نکات کلیدی
۱. پذیرش اصول بنیادین: بهینه‌سازی، خودکارسازی، برون‌سپاری
ایده‌ی «کمتر انجام دادن» بازپس‌گیری زمان و مهم‌تر از آن، ذهن شماست تا بتوانید کارهایی را انجام دهید که واقعاً می‌خواهید.
زمان و ذهن خود را بازپس بگیرید. فلسفه‌ی «کمتر انجام دادن» بر آزادسازی منابع ذهنی و جسمی شما از طریق بهبود نظام‌مند نحوه‌ی انجام کارها تمرکز دارد. هدف کاهش استرس‌ها و فشارهای روزمره‌ای است که زندگی شما را شلوغ می‌کنند و به شما امکان می‌دهد روی آنچه واقعاً اهمیت دارد و شادی می‌آورد تمرکز کنید. این فلسفه تنبلی نیست؛ بلکه کارآمدی استراتژیک برای زندگی پربارتر است.
سه اصل بنیادین. رویکرد «کمتر انجام دادن» بر چارچوبی ساده و قدرتمند استوار است: بهینه‌سازی، خودکارسازی و برون‌سپاری. برای هر کار یا چالشی، ابتدا آن را به ضروری‌ترین اجزایش کاهش دهید (بهینه‌سازی). سپس، از فناوری یا فرایندهایی استفاده کنید که بدون دخالت انسان انجام شود (خودکارسازی). در نهایت، هر چیزی که باقی ماند را به دیگران واگذار کنید (برون‌سپاری).
کاربرد در همه جا. این اصول محدود به کار نیستند؛ بلکه در تمام جنبه‌های زندگی، از سلامت و امور مالی گرفته تا کارهای روزمره و سازماندهی، قابل اجرا هستند. با به‌کارگیری مداوم این چارچوب، سیستم‌های کارآمدی ایجاد می‌کنید که خودشان به‌خوبی عمل می‌کنند، دخالت شما را به حداقل می‌رسانند و آزادی شما را به حداکثر می‌رسانند. هدف آسان‌تر کردن همه چیز در زندگی شماست.
۲. قانون ۸۰/۲۰ را به کار ببرید: تمرکز بر کارهای با تأثیر بالا
اگر کاری را رصد یا اندازه‌گیری نکنید، نمی‌توانید آن را بهتر کنید.
روی بخش حیاتی تمرکز کنید. اصل پارتو یا قانون ۸۰/۲۰ بیان می‌کند که تقریباً ۸۰٪ نتایج از ۲۰٪ تلاش‌ها حاصل می‌شود. یعنی بخش کوچکی از فعالیت‌های شما بیشترین نتایج را به همراه دارد. برای کارآمد بودن، باید این ۲۰٪ حیاتی را شناسایی کرده و انرژی خود را صرف آن کنید و بخش کم‌اثر ۸۰٪ را رها یا کاهش دهید.
ردیابی واقعیت را آشکار می‌کند. بدون اندازه‌گیری نحوه‌ی صرف زمان و منابع، نمی‌توانید بفهمید کدام فعالیت‌ها تأثیرگذارند. ردیابی داده‌های لازم برای تحلیل تلاش‌ها و شناسایی جایی که قانون ۸۰/۲۰ در زندگی شما اعمال می‌شود را فراهم می‌کند. ابزارهایی مانند RescueTime برای استفاده از کامپیوتر، iDoneThis برای ثبت دستاوردهای روزانه یا ردیاب‌های سلامت مانند Fitbit الگوهای واقعی شما را نشان می‌دهند.
بهینه‌سازی بر اساس داده‌ها. پس از جمع‌آوری داده‌های ردیابی، می‌توانید فرایندها را بهینه کنید تا زمان بیشتری را صرف فعالیت‌های با بازده بالا کنید. این ممکن است به معنای اختصاص انرژی بیشتر به مشتریان اصلی، تمرکز بر محصولات کلیدی یا کاهش زمان صرف شده برای کارهای کم‌ارزش باشد. هدف کار هوشمندانه‌تر است، نه صرفاً سخت‌تر، با هدایت زمان و انرژی محدود خود به سمت آنچه واقعاً تأثیرگذار است.
