How to Be a Great Boss

1. رهبری + مدیریت = مسئولیت‌پذیری: فرمول برای رؤسای بزرگ

"یک رئیس بزرگ محیط کاری را ایجاد می‌کند که در آن افراد به‌طور کامل درگیر و بسیار مسئولیت‌پذیر هستند."

رهبری در مقابل مدیریت. رهبری شامل کار کردن "بر روی" کسب‌وکار، ارائه‌ی جهت‌گیری واضح و ایجاد فرصت‌ها برای افراد است. از سوی دیگر، مدیریت بر کار کردن "در" کسب‌وکار تمرکز دارد، انتظارات واضحی را تعیین می‌کند، به‌طور مؤثر ارتباط برقرار می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که وظایف به‌درستی انجام می‌شوند. هر دو برای ایجاد مسئولیت‌پذیری ضروری هستند.

معادله مسئولیت‌پذیری. رؤسای بزرگ درک می‌کنند که مسئولیت‌پذیری چیزی نیست که بتوان آن را خواست یا تقاضا کرد – بلکه باید از طریق ترکیبی از رهبری مؤثر و شیوه‌های مدیریتی ایجاد شود. با تسلط بر هر دو جنبه، رؤسا می‌توانند محیطی را پرورش دهند که در آن کارکنان انگیزه‌دار، درگیر و مالک مسئولیت‌های خود باشند.

عناصر کلیدی فرمول رهبری + مدیریت = مسئولیت‌پذیری:

• چشم‌انداز (رهبری) + کشش (مدیریت) = رشد
• الهام‌بخشی به دیگران (رهبری) + تعیین انتظارات واضح (مدیریت) = نتایج
• ایجاد فرصت‌ها (رهبری) + اطمینان از اجرا (مدیریت) = موفقیت

2. خود را ارزیابی کنید: آیا ویژگی‌های لازم برای یک رئیس بزرگ را دارید؟

"برای اینکه یک رئیس بزرگ باشید، باید آن را درک کنید، بخواهید و ظرفیت انجام آن را داشته باشید."

خود ارزیابی. قبل از شروع سفر برای تبدیل شدن به یک رئیس بزرگ، ضروری است که به‌طور صادقانه ارزیابی کنید که آیا ویژگی‌های لازم را دارید یا خیر. این خود ارزیابی شامل سه مؤلفه کلیدی است:

1. درک آن: آیا توانایی و استعداد طبیعی برای درک کامل نقش را دارید؟
2. خواستن آن: آیا واقعاً خواهان مسئولیت‌ها و چالش‌های یک رئیس هستید؟
3. ظرفیت انجام آن: آیا ظرفیت عاطفی، فکری، جسمی و زمانی برای برتری در این نقش را دارید؟

انواع ظرفیت. چهار نوع ظرفیتی که برای رؤسای بزرگ لازم است:

• عاطفی: همدلی، خودآگاهی و توانایی ارتباط با دیگران
• فکری: تفکر انتقادی، حل مسئله و مهارت‌های برنامه‌ریزی استراتژیک
• جسمی: استقامت و انرژی برای مدیریت تقاضاهای شغل
• زمانی: توانایی اولویت‌بندی، واگذاری و مدیریت مؤثر زمان

اگر متوجه شدید که در هر یک از این زمینه‌ها کمبود دارید، ضروری است که یا مهارت‌های لازم را توسعه دهید یا در نظر بگیرید که آیا بودن در نقش رئیس مسیر درستی برای شماست.

3. واگذاری و ارتقاء: حداکثر کردن زمان و اثربخشی خود

"برای بهره‌برداری از ظرفیت‌های عاطفی، فکری، جسمی و زمانی خود برای انجام کار، باید برنامه‌ای برای واگذاری موارد در دو ربع پایینی ایجاد کنید."

