HBR Guide to Getting the Right Work Done

1. اولویت‌بندی بی‌رحمانه برای تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است

ما می‌توانیم با نشان دادن اینکه ارزش بیشتری افزوده‌ایم، پول بیشتری به دست آوریم. و می‌توانیم ارزش بیشتری اضافه کنیم وقتی که بیشتر زمان خود را بر روی کارهایی متمرکز کنیم که رهبران ارشد سازمان ما آن‌ها را ارزشمند می‌دانند.

اولویت‌های حیاتی خود را شناسایی کنید. زمان و انرژی خود را بر روی کارهایی متمرکز کنید که بیشترین ارزش را برای شما و سازمانتان به ارمغان می‌آورد. به‌طور منظم فهرست کارهای خود و تقویم را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که بر روی فعالیت‌های با بالاترین تأثیر کار می‌کنید. به کارهای کم‌ارزش که با اولویت‌های کلیدی شما هم‌راستا نیستند، نه بگویید. از ابزارهایی مانند ماتریس آیزنهاور برای دسته‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت استفاده کنید. کارهایی که به اهداف اصلی شما کمک نمی‌کنند را واگذار کنید یا حذف کنید.

سیستم‌هایی برای حفظ تمرکز ایجاد کنید. یک آیین روزانه برای اولویت‌بندی طراحی کنید تا مهم‌ترین کارهای روز خود را شناسایی کنید. از زمان‌بندی برای اختصاص زمان تمرکز بدون وقفه به کارهای اولویت‌دار استفاده کنید. با خاموش کردن اعلان‌ها و ایجاد محیطی بدون حواس‌پرتی، حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید. به‌طور منظم از کارهای روزمره فاصله بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که کارهای روزانه‌تان با اولویت‌ها و اهداف کلان شما هم‌راستا است.

2. آیین‌هایی برای خودکار کردن بهره‌وری ایجاد کنید

راز غیرقابل‌باور برای انجام کارها این است که آن‌ها را خودکارتر کنید تا انرژی کمتری نیاز داشته باشند.

عادت‌های عمدی طراحی کنید. روال‌های خاص و تکرارپذیری برای مهم‌ترین کارهای خود توسعه دهید. به‌عنوان مثال، کار با بالاترین اولویت خود را در اولین ساعات صبح قبل از چک کردن ایمیل انجام دهید. هر 90 دقیقه یک بار استراحت‌های منظم بگیرید تا انرژی خود را تجدید کنید. هر روز را با برنامه‌ریزی برای اولویت‌های فردای خود به پایان برسانید. کلید این است که این رفتارها را خودکار کنید تا نیازی به اراده نداشته باشند.

کوچک شروع کنید و شتاب بگیرید. با 1-2 آیین ساده بهره‌وری شروع کنید و آن‌ها را به‌طور مداوم تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند. پس از اینکه این‌ها جا افتادند، به تدریج آیین‌های بیشتری را اضافه کنید. برخی از آیین‌های قدرتمند که می‌توانید در نظر بگیرید:

• برنامه خواب منظم
• ورزش در همان زمان روزانه
• جلسات برنامه‌ریزی و مرور منظم
• زمان‌های تمرکز برنامه‌ریزی شده برای کار عمیق
• استراحت‌های عمدی برای تجدید قوا

3. انرژی خود را مدیریت کنید، نه فقط زمان خود را

زمان یک منبع محدود است، اما انرژی می‌تواند به‌طور سیستماتیک گسترش یابد و به‌طور منظم تجدید شود.