۳. مغز خارجی خود را بسازید: اطلاعات و کارها را برون‌سپاری کنید
اگر ایده‌ای در ذهنتان است، آن را بیرون بریزید.
حافظه قابل اعتماد نیست. تلاش برای به خاطر سپردن همه چیز استرس‌زا، ناکارآمد و مستعد خطاست. ظرفیت مغز شما بهتر است صرف تفکر خلاق و حل مسئله شود، نه به عنوان محلی برای ذخیره‌ی حقایق، ایده‌ها و کارهای انجام‌دادنی. یک سیستم مغز خارجی اطلاعات را به‌طور قابل اعتماد ذخیره می‌کند، دسترسی فوری فراهم می‌آورد و فضای ذهنی را آزاد می‌کند.
همه چیز را ثبت کنید. اساس مغز خارجی ثبت اطلاعات در لحظه‌ی ظهور آن است. از ابزارهایی مانند Evernote برای یادداشت سریع، ثبت ایده‌ها، صفحات وب، عکس‌ها یا اسناد در هر قالبی استفاده کنید. هدف بیرون آوردن ایده‌ها از ذهن و قرار دادن آن‌ها در سیستمی مطمئن است که گم نشوند و به آسانی بازیابی یا به هم متصل شوند.
از فناوری بهره ببرید. ابزارهای مدرن ساخت مغز خارجی را بی‌دردسر می‌کنند. Web Clipper در Evernote محتوای آنلاین را ذخیره می‌کند و جستجوی قدرتمند آن اطلاعات جدید را با یادداشت‌های موجود مرتبط می‌سازد. خدماتی مانند AquaNotes ایده‌های زیر دوش را ثبت می‌کنند. FollowUp.cc یادآوری‌ها را از طریق ایمیل مدیریت می‌کند و نیاز به به خاطر سپردن پیگیری‌ها را حذف می‌کند. این ابزارها نسخه‌ای قابل جستجو و در دسترس از دانش و تعهدات شما ایجاد می‌کنند.
۴. فهرست کارها را حذف کنید: از زمان‌بندی و صندوق ورودی استفاده کنید
فهرست کارهای شما دارد شما را نابود می‌کند!
فهرست‌های کارها محل انباشت هستند. فهرست‌های سنتی کارها اغلب به مجموعه‌ای طاقت‌فرسا از وظایف تبدیل می‌شوند که بسیاری از آن‌ها نمی‌توان فوراً انجام داد. دیدن فهرستی طولانی از موارد ناتمام باعث ناهماهنگی شناختی و اثر زیگارنیک می‌شود که دائماً شما را به کارهای انجام‌نشده یادآوری می‌کند و استرس ایجاد می‌کند. این فهرست‌ها برای مدیریت وظایف قابل اقدام ناکارآمدند.
روی زمان‌بندی تمرکز کنید. به جای فهرست کردن کارها، روی زمان انجام هر کار تمرکز کنید. هر مورد زمانی مناسب برای شروع، بررسی یا تکمیل دارد. هدف این است که کارها فقط در زمانی که می‌توانید واقعاً به آن‌ها رسیدگی کنید به آگاهی شما آورده شوند و سپس فوراً پردازش شوند.
صندوق ورودی شما به عنوان سیستم. از صندوق ورودی ایمیل خود به عنوان فهرستی پویا و کوتاه‌مدت برای اقدام استفاده کنید. ایمیل‌ها را یا فوراً انجام دهید، حذف کنید یا با استفاده از خدماتی مانند FollowUp.cc به تعویق بیندازید. این سیستم تضمین می‌کند صندوق ورودی شما پاک بماند و به عنوان فهرستی متمرکز از موارد نیازمند توجه فوری عمل کند و جایگزین فهرست کارهای سنتی و ایستا شود.
