نکات کلیدی
1. اولویت‌بندی بی‌رحمانه برای تمرکز بر آنچه واقعاً مهم است
ما می‌توانیم با نشان دادن اینکه ارزش بیشتری افزوده‌ایم، پول بیشتری به دست آوریم. و می‌توانیم ارزش بیشتری اضافه کنیم وقتی که بیشتر زمان خود را بر روی کارهایی متمرکز کنیم که رهبران ارشد سازمان ما آن‌ها را ارزشمند می‌دانند.
اولویت‌های حیاتی خود را شناسایی کنید. زمان و انرژی خود را بر روی کارهایی متمرکز کنید که بیشترین ارزش را برای شما و سازمانتان به ارمغان می‌آورد. به‌طور منظم فهرست کارهای خود و تقویم را ارزیابی کنید تا اطمینان حاصل کنید که بر روی فعالیت‌های با بالاترین تأثیر کار می‌کنید. به کارهای کم‌ارزش که با اولویت‌های کلیدی شما هم‌راستا نیستند، نه بگویید. از ابزارهایی مانند ماتریس آیزنهاور برای دسته‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت استفاده کنید. کارهایی که به اهداف اصلی شما کمک نمی‌کنند را واگذار کنید یا حذف کنید.
سیستم‌هایی برای حفظ تمرکز ایجاد کنید. یک آیین روزانه برای اولویت‌بندی طراحی کنید تا مهم‌ترین کارهای روز خود را شناسایی کنید. از زمان‌بندی برای اختصاص زمان تمرکز بدون وقفه به کارهای اولویت‌دار استفاده کنید. با خاموش کردن اعلان‌ها و ایجاد محیطی بدون حواس‌پرتی، حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید. به‌طور منظم از کارهای روزمره فاصله بگیرید تا اطمینان حاصل کنید که کارهای روزانه‌تان با اولویت‌ها و اهداف کلان شما هم‌راستا است.
2. آیین‌هایی برای خودکار کردن بهره‌وری ایجاد کنید
راز غیرقابل‌باور برای انجام کارها این است که آن‌ها را خودکارتر کنید تا انرژی کمتری نیاز داشته باشند.
عادت‌های عمدی طراحی کنید. روال‌های خاص و تکرارپذیری برای مهم‌ترین کارهای خود توسعه دهید. به‌عنوان مثال، کار با بالاترین اولویت خود را در اولین ساعات صبح قبل از چک کردن ایمیل انجام دهید. هر 90 دقیقه یک بار استراحت‌های منظم بگیرید تا انرژی خود را تجدید کنید. هر روز را با برنامه‌ریزی برای اولویت‌های فردای خود به پایان برسانید. کلید این است که این رفتارها را خودکار کنید تا نیازی به اراده نداشته باشند.
کوچک شروع کنید و شتاب بگیرید. با 1-2 آیین ساده بهره‌وری شروع کنید و آن‌ها را به‌طور مداوم تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند. پس از اینکه این‌ها جا افتادند، به تدریج آیین‌های بیشتری را اضافه کنید. برخی از آیین‌های قدرتمند که می‌توانید در نظر بگیرید:
- برنامه خواب منظم
- ورزش در همان زمان روزانه
- جلسات برنامه‌ریزی و مرور منظم
- زمان‌های تمرکز برنامه‌ریزی شده برای کار عمیق
- استراحت‌های عمدی برای تجدید قوا
3. انرژی خود را مدیریت کنید، نه فقط زمان خود را
زمان یک منبع محدود است، اما انرژی می‌تواند به‌طور سیستماتیک گسترش یابد و به‌طور منظم تجدید شود.
سطح انرژی خود را بهینه کنید. بهره‌وری تنها به مدیریت زمان مربوط نمی‌شود - بلکه به مدیریت انرژی نیز مربوط است. به ریتم‌های طبیعی انرژی خود در طول روز توجه کنید و کارهای مهم خود را با دوره‌های اوج انرژی خود هم‌راستا کنید. به‌طور منظم استراحت کنید تا انرژی جسمی، عاطفی، ذهنی و معنوی خود را تجدید کنید. برخی از استراتژی‌های کلیدی مدیریت انرژی:
- جسمی: به‌طور منظم ورزش کنید، وعده‌های غذایی مغذی بخورید، خواب کافی داشته باشید
- عاطفی: احساسات مثبت را پرورش دهید، شکرگزاری کنید، با دیگران ارتباط برقرار کنید
- ذهنی: برای بازگرداندن تمرکز استراحت کنید، بر روی یک کار تمرکز کنید، حواس‌پرتی‌ها را محدود کنید
- معنوی: به هدف خود متصل شوید، به ارزش‌های خود پایبند باشید، در کارهای معنادار مشغول شوید
تجدید قوا به‌طور استراتژیک. فعالیت‌های تجدید قوا را به‌طور عمدی در طول روز و هفته خود برنامه‌ریزی کنید. این می‌تواند شامل استراحت‌های کوتاه مدیتیشن، چرت‌های قدرتی، پیاده‌روی در طبیعت یا وقت اجتماعی با همکاران باشد. تجدید قوا به‌طور منظم از فرسودگی جلوگیری می‌کند و به شما اجازه می‌دهد که عملکرد بالای خود را در طول زمان حفظ کنید.