ابزار واگذاری و ارتقاء. این تکنیک قدرتمند مدیریت زمان به رؤسا کمک می‌کند تا فعالیت‌هایی را که باید به دیگران واگذار کنند شناسایی کنند و زمان خود را برای تمرکز بر مسئولیت‌های رهبری و مدیریتی آزاد کنند. این ابزار فعالیت‌ها را به چهار ربع تقسیم می‌کند:

1. دوست داشتن/عالی: فعالیت‌هایی که در آن‌ها مهارت دارید و از آن‌ها لذت می‌برید
2. دوست داشتن/خوب: وظایفی که در آن‌ها ماهر هستید و رضایت‌بخش هستند
3. دوست نداشتن/خوب: کارهایی که در آن‌ها مهارت دارید اما از آن‌ها لذت نمی‌برید
4. دوست نداشتن/بد: وظایفی که خارج از تخصص شما هستند و از آن‌ها خوش‌تان نمی‌آید

استراتژی واگذاری. برای تبدیل شدن به یک رئیس مؤثرتر:

• بر فعالیت‌های دو ربع بالایی (دوست داشتن/عالی و دوست داشتن/خوب) تمرکز کنید
• وظایف را از دو ربع پایینی به اعضای تیمی که برای آن‌ها مناسب‌تر هستند واگذار کنید
• هدف‌گذاری کنید که 90% از ظرفیت زمانی خود را به کار بگیرید و فضایی برای موارد اضطراری و رشد بگذارید
• به‌طور منظم فعالیت‌های خود را ارزیابی کنید و به‌طور مداوم واگذاری کنید

با تسلط بر هنر واگذاری، رؤسا می‌توانند بر فعالیت‌های رهبری و مدیریتی با تأثیر بالا تمرکز کنند و در نهایت به نفع خود و سازمانشان عمل کنند.

4. خود را با افراد بزرگ احاطه کنید: فرد مناسب در جایگاه مناسب

"افراد بزرگ، افراد مناسبی هستند که در جایگاه‌های مناسب قرار دارند."

تعریف افراد بزرگ. برای ساختن یک تیم قوی، رؤسا باید به‌وضوح تعریف کنند که چه چیزی کسی را "بزرگ" در سازمانشان می‌سازد. این شامل دو مؤلفه کلیدی است:

1. فرد مناسب: با ارزش‌های اصلی و فرهنگ شرکت هم‌راستا است
2. جایگاه مناسب: مهارت‌ها و استعدادهای لازم برای نقش خاص خود را دارد (درک می‌کند، می‌خواهد و ظرفیت انجام آن را دارد – GWC)

ابزار تحلیل افراد. از این ابزار برای ارزیابی اعضای تیم استفاده کنید:

• ارزش‌های اصلی را در بالای یک جدول فهرست کنید
• اعضای تیم را در سمت چپ فهرست کنید
• هر فرد را بر اساس اینکه چقدر به هر ارزش اصلی پایبند است، ارزیابی کنید (+، +/-, یا -)
• ستون‌های GWC را اضافه کنید تا تناسب آن‌ها را برای نقش فعلی‌شان ارزیابی کنید

تعیین استاندارد. یک استاندارد حداقلی برای هر دو ارزش اصلی و GWC تعیین کنید. به‌عنوان مثال، حداقل سه امتیاز "+" و هیچ امتیاز "-" برای ارزش‌های اصلی و تمام پاسخ‌های "بله" برای GWC را الزامی کنید.

با به‌کارگیری مداوم این معیارها در هنگام استخدام، ارتقاء و ارزیابی اعضای تیم، رؤسا می‌توانند تیمی با عملکرد بالا ایجاد کنند که ارزش‌های سازمان را تجسم می‌بخشد و در نقش‌های خود برتری دارد.

5. پنج شیوه رهبری را برای الهام‌بخشی و هدایت تیم خود تسلط پیدا کنید

"اگر پنج کار را به‌طور مداوم به‌عنوان یک رهبر و پنج کار را به‌طور مداوم به‌عنوان یک مدیر انجام دهید، شما یک رئیس بزرگ خواهید بود. به همین سادگی!"

