Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time

1. ابتدا بزرگ‌ترین و زشت‌ترین قورباغه‌تان را شناسایی و با آن مقابله کنید

اگر مجبورید دو قورباغه بخورید، ابتدا زشت‌ترین آن را بخورید.

قورباغه شما مهم‌ترین وظیفه‌تان است. این همان وظیفه‌ای است که احتمالاً بیشترین تعلل را در انجام آن دارید، اما همچنین می‌تواند بیشترین تأثیر مثبت را بر زندگی‌تان داشته باشد. با انجام این وظیفه در ابتدای صبح، خود را برای موفقیت و بهره‌وری در طول روز آماده می‌کنید.

عادت کنید که با بزرگ‌ترین چالش خود شروع کنید. این رویکرد باعث ایجاد حرکت و حس موفقیت در اوایل روز می‌شود. همچنین اطمینان می‌دهد که حتی اگر در آن روز هیچ کار دیگری انجام ندهید، پیشرفت قابل توجهی در چیزی مهم داشته‌اید. به یاد داشته باشید، تعلل دزد زمان و فرصت است. با خوردن قورباغه‌تان در ابتدا، کنترل روز و زندگی‌تان را به دست می‌گیرید.

2. روز خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید و بی‌رحمانه اولویت‌بندی کنید

هر دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌شود، تا ده دقیقه در اجرا صرفه‌جویی می‌کند.

برنامه‌ریزی یک ابزار مدیریت زمان حیاتی است. با صرف 10-12 دقیقه برای برنامه‌ریزی روز خود از قبل، می‌توانید تا دو ساعت در زمان و تلاش هدر رفته در طول روز صرفه‌جویی کنید. از روش ABCDE برای اولویت‌بندی وظایف خود استفاده کنید:

• A: باید انجام شود - وظایف بسیار مهم با پیامدهای جدی
• B: باید انجام شود - وظایف مهم اما کمتر حیاتی
• C: خوب است انجام شود - وظایف بدون پیامد واقعی
• D: واگذار کردن - وظایفی که می‌توانند توسط شخص دیگری انجام شوند
• E: حذف کردن - وظایفی که می‌توانند به‌طور کامل حذف شوند

همیشه از یک لیست کار کنید. وقتی چیزی جدید پیش می‌آید، قبل از انجام آن، آن را به لیست اضافه کنید. این عادت ساده می‌تواند بهره‌وری شما را از روز اولی که از آن استفاده می‌کنید، 25% یا بیشتر افزایش دهد.

3. قانون 80/20 را در هر کاری که انجام می‌دهید اعمال کنید

20% از فعالیت‌های شما 80% از نتایج شما را به خود اختصاص می‌دهد.

روی فعالیت‌های با ارزش بالا تمرکز کنید. اصل پارتو، یا قانون 80/20، پیشنهاد می‌کند که 20% از تلاش‌های شما 80% از نتایج شما را تولید می‌کند. این وظایف با تأثیر بالا را شناسایی و اولویت‌بندی کنید. این ممکن است به معنای:

• تمرکز بر 20% از مشتریانی که 80% از درآمد شما را تولید می‌کنند
• تمرکز بر 20% از محصولاتی که 80% از سود شما را به ارمغان می‌آورند
• اختصاص زمان به 20% از وظایف شما که 80% از ارزش شما را ایجاد می‌کنند

همواره از خود بپرسید: "آیا این وظیفه در 20% بالای فعالیت‌های من است یا در 80% پایین؟" این ذهنیت به شما کمک می‌کند تا بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و از گرفتار شدن در کارهای با ارزش پایین جلوگیری کنید.

4. تعلل خلاقانه را تمرین کنید

شما نمی‌توانید همه کارهایی که باید انجام دهید را انجام دهید. باید در چیزی تعلل کنید!

عمداً انتخاب کنید که در چه چیزی تعلل کنید. از آنجا که نمی‌توانید همه چیز را انجام دهید، تصمیم بگیرید که در فعالیت‌های با ارزش پایین تعلل کنید. این به شما اجازه می‌دهد تا زمان و انرژی خود را بر روی وظایف با تأثیر بالا متمرکز کنید. برخی از استراتژی‌های تعلل خلاقانه شامل موارد زیر است:

• گفتن "نه" به وظایف غیرضروری
• واگذاری وظایفی که دیگران می‌توانند انجام دهند
• حذف کامل فعالیت‌های غیرضروری

مسئولیت‌های خود را به‌طور منظم بررسی کنید. همواره از خود بپرسید، "اگر این کار را قبلاً انجام نمی‌دادم، با دانستن آنچه اکنون می‌دانم، آیا امروز دوباره وارد آن می‌شدم؟" اگر پاسخ منفی است، این یک نامزد اصلی برای حذف یا تعلل خلاقانه است.