4. کار را به دوره‌های 90 دقیقه‌ای متمرکز تقسیم کنید
انسان‌ها به‌طور طبیعی برای صرف و تجدید انرژی به‌صورت ریتمیک طراحی شده‌اند. این‌گونه است که ما در بهترین حالت خود عمل می‌کنیم.
در سبرینت‌های متمرکز کار کنید. مغز ما به‌طور طبیعی در هر 90 دقیقه به دوره‌های اوج تمرکز و خستگی حرکت می‌کند. کار خود را با این ریتم‌های طبیعی هم‌راستا کنید و روز خود را به بلوک‌های کار متمرکز 90 دقیقه‌ای تقسیم کنید که با استراحت‌های 15-30 دقیقه‌ای دنبال می‌شود. در طول بلوک‌های تمرکز، به‌طور متمرکز بر روی یک کار مهم بدون وقفه کار کنید. از استراحت‌ها برای تجدید قوا به‌صورت جسمی و ذهنی استفاده کنید.
دوره‌های بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید:
- روز خود را با چالش‌برانگیزترین و باارزش‌ترین کار شروع کنید
- از تایمر برای حفظ تمرکز در طول 90 دقیقه استفاده کنید
- بین دوره‌ها استراحت‌های واقعی بگیرید - از میز خود دور شوید
- آزمایش کنید تا نسبت بهینه کار/استراحت خود را پیدا کنید
- در صورت امکان، کارهای مشابه را در یک دوره واحد دسته‌بندی کنید
5. کنترل ایمیل خود را به دست بگیرید تا تمرکز خود را بازگردانید
صرف زمان‌های طولانی در دفتر و اضافه‌کاری در خانه کارساز نیست زیرا زمان یک منبع محدود است. اما انرژی شخصی شما قابل تجدید است.
ایمیل را کنترل کنید. ایمیل می‌تواند به‌سرعت روز شما را مصرف کند اگر بدون کنترل رها شود. یک سیستم برای پردازش ایمیل به‌طور کارآمد و حفظ تمرکز بر روی کارهای با ارزش بالا پیاده‌سازی کنید:
- ایمیل را در زمان‌های برنامه‌ریزی شده چک کنید نه به‌طور مداوم در طول روز
- از "قانون 2 دقیقه" استفاده کنید - اگر کمتر از 2 دقیقه طول می‌کشد، بلافاصله انجام دهید
- یک سیستم پوشه‌ای برای ایمیل ایجاد کنید (مانند اقدام، در انتظار، بایگانی) تا پیام‌ها را سازماندهی کنید
- از خبرنامه‌ها و اعلان‌های غیرضروری لغو اشتراک کنید
- از الگوها برای پاسخ‌های رایج استفاده کنید تا زمان صرفه‌جویی کنید
- با همکاران درباره زمان‌های پاسخگویی انتظاراتی تعیین کنید
ارتباط مؤثرتر برقرار کنید. درباره نحوه استفاده از ایمیل بیشتر عمدی باشید. قبل از ارسال یک پیام، در نظر بگیرید که آیا یک تماس تلفنی سریع یا گفتگوی حضوری مؤثرتر خواهد بود. از خطوط موضوع واضح استفاده کنید و پیام‌ها را مختصر نگه دارید. از پاسخ‌های غیرضروری "پاسخ به همه" خودداری کنید.
6. به‌طور مؤثر واگذاری کنید تا تأثیر خود را چند برابر کنید
قبل از اینکه ابتکار عمل را در زیردستان توسعه دهید، مدیر باید اطمینان حاصل کند که آن‌ها ابتکار عمل دارند.
