Αναλάβετε δράση στο σχέδιό σας κάθε μέρα

Θυμηθείτε, μπορεί να είστε μόνο μία κρίσιμη δεξιότητα μακριά από την κορυφαία απόδοση στη δουλειά σας. Η συνεχής βελτίωση στους βασικούς τομείς αποτελεσμάτων σας μπορεί να έχει δραματική επίδραση στην καριέρα και τη ζωή σας.

7. Δημιουργήστε Μεγάλες Περιόδους Αδιάκοπου Χρόνου

Η ικανότητά σας να δημιουργείτε και να χαράζετε αυτά τα μπλοκ υψηλής αξίας, εξαιρετικά παραγωγικού χρόνου, είναι κεντρική για την ικανότητά σας να κάνετε σημαντική συνεισφορά στη δουλειά και στη ζωή σας.

Προγραμματίστε μπλοκ εστιασμένου χρόνου εργασίας. Η πιο σημαντική εργασία απαιτεί μεγάλες περιόδους αδιάκοπου χρόνου για να ολοκληρωθεί. Στρατηγικές για τη δημιουργία αυτών των μπλοκ περιλαμβάνουν:

• Εργασία νωρίς το πρωί πριν φτάσουν άλλοι
• Απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων τηλεφώνου και email
• Χρήση του χρόνου ταξιδιού για εστιασμένη εργασία
• Προγραμματισμός συγκεκριμένων μπλοκ χρόνου για σημαντικές εργασίες

Προστατέψτε τον παραγωγικό σας χρόνο. Αφού προγραμματίσετε αυτά τα μπλοκ, αντιμετωπίστε τα ως ραντεβού με τον εαυτό σας. Πειθαρχήστε τον εαυτό σας να χρησιμοποιεί αυτόν τον χρόνο αποκλειστικά για εργασία υψηλής αξίας και εστίασης. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να αυξήσει δραματικά την παραγωγικότητά σας και την ποιότητα της παραγωγής σας.

8. Κινητοποιήστε τον Εαυτό σας σε Δράση και Παραμείνετε Θετικοί

Το 95% των συναισθημάτων σας, θετικά ή αρνητικά, καθορίζονται από το πώς μιλάτε στον εαυτό σας σε λεπτό προς λεπτό βάση.

Γίνετε ο δικός σας εμψυχωτής. Η αυτο-ομιλία σας έχει βαθιά επίδραση στην κινητοποίηση και την απόδοσή σας. Για να κρατήσετε τον εαυτό σας κινητοποιημένο:

• Αντιδράστε θετικά στις προκλήσεις και τις αποτυχίες
• Συνεχώς πείτε στον εαυτό σας "Μπορώ να το κάνω!"
• Πάντα αναζητήστε το καλό σε κάθε κατάσταση
• Αναζητήστε πολύτιμα μαθήματα στις δυσκολίες
• Εστιάστε στις λύσεις αντί για τα προβλήματα

Καλλιεργήστε την αισιοδοξία. Οι αισιόδοξοι είναι πιο επιτυχημένοι και ευτυχισμένοι. Έχουν τρεις βασικές συμπεριφορές:

1. Αναζητούν το καλό σε κάθε κατάσταση
2. Αναζητούν πολύτιμα μαθήματα σε κάθε αποτυχία
3. Πάντα αναζητούν λύσεις στα προβλήματα

Διατηρώντας μια θετική προοπτική και κινητοποιώντας τον εαυτό σας μέσω θετικής αυτο-ομιλίας, μπορείτε να ξεπεράσετε την αναβλητικότητα και να επιτύχετε υψηλότερα επίπεδα απόδοσης.

9. Μεγιστοποιήστε τις Προσωπικές σας Δυνάμεις Μέσω Αυτοφροντίδας

Η παραγωγικότητά σας αρχίζει να μειώνεται μετά από οκτώ ή εννέα ώρες εργασίας.

Προτεραιοποιήστε την φυσική και ψυχική σας ευεξία. Τα επίπεδα ενέργειάς σας είναι κρίσιμα για υψηλή απόδοση. Για να διατηρήσετε την κορυφαία παραγωγικότητα:

• Κοιμηθείτε αρκετά (στοχεύστε σε 7-8 ώρες τη νύχτα)
• Κάντε τακτικά διαλείμματα καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας
• Ασκηθείτε τακτικά
• Τρώτε μια υγιεινή, ισορροπημένη διατροφή
• Πάρτε μια πλήρη μέρα άδεια κάθε εβδομάδα για να ανανεωθείτε

Αναγνωρίστε τις ώρες κορυφαίας απόδοσής σας. Οι περισσότεροι άνθρωποι είναι στα καλύτερά τους το πρωί, μετά από έναν καλό ύπνο. Κάποιοι είναι καλύτεροι το απόγευμα ή το βράδυ. Αναγνωρίστε πότε είστε πιο παραγωγικοί και προγραμματίστε τις πιο σημαντικές εργασίες σας κατά τη διάρκεια αυτών των ωρών.

Θυμηθείτε, η εργασία για πολλές ώρες δεν σημαίνει απαραίτητα υψηλότερη παραγωγικότητα. Συχνά, οδηγεί σε εξάντληση και μειωμένη αποτελεσματικότητα. Φροντίζοντας τον εαυτό σας, εξασφαλίζετε ότι έχετε την ενέργεια και την εστίαση να αντιμετωπίσετε τις πιο σημαντικές εργασίες σας αποτελεσματικά.

10. Κόψτε και Κόψτε Μεγάλες Εργασίες για να Ξεπεράσετε την Αναβλητικότητα

Συχνά, μόλις ξεκινήσετε και ολοκληρώσετε ένα μέρος της εργασίας, θα αισθανθείτε την επιθυμία να κάνετε απλώς μια ακόμη "φέτα".

Διασπάστε μεγάλες εργασίες σε μικρότερα, διαχειρίσιμα κομμάτια. Δύο αποτελεσματικές μέθοδοι για αυτό είναι:

1. Η μέθοδος "Φέτα Σαλάμι": Διασπάστε την εργασία σε μικρά, διαχειρίσιμα κομμάτια και δεσμευτείτε να κάνετε μόνο μία φέτα τη φορά.
2. Η μέθοδος "Ελβετικό Τυρί": Αποφασίστε να εργαστείτε στην εργασία για μια συγκεκριμένη, σύντομη περίοδο (π.χ., 5-10 λεπτά), στη συνέχεια σταματήστε και κάντε κάτι άλλο.

Αξιοποιήστε τη δύναμη της ολοκλήρωσης. Η ολοκλήρωση ακόμα και ενός μικρού μέρους μιας εργασίας προκαλεί αίσθηση ολοκλήρωσης και απελευθερώνει ενδορφίνες στον εγκέφαλό σας. Αυτή η θετική αίσθηση σας κινητοποιεί να συνεχίσετε να εργάζεστε στην εργασία.

Διασπώντας μεγάλες, αποθαρρυντικές εργασίες σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα κομμάτια, μπορείτε να ξεπεράσετε την αρχική αντίσταση για να ξεκινήσετε. Αυτή η προσέγγιση βοηθά στη δημιουργία ορμής και καθιστά ευκολότερη την ολοκλήρωση ακόμα και των πιο απαιτητικών έργων.

Last updated: July 19, 2024