Getting Things Done

1. Leg alles vast wat je aandacht heeft

Je geest is er om ideeën te hebben, niet om ze vast te houden.

Verzamel alle open loops. Verzamel elke taak, verplichting en idee dat je mentale ruimte bezet. Dit omvat zowel persoonlijke als professionele verplichtingen, van grote projecten tot kleine klusjes. Gebruik fysieke en digitale hulpmiddelen zoals notitieblokken, apps of spraakmemo's om deze gedachten extern vast te leggen.

Creëer een verzamelgewoonte. Leeg regelmatig je geest van al zijn inhoud. Deze praktijk vermindert stress en mentale rommel, waardoor je je kunt concentreren op wat echt belangrijk is. Door alles vast te leggen, maak je mentale bandbreedte vrij en zorg je ervoor dat niets door de mazen van het net glipt.

Vertrouw op het proces. In het begin kan dit overweldigend aanvoelen als je de omvang van je verplichtingen onder ogen ziet. Het uit je hoofd halen van alles is echter de eerste stap naar controle en helderheid. Onthoud, je verplicht je niet om alles te doen wat je vastlegt, je erkent alleen het bestaan ervan.

2. Verduidelijk het gewenste resultaat en de volgende actie voor elk item

Het geheim van vooruitgang is beginnen. Het geheim van beginnen is het opdelen van je complexe overweldigende taken in kleine beheersbare taken, en dan beginnen met de eerste.

Definieer duidelijke resultaten. Voor elk item dat je hebt vastgelegd, bepaal wat "klaar" eruitziet. Deze duidelijkheid helpt je brein zich te concentreren op het bereiken van het gewenste resultaat in plaats van alleen maar aan het probleem te denken.

Identificeer volgende acties. Breek elk resultaat op in specifieke, fysieke acties. Vraag jezelf af: "Wat is de eerstvolgende actie die ik moet ondernemen om dit vooruit te helpen?" Deze stap transformeert vage ideeën in concrete, uitvoerbare taken.

Voorbeelden van volgende acties:

• Bel John over de projecttijdlijn
• Maak een concept voor de presentatie
• Onderzoek vluchtopties voor de komende reis

3. Organiseer herinneringen in een betrouwbaar systeem

Je vermogen om kracht te genereren is recht evenredig met je vermogen om te ontspannen.

Creëer een betrouwbaar organisatorisch systeem. Ontwikkel een structuur die je in staat stelt om informatie gemakkelijk op te slaan en terug te vinden. Dit kan digitale hulpmiddelen zoals taakbeheer-apps of fysieke systemen zoals mappen omvatten.

Categoriseer op context. Groepeer taken op basis van waar of hoe ze kunnen worden voltooid. Veelvoorkomende categorieën zijn:

• @Computer
• @Telefoon
• @Boodschappen
• @Thuis
• @Kantoor

Onderhoud aparte lijsten. Houd aparte lijsten voor verschillende soorten items:

• Volgende Acties: Directe, concrete taken
• Projecten: Meerstapsresultaten
• Wachten Op: Items gedelegeerd aan anderen
• Ooit/Misschien: Ideeën voor de toekomst

4. Beoordeel en werk je systeem regelmatig bij

Het is gemakkelijker om jezelf in een betere manier van voelen te handelen dan om jezelf in een betere manier van handelen te voelen.

Voer een wekelijkse beoordeling uit. Reserveer elke week tijd om je systeem te beoordelen en bij te werken. Deze gewoonte zorgt ervoor dat je lijsten actueel en relevant blijven.

Wekelijkse beoordelingsproces:

1. Verzamel alle losse papieren en materialen
2. Verwerk je notities
3. Beoordeel eerdere kalendergegevens
4. Beoordeel de komende kalender
5. Beoordeel actielijsten
6. Beoordeel projectlijsten

Behoud perspectief. Gebruik deze tijd om je verplichtingen op verschillende niveaus te evalueren, van acties op grondniveau tot levensdoelen. Deze praktijk helpt je om in lijn te blijven met je bredere doelen terwijl je dagelijkse taken beheert.

5. Onderneem actie op je belangrijkste taken

Geluk beïnvloedt alles. Laat je haak altijd uitstaan; in de stroom waar je het het minst verwacht, zal er een vis zijn.

Implementeer de twee-minutenregel. Als een taak minder dan twee minuten duurt, doe het dan onmiddellijk. Dit principe voorkomt dat kleine taken zich opstapelen en je systeem verstoppen.

Gebruik het vier-criteria model voor het kiezen van acties:

1. Context: Wat kun je doen gezien je huidige locatie en beschikbare hulpmiddelen?
2. Beschikbare tijd: Hoeveel tijd heb je voordat je volgende verplichting begint?
3. Beschikbare energie: Welk niveau van mentale en fysieke energie heb je?
4. Prioriteit: Gezien de bovenstaande factoren, wat is het belangrijkste om te doen?

Vertrouw op je intuïtie. Zodra je een duidelijk overzicht hebt van je verplichtingen en volgende acties, vertrouw dan op je gevoel bij het beslissen waar je aan moet werken. Je geest is vrij om intuïtieve keuzes te maken wanneer het niet vol zit met onbewerkte input.

6. Beheers de kunst van stressvrije productiviteit

Er is één ding dat we kunnen doen, en de gelukkigste mensen zijn degenen die het tot het uiterste kunnen doen. We kunnen volledig aanwezig zijn. We kunnen helemaal hier zijn. We kunnen... al onze aandacht geven aan de kans die voor ons ligt.

Bereik een geest als water. Streef naar een staat van paraatheid en flexibiliteit, zoals water dat zich aanpast aan elke container. Deze mindset stelt je in staat om gepast te reageren op wat het leven je ook toewerpt, zonder te overreageren of onder te reageren.

Elimineer psychische weerstand. Door al je verplichtingen vast te leggen en te verduidelijken, verwijder je de subtiele stress veroorzaakt door onvoltooide taken en onduidelijke verplichtingen. Dit maakt mentale energie vrij voor gefocust werk en creativiteit.

Oefen uitkomstdenken. Visualiseer regelmatig succesvolle uitkomsten voor je projecten en doelen. Deze gewoonte bereidt je brein voor om kansen en oplossingen op te merken die in lijn zijn met je gewenste resultaten.

7. Transformeer je benadering van werk en leven

Hoe weet ik wat ik denk, totdat ik hoor wat ik zeg?

Verschuif van tijdbeheer naar focusbeheer. In plaats van te proberen meer in elke dag te proppen, concentreer je op het effectief richten van je aandacht. Deze benadering erkent dat energie en aandacht, niet alleen tijd, cruciale middelen zijn.

Omarm de "volgende actie" mindset. Train jezelf en degenen om je heen om altijd de volgende fysieke, zichtbare actie te identificeren die nodig is om iets vooruit te helpen. Deze gewoonte voorkomt uitstelgedrag en houdt projecten in beweging.

Kweek een neiging tot actie. Ontwikkel de gewoonte om onmiddellijk actie te ondernemen op kleine taken en snelle beslissingen te nemen over de volgende stappen voor grotere projecten. Deze proactieve benadering bouwt momentum en vertrouwen op.

Creëer een systeem met lage weerstand. Ontwerp je organisatorische systeem zo eenvoudig en plezierig in gebruik dat je er natuurlijk mee aan de slag gaat. Hoe gemakkelijker het is om vast te leggen, te verduidelijken en te beoordelen, hoe waarschijnlijker het is dat je het systeem onderhoudt.

Last updated: July 21, 2024