۵. بی‌وقفه واگذاری و خودکارسازی کنید: از دستیاران مجازی و فناوری بهره ببرید
معتقدم هر کسی باید در مقطعی با دستیار مجازی کار کند.
واگذاری به دیگران. بهترین استفاده از زمان شما صرف کارهایی است که فقط خودتان می‌توانید انجام دهید. هر چیز دیگری باید واگذار یا خودکار شود. همکاری با دستیار مجازی راهی عالی برای یادگیری واگذاری است که شما را مجبور می‌کند کارها را به گام‌های واضح و قابل تکرار تقسیم کنید و «دستورالعمل خودتان» را بسازید تا کمتر به یک فرد خاص وابسته باشید.
خودکارسازی کارهای تکراری. وقتی کار به گام‌های واضح بهینه شد، به دنبال راه‌هایی برای خودکارسازی آن با فناوری باشید. خدماتی مانند IFTTT (اگر این، آن) می‌توانند سرویس‌های وب مختلف را به هم متصل کنند تا بر اساس محرک‌ها به‌طور خودکار عمل کنند (مثلاً اگر مقاله‌ای را ستاره‌دار کنم، آن را توییت و در Evernote ذخیره کند). این کار تلاش دستی برای وظایف دیجیتال تکراری را حذف می‌کند.
برون‌سپاری کارهای فیزیکی و پیچیده. برای کارهای دنیای واقعی یا پروژه‌های تخصصی، به متخصصان واگذار کنید. TaskRabbit کارهای فیزیکی محلی را انجام می‌دهد و پلتفرم‌هایی مانند Elance شما را به متخصصان پروژه‌های پیچیده مانند طراحی یا تحقیق متصل می‌کنند. حتی می‌توان فرایند برون‌سپاری را با ابزارهای خودکارسازی برون‌سپاری کرد و جریان‌های کاری بسیار کارآمد و بدون دخالت ایجاد کرد.
۶. دنیای خود را سفارشی کنید: راه‌حل‌ها را متناسب با خود بسازید
این کار خودخواهی نیست؛ ارزش ملموسی در دریافت دقیق آنچه می‌خواهید و حذف آنچه نمی‌خواهید وجود دارد.
عمومی بودن بهینه نیست. محصولات و خدمات طراحی شده برای همه، اغلب برای هیچ‌کس به‌طور کامل مناسب نیستند. سفارشی‌سازی به شما امکان می‌دهد راه‌حل‌هایی بسازید که دقیقاً با نیازهای شما مطابقت دارند، زمان و پول صرفه‌جویی می‌کند و تجربه بهتری فراهم می‌آورد. این موضوع شامل اقلام فیزیکی، ابزارهای دیجیتال و حتی خدمات می‌شود.
محصولات و خدمات را متناسب کنید. به دنبال فرصت‌هایی برای سفارشی‌سازی چیزهایی باشید که مرتباً با آن‌ها سر و کار دارید. نمونه‌ها عبارتند از:
- بسته‌های ویتامین سفارشی (Vitamins on Demand)
- لباس‌های دوخت‌خورده (Indochino)
- اشیاء فیزیکی شخصی‌سازی شده (Ponoko, Shapeways)
اگر راه‌حل وجود ندارد، بسازید. اگر راه‌حل کامل وجود ندارد، اغلب می‌توانید به‌سادگی آن را بسازید. از پلتفرم‌هایی مانند Fiverr برای کارهای طراحی کوچک یا Elance برای توسعه‌های پیچیده‌تر استفاده کنید. ترکیب این خدمات می‌تواند نیاز منحصر به فرد شما را به محصول یا ابزار سفارشی تبدیل کند و گاهی حتی فرصت کسب‌وکار جدیدی ایجاد کند.