هنر واگذاری را بیاموزید. واگذاری مؤثر به شما این امکان را می‌دهد که بر روی کارهای با ارزش بالای خود تمرکز کنید و در عین حال تیم خود را توسعه دهید. اصول کلیدی برای واگذاری موفق:
- کارهای مناسب برای واگذاری را انتخاب کنید - کارهایی که دیگران را توسعه می‌دهند یا شما را برای کارهای حیاتی آزاد می‌کنند
- کارها را با مهارت‌ها و اهداف توسعه افراد مطابقت دهید
- انتظارات، مهلت‌ها و سطح اختیارات را به‌وضوح بیان کنید
- منابع و حمایت‌های لازم را فراهم کنید
- پیگیری و بازخورد ارائه دهید
- از وسوسه میکرو مدیریت خودداری کنید - بر روی نتایج تمرکز کنید، نه روش‌ها
تیم خود را توسعه دهید. به واگذاری به‌عنوان فرصتی برای رشد مهارت‌ها و قابلیت‌های تیم خود نگاه کنید. به‌تدریج مسئولیت‌ها را افزایش دهید زیرا اعضای تیم توانمندی خود را نشان می‌دهند. برای حمایت از توسعه آن‌ها، مربی‌گری و مشاوره ارائه دهید.
7. به‌طور منظم خود را تجدید قوا کنید تا عملکرد بالای خود را حفظ کنید
عملکردهای عالی استثنا هستند. معمولاً آن‌ها به‌طور قابل توجهی بیشتر از بقیه ما می‌خوابند.
به خود مراقبت کنید. حفظ عملکرد بالا نیاز به تجدید قوا به‌طور عمدی دارد. برای فعالیت‌هایی که شما را از نظر جسمی، ذهنی و عاطفی تجدید قوا می‌کنند، زمان بگذارید. این شامل خواب کافی (7-9 ساعت برای بیشتر بزرگسالان)، ورزش منظم، تغذیه سالم و فعالیت‌هایی است که برای شما شخصاً رضایت‌بخش هستند.
تجدید قوا را در روال خود بگنجانید. تجدید قوا را به شانس واگذار نکنید - آن را به‌طور عمدی برنامه‌ریزی کنید:
- در طول روز استراحت‌های کوتاه برای حرکت، تنفس یا مدیتیشن بگیرید
- از زمان ناهار برای تجدید قوا استفاده کنید نه اینکه از آن برای کار کردن استفاده کنید
- تعطیلات منظم برنامه‌ریزی کنید و کاملاً از کار جدا شوید
- در فعالیت‌ها و سرگرمی‌های خارج از کار که شما را انرژی می‌دهند، شرکت کنید
- با افرادی که شما را الهام می‌بخشند و روحیه‌تان را بالا می‌برند، وقت بگذرانید
به یاد داشته باشید، بهره‌وری به معنای انجام کارهای بیشتر نیست - بلکه به معنای انجام کارهای درست به‌گونه‌ای است که در طولانی‌مدت پایدار باشد. با پیاده‌سازی این استراتژی‌های کلیدی، می‌توانید به‌طور چشمگیری اثربخشی خود را افزایش دهید در حالی که تعادل و رفاه خود را حفظ می‌کنید.
آخرین به‌روزرسانی::
FAQ
What's "HBR Guide to Getting the Right Work Done" about?
- Focus on Productivity: The book provides strategies to help professionals focus on the most important tasks, manage their time effectively, and increase productivity.
- Practical Tools: It offers a range of practical tools and techniques for prioritizing tasks, managing distractions, and breaking down overwhelming projects.
- Expert Insights: The guide includes insights from leading experts on how to stop bad habits, develop good ones, and refuel energy to maintain productivity.
- Comprehensive Approach: It covers various aspects of work management, including delegation, creating rituals, and managing stress.
Why should I read "HBR Guide to Getting the Right Work Done"?
- Improve Efficiency: The book is designed to help you work smarter, not harder, by focusing on tasks that yield the greatest reward.
- Overcome Overwhelm: It provides strategies to tackle the feeling of being overwhelmed by too many tasks and projects.
- Develop Good Habits: Learn how to stop procrastinating and develop habits that enhance productivity and focus.
- Expert Advice: Gain insights from experts like Peter Bregman and Tony Schwartz on managing time and energy effectively.
What are the key takeaways of "HBR Guide to Getting the Right Work Done"?
- Prioritization is Key: Focus on tasks that align with your goals and provide the most value to your organization.
- Manage Distractions: Techniques to minimize interruptions and maintain focus on important tasks.
- Effective Delegation: Learn how to delegate tasks effectively to free up time for high-priority work.
- Energy Management: Understand the importance of managing your energy, not just your time, to sustain productivity.
How does the book suggest managing distractions?
- Turn Off Notifications: The book advises turning off email and phone notifications to minimize interruptions.
- Batch Processing: Process emails and other tasks in batches rather than constantly checking them throughout the day.
- Set Boundaries: Establish clear boundaries for when and how you will respond to communications.
