Getting Things Done

1. تمام کاموں اور خیالات کو ایک قابل اعتماد نظام میں محفوظ کریں

"آپ کا دماغ خیالات رکھنے کے لیے ہے، نہ کہ انہیں سنبھالنے کے لیے۔"

ذہنی بوجھ میں کمی۔ تمام کاموں، خیالات، اور وعدوں کو ایک قابل اعتماد نظام میں منتقل کرنے سے آپ ذہنی توانائی کو زیادہ تخلیقی اور پیداواری سوچ کے لیے آزاد کرتے ہیں۔ یہ عمل آپ کو ہر چیز کو یاد رکھنے کی کوشش کے دباؤ سے بچاتا ہے اور اہم کاموں کو بھولنے کے خطرے کو کم کرتا ہے۔

جامع تحفظ۔ ایک ایسا تحفظ کا نظام نافذ کریں جو:

• ہمیشہ دستیاب ہو (جیسے، نوٹ بک، اسمارٹ فون ایپ)
• استعمال میں آسان ہو
• باقاعدگی سے جائزہ لینے کے لیے قابل اعتماد ہو
  یہ یقینی بناتا ہے کہ کوئی بھی قیمتی خیال یا کام نظرانداز نہ ہو، جس سے آپ عمل پر توجہ مرکوز کر سکیں بجائے اس کے کہ یادداشت پر۔

2. آنے والی معلومات کو واضح کریں اور منظم کریں

"آپ کو اپنے دماغ کا استعمال کرنا چاہیے تاکہ چیزوں کو اپنے دماغ سے نکال سکیں۔"

فیصلہ سازی کا فریم ورک۔ محفوظ کردہ اشیاء کی پروسیسنگ کرتے وقت، اپنے آپ سے پوچھیں:

• یہ کیا ہے؟
• کیا یہ عمل درآمد کے قابل ہے؟
• اگلا عمل کیا ہے؟
• کیا یہ کسی منصوبے سے متعلق ہے؟

تنظیمی ڈھانچہ۔ مختلف فہرستیں یا زمرے بنائیں:

• اگلے اقدامات
• منصوبے
• انتظار میں
• کبھی/شاید
• حوالہ مواد

یہ وضاحت کا عمل مبہم خیالات کو ٹھوس، عمل درآمد کے قابل اشیاء یا مناسب طور پر محفوظ معلومات میں تبدیل کرتا ہے، جس سے دباؤ کم ہوتا ہے اور پیداوری بڑھتی ہے۔

3. باقاعدہ جائزوں میں مشغول رہیں تاکہ وعدوں پر قابو پا سکیں

"ہفتہ وار جائزہ آپ کی بڑی ذمہ داریوں کو روزمرہ کی سرگرمیوں سے جوڑنے کے لیے ایک اہم کامیابی کا عنصر ہے۔"

ہفتہ وار جائزہ کی رسم۔ ہر ہفتے وقت نکالیں تاکہ:

• تمام عمل کی فہرستوں کا جائزہ لیں اور انہیں اپ ڈیٹ کریں
• کسی بھی کھلی کاغذی یا نوٹ کا پروسیس کریں
• آنے والے کیلنڈر کے واقعات کا جائزہ لیں
• جاری منصوبوں کی حیثیت کا اندازہ لگائیں

نظام کی سالمیت کو برقرار رکھیں۔ باقاعدہ جائزے یہ یقینی بناتے ہیں کہ آپ کا پیداوری نظام موجودہ اور قابل اعتماد رہے۔ یہ عمل آپ کو اپنے اہداف کے ساتھ ہم آہنگ رہنے، ترجیحات کو ایڈجسٹ کرنے، اور اپنے وعدوں اور ترقی کا واضح جائزہ رکھنے میں مدد کرتا ہے۔

4. دو منٹ سے کم کے کاموں پر فوری عمل کریں

"اگر کوئی عمل دو منٹ سے کم وقت لے گا، تو اسے اس لمحے میں مکمل کر لینا چاہیے جب یہ متعین ہو۔"

کارکردگی میں اضافہ۔ دو منٹ کا اصول چھوٹے کاموں کو آپ کی ٹو-ڈو لسٹ میں جگہ گھیرنے سے روکتا ہے اور متعدد چھوٹے آئٹمز کو ٹریک کرنے کے بوجھ کو کم کرتا ہے۔ ان فوری کاموں کو فوراً حل کر کے آپ:

• رفتار بڑھاتے ہیں
• ذہنی جگہ صاف کرتے ہیں
• چھوٹے کاموں کو بڑے مسائل میں تبدیل ہونے سے روکتے ہیں