5. حس فوریت را توسعه دهید و اقدام کنید

قابل شناسایی‌ترین کیفیت بیرونی یک مرد یا زن با عملکرد بالا "گرایش به عمل" است.

تمایل به عمل را پرورش دهید. افراد با عملکرد بالا فکر می‌کنند، برنامه‌ریزی می‌کنند و اولویت‌بندی می‌کنند، اما سپس به سرعت و با قدرت به سمت اهداف خود حرکت می‌کنند. آن‌ها به‌طور پیوسته و مداوم کار می‌کنند و بسیار بیشتر از افراد متوسط که زمان خود را در فعالیت‌های با ارزش پایین هدر می‌دهند، به دست می‌آورند.

هدف این است که وارد حالت "جریان" شوید. این یک حالت ذهنی از عملکرد اوج است که در آن احساس شادی، وضوح و بهره‌وری بالا می‌کنید. برای دستیابی به این حالت:

• بر روی وظایف با ارزش بالا کار کنید
• سطح بالایی و مداوم از فعالیت را حفظ کنید
• حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌ها را حذف کنید
• به شدت بر روی وظیفه در دست تمرکز کنید

با توسعه حس فوریت و اقدام مداوم، می‌توانید به‌طور چشمگیری بهره‌وری و اثربخشی خود را افزایش دهید.

6. بر مناطق کلیدی نتیجه تمرکز کنید و به‌طور مداوم بهبود یابید

ضعیف‌ترین منطقه کلیدی نتیجه شما ارتفاعی را تعیین می‌کند که می‌توانید از تمام مهارت‌ها و توانایی‌های دیگر خود استفاده کنید.

مناطق کلیدی نتیجه خود را شناسایی کنید. این‌ها نتایجی هستند که شما باید به‌طور قطع به دست آورید تا مسئولیت‌های خود را انجام دهید و حداکثر مشارکت خود را به سازمان خود ارائه دهید. برای یک مدیر، این ممکن است شامل برنامه‌ریزی، سازماندهی، استخدام، واگذاری، نظارت، اندازه‌گیری و گزارش‌دهی باشد.

مهارت‌های خود را به‌طور مداوم ارتقا دهید. پس از شناسایی مناطق کلیدی نتیجه خود:

1. خود را در هر منطقه در مقیاس 1-10 ارزیابی کنید
2. ضعیف‌ترین منطقه خود را شناسایی کنید
3. هدفی برای بهبود در آن منطقه تعیین کنید
4. برنامه‌ای برای توسعه آن مهارت تهیه کنید
5. هر روز بر روی برنامه خود اقدام کنید

به یاد داشته باشید، ممکن است تنها یک مهارت حیاتی از عملکرد برتر در شغل خود فاصله داشته باشید. بهبود مداوم در مناطق کلیدی نتیجه شما می‌تواند تأثیر چشمگیری بر حرفه و زندگی شما داشته باشد.

7. زمان‌های بزرگ و بدون وقفه ایجاد کنید

توانایی شما در ایجاد و تراشیدن این بلوک‌های زمانی با ارزش بالا و بسیار مولد، برای توانایی شما در ارائه یک مشارکت قابل توجه به کار و زندگی‌تان مرکزی است.

زمان‌های متمرکز کاری را برنامه‌ریزی کنید. کارهای مهم به زمان‌های بزرگ و بدون وقفه برای تکمیل نیاز دارند. استراتژی‌هایی برای ایجاد این بلوک‌ها شامل موارد زیر است:

• کار کردن در اوایل صبح قبل از رسیدن دیگران
• خاموش کردن تلفن و اعلان‌های ایمیل
• استفاده از زمان سفر برای کار متمرکز
• برنامه‌ریزی بلوک‌های زمانی خاص برای وظایف مهم

زمان مولد خود را محافظت کنید. هنگامی که این بلوک‌ها را برنامه‌ریزی کردید، آن‌ها را به عنوان قرار ملاقات با خودتان در نظر بگیرید. خود را ملزم کنید که این زمان را فقط برای کار با ارزش بالا و متمرکز استفاده کنید. این رویکرد می‌تواند به‌طور چشمگیری بهره‌وری و کیفیت خروجی شما را افزایش دهد.