سطح انرژی خود را بهینه کنید. بهره‌وری تنها به مدیریت زمان مربوط نمی‌شود - بلکه به مدیریت انرژی نیز مربوط است. به ریتم‌های طبیعی انرژی خود در طول روز توجه کنید و کارهای مهم خود را با دوره‌های اوج انرژی خود هم‌راستا کنید. به‌طور منظم استراحت کنید تا انرژی جسمی، عاطفی، ذهنی و معنوی خود را تجدید کنید. برخی از استراتژی‌های کلیدی مدیریت انرژی:

• جسمی: به‌طور منظم ورزش کنید، وعده‌های غذایی مغذی بخورید، خواب کافی داشته باشید
• عاطفی: احساسات مثبت را پرورش دهید، شکرگزاری کنید، با دیگران ارتباط برقرار کنید
• ذهنی: برای بازگرداندن تمرکز استراحت کنید، بر روی یک کار تمرکز کنید، حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید
• معنوی: به هدف خود متصل شوید، به ارزش‌های خود پایبند باشید، در کارهای معنادار مشغول شوید

تجدید قوا به‌طور استراتژیک. فعالیت‌های تجدید قوا را به‌طور عمدی در طول روز و هفته خود برنامه‌ریزی کنید. این می‌تواند شامل استراحت‌های کوتاه مدیتیشن، چرت‌های قدرتی، پیاده‌روی در طبیعت یا وقت اجتماعی با همکاران باشد. تجدید قوا به‌طور منظم از فرسودگی جلوگیری می‌کند و به شما اجازه می‌دهد که عملکرد بالای خود را در طول زمان حفظ کنید.

4. کار را به دوره‌های 90 دقیقه‌ای متمرکز تقسیم کنید

انسان‌ها به‌طور طبیعی برای صرف و تجدید انرژی به‌صورت ریتمیک طراحی شده‌اند. این‌گونه است که ما در بهترین حالت خود عمل می‌کنیم.

در سبرینت‌های متمرکز کار کنید. مغز ما به‌طور طبیعی در هر 90 دقیقه به دوره‌های اوج تمرکز و خستگی حرکت می‌کند. کار خود را با این ریتم‌های طبیعی هم‌راستا کنید و روز خود را به بلوک‌های کار متمرکز 90 دقیقه‌ای تقسیم کنید که با استراحت‌های 15-30 دقیقه‌ای دنبال می‌شود. در طول بلوک‌های تمرکز، به‌طور متمرکز بر روی یک کار مهم بدون وقفه کار کنید. از استراحت‌ها برای تجدید قوا به‌صورت جسمی و ذهنی استفاده کنید.

دوره‌های بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید:

• روز خود را با چالش‌برانگیزترین و باارزش‌ترین کار شروع کنید
• از تایمر برای حفظ تمرکز در طول 90 دقیقه استفاده کنید
• بین دوره‌ها استراحت‌های واقعی بگیرید - از میز خود دور شوید
• آزمایش کنید تا نسبت بهینه کار/استراحت خود را پیدا کنید
• در صورت امکان، کارهای مشابه را در یک دوره واحد دسته‌بندی کنید

5. کنترل ایمیل خود را به دست بگیرید تا تمرکز خود را بازگردانید

صرف زمان‌های طولانی در دفتر و اضافه‌کاری در خانه کارساز نیست زیرا زمان یک منبع محدود است. اما انرژی شخصی شما قابل تجدید است.

ایمیل را کنترل کنید. ایمیل می‌تواند به‌سرعت روز شما را مصرف کند اگر بدون کنترل رها شود. یک سیستم برای پردازش ایمیل به‌طور کارآمد و حفظ تمرکز بر روی کارهای با ارزش بالا پیاده‌سازی کنید:

• ایمیل را در زمان‌های برنامه‌ریزی شده چک کنید نه به‌طور مداوم در طول روز
• از "قانون 2 دقیقه" استفاده کنید - اگر کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام دهید
• یک سیستم پوشه‌ای برای ایمیل ایجاد کنید (مانند اقدام، در انتظار، بایگانی) تا پیام‌ها را سازماندهی کنید
• از خبرنامه‌ها و اعلان‌های غیرضروری لغو اشتراک کنید
• از الگوها برای پاسخ‌های رایج استفاده کنید تا زمان صرفه‌جویی کنید
• با همکاران درباره زمان‌های پاسخگویی انتظاراتی تعیین کنید

ارتباط مؤثرتر برقرار کنید. درباره نحوه استفاده از ایمیل بیشتر عمدی باشید. قبل از ارسال یک پیام، در نظر بگیرید که آیا یک تماس تلفنی سریع یا گفتگوی حضوری مؤثرتر خواهد بود. از خطوط موضوع واضح استفاده کنید و پیام‌ها را مختصر نگه دارید. از پاسخ‌های غیرضروری "پاسخ به همه" خودداری کنید.