فیصلہ سازی کی حد۔ دو منٹ کی حد کو فیصلہ کرنے کے نقطہ کے طور پر استعمال کریں:

• اگر یہ دو منٹ سے کم وقت لیتا ہے، تو ابھی کریں
• اگر اس میں زیادہ وقت لگتا ہے، تو فیصلہ کریں کہ اسے تفویض کرنا ہے یا مؤخر کرنا ہے

5. منصوبے کی رفتار کے لیے "اگلا عمل" کی تکنیک کا استعمال کریں

"آپ واقعی کسی منصوبے کو نہیں کرتے؛ آپ صرف اس سے متعلقہ عمل کے مراحل کر سکتے ہیں۔"

منصوبے کی تقسیم۔ ہر منصوبے کے لیے واضح طور پر بیان کریں:

• مطلوبہ نتیجہ
• اسے آگے بڑھانے کے لیے درکار اگلا جسمانی عمل

سست روی پر قابو پائیں۔ ٹھوس، قابل انتظام اگلے اقدامات پر توجہ مرکوز کر کے، آپ:

• ٹال مٹول کو کم کرتے ہیں
• وضاحت اور حوصلہ افزائی میں اضافہ کرتے ہیں
• پیچیدہ کوششوں پر مستقل ترقی کرتے ہیں

باقاعدگی سے "اگلا عمل کیا ہے؟" پوچھنے سے منصوبے آگے بڑھتے ہیں اور غیر واضح اگلے مراحل کی وجہ سے رکنے سے بچتے ہیں۔

6. فوری کام کی تکمیل کے لیے "دو منٹ کا اصول" نافذ کریں

"اگر آپ یہ طے کرتے ہیں کہ کوئی عمل دو منٹ میں مکمل کیا جا سکتا ہے، تو آپ کو واقعی اسے اسی وقت کرنا چاہیے کیونکہ اسے منظم کرنے اور جائزہ لینے میں زیادہ وقت لگے گا بجائے اس کے کہ آپ اسے پہلی بار دیکھنے پر مکمل کریں۔"

فوری عمل۔ دو منٹ کا اصول چھوٹے کاموں پر فوری عمل کی حوصلہ افزائی کرتا ہے، جس کے نتیجے میں:

• پیداوری میں اضافہ
• ذہنی گندگی میں کمی
• کامیابی کا احساس

عادت کی تشکیل۔ اس اصول کو باقاعدگی سے اپنانا تیز فیصلہ سازی اور عمل کرنے کی عادت کو فروغ دیتا ہے، جو بڑے کاموں اور منصوبوں پر بھی لاگو ہو سکتی ہے۔

7. مستقبل کی ممکنات کے لیے "کبھی/شاید" کی فہرست بنائیں

"یہ مفید ہے کہ آپ چیزوں کی ایک جاری فہرست رکھیں جو آپ کسی وقت کرنا چاہتے ہیں لیکن ابھی نہیں۔"

مستقبل کی ممکنات۔ کبھی/شاید کی فہرست ایسے خیالات کے لیے ایک ہولڈنگ ایریا کے طور پر کام کرتی ہے جو:

• فی الحال عمل درآمد کے قابل نہیں ہیں
• ممکنہ مستقبل کے منصوبے
• طویل مدتی اہداف یا خواہشات

دباؤ میں کمی۔ اس فہرست کو برقرار رکھنے سے آپ:

• اچھے خیالات کے ضائع ہونے سے بچتے ہیں
• فوری طور پر ہر چیز پر عمل کرنے کے دباؤ کو کم کرتے ہیں
• مستقبل کی ممکنات کا باقاعدہ جائزہ لینے اور دوبارہ تشخیص کرنے کی اجازت دیتے ہیں

اس فہرست کا باقاعدگی سے جائزہ لیں اور اسے اپنے ترقی پذیر اہداف اور ترجیحات کے ساتھ ہم آہنگ رکھیں۔

8. تفویض کردہ کاموں کی نگرانی کے لیے "انتظار میں" کی فہرست کا استعمال کریں

"آپ جن چیزوں کا انتظار کر رہے ہیں ان کا ٹریک رکھنا کام اور زندگی کے کھیل کا ایک بڑا حصہ ہے۔"

تفویض کی نگرانی۔ انتظار میں کی فہرست آپ کی مدد کرتی ہے:

• ان کاموں کی نگرانی کریں جو آپ نے دوسروں کو تفویض کیے ہیں
• اہم اشیاء پر پیروی کریں
• یہ یقینی بنائیں کہ کچھ بھی نظرانداز نہ ہو