- Focus on One Task: Emphasize the importance of focusing on one task at a time to increase efficiency and reduce errors.
What is the "Worth-Your-Time Test" mentioned in the book?
- Three Questions: The test involves asking three questions: Am I the right person? Is this the right time? Do I have enough information?
- Decision-Making Tool: It helps in deciding whether to take on a task or delegate it to someone else.
- Avoid Overcommitment: By using this test, you can avoid taking on tasks that do not align with your priorities.
- Increase Productivity: It ensures that you focus your time and energy on tasks that truly matter.
How does "HBR Guide to Getting the Right Work Done" address procrastination?
- Identify Causes: The book suggests identifying the reasons behind procrastination, such as tasks being unpleasant or unclear.
- Set Deadlines: It recommends setting clear deadlines and breaking tasks into smaller, manageable parts.
- Reward System: Implementing a reward system for completing tasks can motivate you to start and finish them.
- Involve Others: Encourages seeking help or accountability from colleagues to overcome procrastination.
What are some effective delegation strategies from the book?
- Levels of Delegation: The book outlines different levels of delegation based on the employee's competence and experience.
- Clear Instructions: Provide clear instructions and expectations when delegating tasks to ensure successful completion.
- Follow-Up: Regularly check in on progress without micromanaging to maintain accountability and support.
- Trust and Empowerment: Build a trusting relationship with employees to empower them to take initiative and handle tasks independently.
What role do rituals play in productivity according to the book?
- Automatic Behaviors: Rituals help make important tasks automatic, reducing the need for willpower and discipline.
- Daily Structure: Establishing daily rituals can provide structure and ensure that important tasks are prioritized.
- Energy Management: Rituals can include breaks and activities that help manage energy levels throughout the day.
- Consistency: Consistent rituals lead to predictable outcomes, helping maintain focus and productivity.
How does the book suggest managing long-term projects?
- Break into Chunks: Break down long-term projects into smaller, manageable tasks with clear deadlines.
- Acknowledge Fear: Recognize and address any fears or uncertainties that may be causing procrastination.
- Prioritize: Make long-term projects a priority by including them in your daily to-do list.
- Gather Resources: Ensure you have the necessary tools, information, and support to complete the project.
What are the best quotes from "HBR Guide to Getting the Right Work Done" and what do they mean?
- "You can’t possibly tackle every task that awaits you." This highlights the importance of prioritizing tasks and focusing on what truly matters.
- "Your head is for having ideas, not holding them." Emphasizes the need to externalize tasks and ideas to free up mental space for creativity and problem-solving.
- "Manage your energy, not your time." Suggests that maintaining energy levels is crucial for sustained productivity and effectiveness.
- "The more you get caught up, the more you will fall behind." Warns against the trap of constantly trying to catch up on tasks without strategic prioritization.
How does the book recommend managing email effectively?
- Simplify Folders: Use just three folders—Follow-up, Hold, and Archive—to streamline email management.
- Batch Processing: Check and process emails in batches rather than constantly throughout the day.
- Two-Minute Rule: Respond immediately to any email that can be handled in two minutes or less.
- Limit Replies: Avoid unnecessary replies and use internal social networking tools for quick communication.
What is the "18-Minute Plan for Managing Your Day"?
- Set Your Plan: Spend five minutes at the start of the day planning and scheduling your tasks.
- Hourly Refocus: Take one minute every hour to refocus and ensure you're on track with your priorities.
- End-of-Day Review: Spend five minutes reviewing your day to identify successes and areas for improvement.
- Consistent Ritual: This plan is a ritual that helps maintain focus and productivity throughout the day.
نقد و بررسی
کتاب راهنمای HBR برای انجام کارهای درست نظرات متفاوتی را به خود جلب کرده است. بسیاری آن را مجموعه‌ای مفید از نکات بهره‌وری و استراتژی‌های مدیریت زمان می‌دانند و از فرمت مختصر و مشاوره‌های عملی آن تقدیر می‌کنند. خوانندگان به تمرکز کتاب بر اولویت‌بندی، واگذاری وظایف و مدیریت ایمیل‌ها توجه دارند. با این حال، برخی آن را قدیمی و فاقد عمق لازم می‌دانند. مقاله "کی میمون را دارد" به‌طور مکرر به‌عنوان یک اثر برجسته معرفی می‌شود. به‌طور کلی، خوانندگان این کتاب را به‌عنوان یک راهنمای مقدماتی مفید برای بهره‌وری می‌یابند، هرچند که حرفه‌ای‌های با تجربه‌تر ممکن است بینش‌های جدید محدودی از آن دریافت کنند.
Similar Books
درباره نویسنده
Other books by Harvard Business Review