پنج شیوه رهبری:

1. ارائه جهت‌گیری واضح: یک چشم‌انداز جذاب را به اشتراک بگذارید که شامل فرهنگ، تمرکز اصلی و اهداف شما باشد.
2. فراهم کردن ابزارهای لازم: تیم خود را با منابع، از جمله آموزش، فناوری و زمان خود تجهیز کنید.
3. رها کردن از درخت: به تیم خود اعتماد کنید تا پس از ارائه جهت‌گیری و ابزارها، اجرا کنند.
4. عمل کردن با در نظر گرفتن منافع عمومی: اقدامات و تصمیمات خود را با منافع شرکت هم‌راستا کنید.
5. گرفتن وقفه‌های روشنی: به‌طور منظم از کار فاصله بگیرید تا تفکر و تأمل استراتژیک کنید.

نکات پیاده‌سازی:

• جلسات سه‌ماهه وضعیت شرکت را برگزار کنید تا چشم‌انداز را تقویت کنید
• از اعضای تیم بپرسید که چه ابزارهایی برای موفقیت نیاز دارند
• واگذاری را تمرین کنید و از وسوسه میکرو مدیریت خودداری کنید
• از "قاعده 10، 10، 10" هنگام تصمیم‌گیری استفاده کنید (تأثیر را پس از 10 دقیقه، 10 ماه و 10 سال در نظر بگیرید)
• وقفه‌های روشنی را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید و آن‌ها را به‌عنوان غیرقابل مذاکره در نظر بگیرید

با تمرین مداوم این پنج رفتار رهبری، رؤسا می‌توانند تیم‌های خود را الهام‌بخشند، اعتماد را پرورش دهند و سازمان را به سمت اهدافش هدایت کنند.

6. پنج شیوه مدیریتی را برای انتظارات واضح و نتایج پیاده‌سازی کنید

"رهبری مؤثر، قرار دادن اولویت‌ها در اولویت است. مدیریت مؤثر، انضباط و اجرای آن است."

پنج شیوه مدیریتی:

1. حفظ انتظارات واضح: نقش‌ها، ارزش‌های اصلی، اولویت‌های سه‌ماهه (سنگ‌ها) و اهداف قابل اندازه‌گیری را تعریف کنید.
2. ارتباط مؤثر: گفت‌وگوی باز را ترویج دهید و از فرضیات خودداری کنید.
3. حفظ نبض مناسب جلسات: جلسات هفتگی منظم و یک‌به‌یک‌ها را به‌طور لازم برگزار کنید.
4. داشتن گفت‌وگوهای سه‌ماهه: چک‌این‌های غیررسمی برای بحث در مورد آنچه که کار می‌کند و آنچه که کار نمی‌کند، انجام دهید.
5. پاداش و شناسایی: بازخورد به‌موقع، هم مثبت و هم سازنده، ارائه دهید.

تکنیک‌های ارتباطی:

• دو احساس: از یک احساس مثبت و یک احساس منفی بخواهید تا دیدگاه‌ها را درک کنید
• نسبت سؤال به بیانیه: به نسبت 80/20 هدف‌گذاری کنید، به‌طوری‌که کارمند بیشتر صحبت کند
• تکرار: با بازگو کردن آنچه که شنیده‌اید، تأیید درک کنید
• "تپش-تپش": از احتمال سوءتفاهم‌ها آگاه باشید و در صورت نیاز روشن‌سازی کنید

بهترین شیوه‌های شناسایی:

• از قاعده 24 ساعته برای بازخورد به‌موقع پیروی کنید
• در خصوصی انتقاد کنید و در جمع تحسین کنید
• مرز رابطه رئیس و کارمند را حفظ کنید

با پیاده‌سازی مداوم این شیوه‌های مدیریتی، رؤسا می‌توانند فرهنگی از انتظارات واضح، ارتباط باز و بهبود مستمر ایجاد کنند.