جوابدہی کا آلہ۔ اس فہرست کا باقاعدہ جائزہ لینے سے آپ:

• ٹیم کے اراکین کے ساتھ واضح مواصلت برقرار رکھ سکتے ہیں
• ممکنہ رکاوٹوں کی نشاندہی کر سکتے ہیں
• رکے ہوئے کاموں پر بروقت عمل کر سکتے ہیں

ایک نظام نافذ کریں تاکہ آپ نوٹ کر سکیں کہ آپ نے ہر کام کب تفویض کیا اور آپ کو جواب یا تکمیل کی توقع کب ہے۔

9. بیرونی تنظیم کے ذریعے ذہنی وضاحت برقرار رکھیں

"آپ کا دماغ خیالات رکھنے کے لیے ہے، نہ کہ انہیں سنبھالنے کے لیے۔"

ذہنی وضاحت۔ تمام کاموں، وعدوں، اور خیالات کو بیرونی طور پر منتقل کرنے سے آپ:

• ذہنی دباؤ اور اضطراب میں کمی
• توجہ اور ارتکاز میں بہتری
• تخلیقی سوچ اور مسئلہ حل کرنے کی صلاحیت میں اضافہ

قابل اعتماد نظام۔ ایک قابل اعتماد بیرونی نظام تیار کریں جس میں شامل ہو:

• ایک تحفظ کا آلہ (جیسے، نوٹ بک، ڈیجیٹل ایپ)
• منظم فہرستیں (اگلے اقدامات، منصوبے، وغیرہ)
• باقاعدہ جائزہ کے عمل

اس نظام کا باقاعدگی سے استعمال آپ کے دماغ کو موجودہ کام پر توجہ مرکوز کرنے کی اجازت دیتا ہے بجائے اس کے کہ متعدد وعدوں کو یاد رکھنے اور سنبھالنے کی کوشش کرے۔

10. مستقل پیداوری کے لیے "ہفتہ وار جائزہ" کی مشق کریں

"ہفتہ وار جائزہ آپ کا سارا مواد جمع کرنے اور پروسیس کرنے، اپنے نظام کا جائزہ لینے، اپنی فہرستوں کو اپ ڈیٹ کرنے، اور صاف، واضح، اور موجودہ ہونے کا وقت ہے۔"

نظام کی دیکھ بھال۔ ہفتہ وار جائزہ نئے ان پٹ کی پروسیسنگ، تمام فہرستوں کو اپ ڈیٹ کرنے اور جائزہ لینے کے لیے بہت اہم ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ کا نظام موجودہ اور قابل اعتماد ہے۔

اسٹریٹجک ہم آہنگی۔ اس وقت کا استعمال کریں تاکہ:

• اپنے اہداف اور ترجیحات پر غور کریں
• بدلتی ہوئی صورت حال کی بنیاد پر اپنی توجہ کو ایڈجسٹ کریں
• آنے والے ہفتے کی منصوبہ بندی کریں

باقاعدگی سے ہفتہ وار جائزہ لینے سے رفتار برقرار رکھنے، دباؤ سے بچنے، اور آپ کے وسیع تر مقاصد کے ساتھ ہم آہنگ رہنے میں مدد ملتی ہے۔

11. مؤثر منصوبہ بندی کے لیے "قدرتی منصوبہ بندی ماڈل" کا اطلاق کریں

"آپ کا دماغ کسی بھی کام کو مکمل کرنے کے لیے پانچ مراحل سے گزرتا ہے۔"

پانچ مراحل کا عمل۔ قدرتی منصوبہ بندی ماڈل ان مراحل کی پیروی کرتا ہے:

1. مقصد اور اصولوں کی وضاحت
2. نتیجہ کی بصیرت
3. خیالات کی بارش
4. تنظیم
5. اگلے اقدامات کی شناخت

منصوبے کی وضاحت میں اضافہ۔ اس ماڈل کو جان بوجھ کر اپنانے سے آپ:

• منصوبے کے اہداف کی واضح تفہیم حاصل کرتے ہیں
• زیادہ تخلیقی حل پیدا کرتے ہیں
• زیادہ مؤثر عمل کے منصوبے تیار کرتے ہیں

اس طریقہ کار کا استعمال ذاتی اور پیشہ ورانہ منصوبوں کے لیے کریں تاکہ منصوبہ بندی کی کارکردگی کو بہتر بنایا جا سکے اور کامیاب نتائج کے امکانات میں اضافہ ہو سکے۔

آخری تازہ کاری: August 8, 2024