8. خود را به عمل وادار کنید و مثبت بمانید

به‌طور کامل 95% از احساسات شما، مثبت یا منفی، توسط نحوه صحبت با خودتان در هر لحظه تعیین می‌شود.

به تشویق‌کننده خود تبدیل شوید. صحبت با خودتان تأثیر عمیقی بر انگیزه و عملکرد شما دارد. برای حفظ انگیزه:

• به چالش‌ها و شکست‌ها به‌طور مثبت پاسخ دهید
• به‌طور مداوم به خود بگویید "من می‌توانم این کار را انجام دهم!"
• همیشه به دنبال خوبی در هر موقعیت باشید
• در سختی‌ها به دنبال درس‌های ارزشمند باشید
• بر راه‌حل‌ها به جای مشکلات تمرکز کنید

خوش‌بینی را پرورش دهید. خوش‌بین‌ها موفق‌تر و شادتر هستند. آن‌ها سه رفتار کلیدی دارند:

1. آن‌ها به دنبال خوبی در هر موقعیت هستند
2. آن‌ها به دنبال درس‌های ارزشمند در هر شکست هستند
3. آن‌ها همیشه به دنبال راه‌حل برای مشکلات هستند

با حفظ نگرش مثبت و انگیزه دادن به خود از طریق صحبت مثبت با خود، می‌توانید بر تعلل غلبه کنید و به سطوح بالاتری از عملکرد دست یابید.

9. قدرت‌های شخصی خود را از طریق مراقبت از خود به حداکثر برسانید

بهره‌وری شما پس از هشت یا نه ساعت کار شروع به کاهش می‌کند.

اولویت‌بندی سلامت جسمی و روانی خود. سطح انرژی شما برای عملکرد بالا حیاتی است. برای حفظ بهره‌وری اوج:

• به اندازه کافی بخوابید (هدف 7-8 ساعت در شب)
• در طول روز به‌طور منظم استراحت کنید
• به‌طور منظم ورزش کنید
• رژیم غذایی سالم و متعادل داشته باشید
• هر هفته یک روز کامل را برای شارژ مجدد اختصاص دهید

زمان‌های اوج عملکرد خود را شناسایی کنید. بیشتر افراد در صبح‌ها، پس از یک خواب خوب شبانه، در بهترین حالت خود هستند. برخی در بعدازظهرها یا شب‌ها بهتر هستند. زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارید شناسایی کنید و مهم‌ترین وظایف خود را در این زمان‌ها برنامه‌ریزی کنید.

به یاد داشته باشید، کار کردن ساعات طولانی لزوماً به معنای بهره‌وری بالاتر نیست. اغلب، منجر به فرسودگی و کاهش اثربخشی می‌شود. با مراقبت از خود، اطمینان حاصل می‌کنید که انرژی و تمرکز لازم برای مقابله با مهم‌ترین وظایف خود را به‌طور کارآمد دارید.

10. وظایف بزرگ را به قطعات کوچک‌تر تقسیم کنید تا بر تعلل غلبه کنید

اغلب، هنگامی که یک بخش از کار را شروع و تکمیل می‌کنید، احساس می‌کنید که فقط یک "برش" دیگر انجام دهید.

وظایف بزرگ را به قطعات کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنید. دو روش مؤثر برای این کار عبارتند از:

1. روش "برش سالامی": وظیفه را به قطعات کوچک و قابل انجام تقسیم کنید و متعهد شوید که فقط یک برش را در یک زمان انجام دهید.
2. روش "پنیر سوئیسی": تصمیم بگیرید که برای مدت زمان کوتاه مشخصی (مثلاً 5-10 دقیقه) بر روی وظیفه کار کنید، سپس متوقف شوید و کار دیگری انجام دهید.

از قدرت تکمیل استفاده کنید. حتی تکمیل یک بخش کوچک از یک وظیفه حس موفقیت را ایجاد می‌کند و اندورفین‌ها را در مغز شما آزاد می‌کند. این احساس مثبت شما را به ادامه کار بر روی وظیفه ترغیب می‌کند.

با تقسیم وظایف بزرگ و دلهره‌آور به قطعات کوچک‌تر و قابل مدیریت، می‌توانید بر مقاومت اولیه برای شروع غلبه کنید. این رویکرد به ایجاد حرکت کمک می‌کند و انجام حتی چالش‌برانگیزترین پروژه‌ها را آسان‌تر می‌کند.

آخرین به‌روزرسانی:: July 19, 2024