7. گفت‌وگوهای سه‌ماهه را برای ترویج ارتباط باز و رشد برگزار کنید

"با بحث باز در مورد این فرصت‌های بهبود در گفت‌وگوی سه‌ماهه، می‌توانید اصلاحات کوچک فوق‌العاده‌ای در رابطه‌تان انجام دهید که در نتیجه آن، رابطه‌تان بهتر و بهتر خواهد شد."

هدف گفت‌وگوهای سه‌ماهه. این جلسات غیررسمی و رو در رو به‌منظور:

• بحث در مورد آنچه که کار می‌کند و آنچه که کار نمی‌کند
• انجام اصلاحات در رابطه
• جلوگیری از عدم تطابق‌هایی که به‌طور طبیعی در طول زمان رخ می‌دهد

چارچوب 5-5-5. گفت‌وگو را بر روی:

1. ارزش‌های اصلی (معمولاً 3-7)
2. سنگ‌ها (1-7 اولویت‌های سه‌ماهه)
3. نقش‌ها (4-6 مسئولیت اصلی) متمرکز کنید

بهترین شیوه‌ها:

• از قبل برنامه‌ریزی کنید و جلسات را در خارج از محل برگزار کنید
• فضایی امن برای گفت‌وگوی باز ایجاد کنید
• به‌طور فعال گوش دهید و از حالت تدافعی خودداری کنید
• مسائل را به دسته‌های: حل‌نشدنی، شما باید حل کنید، آن‌ها باید حل کنند، تقسیم کنید
• از این گفت‌وگوها به‌عنوان مکملی برای ارزیابی‌های سالانه استفاده کنید، نه جایگزینی برای آن‌ها

با برگزاری مداوم این گفت‌وگوها، رؤسا می‌توانند روابط قوی با اعضای تیم خود حفظ کنند، مسائل را به‌طور پیشگیرانه حل کنند و فرهنگی از بهبود مستمر و ارتباط باز را ترویج دهند.

8. به چهار مسئله انسانی به‌طور سریع و مؤثر رسیدگی کنید

"دیدن آنچه که درست است و انجام ندادن آن، کمبود شجاعت است."

چهار مسئله انسانی:

1. فرد مناسب، جایگاه مناسب: اطمینان حاصل کنید که به بهترین عملکردهای خود توجه کافی دارید.
2. فرد مناسب، جایگاه نادرست: نقش بهتری پیدا کنید یا به آن‌ها کمک کنید با عزت به بیرون منتقل شوند.
3. فرد نادرست، جایگاه مناسب: به عدم تطابق‌های فرهنگی به‌طور سریع رسیدگی کنید، حتی اگر آن‌ها عملکرد بالایی داشته باشند.
4. فرد نادرست، جایگاه نادرست: به‌سرعت اقدام کنید تا افرادی را که با فرهنگ یا نقش سازگار نیستند، حذف کنید.

رسیدگی به مسائل:
از قاعده سه‌ضربه برای مسائل عملکردی استفاده کنید:

• ضربه اول: شناسایی مسائل و توافق بر اصلاحات
• ضربه دوم: بررسی پیشرفت و تنظیم انتظارات در صورت نیاز
• ضربه سوم: در صورت ادامه مسائل، اخراج کنید
• با مستندات آماده باشید و از سیاست‌های شرکت پیروی کنید
• هنگام اخراج، به‌طور واضح و مستقیم ارتباط برقرار کنید
• تأثیر بر روحیه تیم و فرهنگ شرکت را در نظر بگیرید

با رسیدگی به مسائل انسانی به‌طور سریع و مؤثر، رؤسا می‌توانند تیمی با عملکرد بالا را حفظ کنند که با ارزش‌ها و اهداف شرکت هم‌راستا باشد. به یاد داشته باشید که اجتناب از این مسائل می‌تواند منجر به کاهش روحیه، بهره‌وری و سلامت کلی سازمان شود.

آخرین به‌روزرسانی:: October 9, 2024