6. به‌طور مؤثر واگذاری کنید تا تأثیر خود را چند برابر کنید

قبل از اینکه ابتکار عمل را در زیردستان توسعه دهید، مدیر باید اطمینان حاصل کند که آن‌ها ابتکار عمل دارند.

هنر واگذاری را بیاموزید. واگذاری مؤثر به شما این امکان را می‌دهد که بر روی کارهای با ارزش بالای خود تمرکز کنید و در عین حال تیم خود را توسعه دهید. اصول کلیدی برای واگذاری موفق:

• کارهای مناسب برای واگذاری را انتخاب کنید - کارهایی که دیگران را توسعه می‌دهند یا شما را برای کارهای حیاتی آزاد می‌کنند
• کارها را با مهارت‌ها و اهداف توسعه افراد مطابقت دهید
• انتظارات، مهلت‌ها و سطح اختیارات را به‌وضوح بیان کنید
• منابع و حمایت‌های لازم را فراهم کنید
• پیگیری و بازخورد ارائه دهید
• از وسوسه میکرو مدیریت خودداری کنید - بر روی نتایج تمرکز کنید، نه روش‌ها

تیم خود را توسعه دهید. به واگذاری به‌عنوان فرصتی برای رشد مهارت‌ها و قابلیت‌های تیم خود نگاه کنید. به‌تدریج مسئولیت‌ها را افزایش دهید زیرا اعضای تیم توانمندی خود را نشان می‌دهند. برای حمایت از توسعه آن‌ها، مربی‌گری و مشاوره ارائه دهید.

7. به‌طور منظم خود را تجدید قوا کنید تا عملکرد بالای خود را حفظ کنید

عملکردهای عالی استثنا هستند. معمولاً آن‌ها به‌طور قابل توجهی بیشتر از بقیه ما می‌خوابند.

به خود مراقبت کنید. حفظ عملکرد بالا نیاز به تجدید قوا به‌طور عمدی دارد. برای فعالیت‌هایی که شما را از نظر جسمی، ذهنی و عاطفی تجدید قوا می‌کنند، زمان بگذارید. این شامل خواب کافی (7-9 ساعت برای بیشتر بزرگسالان)، ورزش منظم، تغذیه سالم و فعالیت‌هایی است که برای شما شخصاً رضایت‌بخش هستند.

تجدید قوا را در روال خود بگنجانید. تجدید قوا را به شانس واگذار نکنید - آن را به‌طور عمدی برنامه‌ریزی کنید:

• در طول روز استراحت‌های کوتاه برای حرکت، تنفس یا مدیتیشن بگیرید
• از زمان ناهار برای تجدید قوا استفاده کنید نه اینکه از آن برای کار کردن استفاده کنید
• تعطیلات منظم برنامه‌ریزی کنید و کاملاً از کار جدا شوید
• در فعالیت‌ها و سرگرمی‌های خارج از کار که شما را انرژی می‌دهند، شرکت کنید
• با افرادی که شما را الهام می‌بخشند و روحیه‌تان را بالا می‌برند، وقت بگذرانید

به یاد داشته باشید، بهره‌وری به معنای انجام کارهای بیشتر نیست - بلکه به معنای انجام کارهای درست به‌گونه‌ای است که در طولانی‌مدت پایدار باشد. با پیاده‌سازی این استراتژی‌های کلیدی، می‌توانید به‌طور چشمگیری اثربخشی خود را افزایش دهید در حالی که تعادل و رفاه خود را حفظ می‌کنید.

آخرین به‌روزرسانی:: October 7, 2024