۷. برنامه‌ی خود را کنترل کنید: هفته کاری خود را انتخاب کنید
باید تعریف کنید هفته کاری چیست و سپس تصمیم بگیرید چقدر از زندگی‌تان را به آن اختصاص دهید.
دسترسی خود را تعریف کنید. «هفته کاری» شما لزوماً زمانی نیست که همه کارها را انجام می‌دهید، بلکه زمان‌هایی است که مشتریان، همکاران یا تماس‌های خارجی می‌توانند منطقی انتظار تعامل یا دریافت خدمات از شما را داشته باشند. با تعریف و محدود کردن آگاهانه این بازه، کنترل برنامه خود را بازمی‌یابید.
کارایی را به دیگران تحمیل کنید. هفته کاری کوتاه‌تر و مشخص دیگران را تشویق می‌کند تعاملات خود را با شما دسته‌بندی کنند و ارتباطاتشان کارآمدتر شود. همچنین از خستگی روزهای دوشنبه یا انتظار جمعه جلوگیری می‌کند. انتخاب روزهای وسط هفته می‌تواند به اجتناب از ترافیک اوج و بهره‌برداری از دوره‌های متمرکز دیگران کمک کند.
از ابزارها برای مدیریت دسترسی استفاده کنید. ابزارهایی مانند ScheduleOnce به دیگران اجازه می‌دهد فقط در زمان‌های تعیین شده شما وقت رزرو کنند و ایمیل‌های رفت و برگشت را حذف می‌کند. خدماتی مانند Right InBox به شما امکان می‌دهد ایمیل‌ها را در زمان مناسب بنویسید اما در هفته کاری تعریف شده ارسال کنید، ارتباطات را در محدوده شما نگه می‌دارد و در زمان «تعطیلی» ذهن شما را آزاد می‌کند.
۸. کارهای روزمره را حذف کنید: کارهای فیزیکی را برون‌سپاری کنید
نمی‌خواهم شما دیگر هرگز کارهای روزمره انجام دهید.
کارهای روزمره ناکارآمدند. انجام کارهای فیزیکی روزمره زمان زیادی می‌گیرد و به‌طور ذاتی بهینه‌سازی آن دشوار است. زمان سفر، انتظار، جستجو برای اقلام و خریدهای ناگهانی باعث می‌شود این کارها استفاده‌ی ضعیفی از زمان و انرژی ارزشمند شما باشند. هدف حذف کامل آن‌هاست.
خریدهای مکرر را خودکار کنید. برای اقلام غیر فاسد شدنی خانگی، از خدمات اشتراک مانند Amazon Subscribe and Save استفاده کنید. این خدمات تحویل منظم اقلام ضروری مانند لوازم بهداشتی، غذای حیوانات و مواد شوینده را خودکار می‌کنند، اغلب با تخفیف، و شما را از سفرهای خرید بی‌نیاز می‌کنند و اطمینان می‌دهند هیچ‌گاه کم نمی‌آورید.
باقی را برون‌سپاری کنید. برای کارهایی که نمی‌توان خودکار کرد، آن‌ها را به دیگران واگذار کنید. خدماتی مانند TaskRabbit شما را به افراد محلی متصل می‌کنند که می‌توانند کارهای فیزیکی مانند خرید مواد غذایی، تحویل کمک‌های خیریه یا برداشتن اقلام را انجام دهند. این امکان را به شما می‌دهد که روی فعالیت‌های با ارزش بالا تمرکز کنید و کارهای فیزیکی کم‌ارزش را به دیگران بسپارید.
۹. امور مالی خود را خودکار کنید: ردیابی، بهینه‌سازی، پس‌انداز
برای رسیدن به این اهداف، باید تصویر روشنی از وضعیت پول خود و جریان آن داشته باشید.
شفافیت مالی کسب کنید. مدیریت کارآمد امور مالی نیازمند درک درآمد، هزینه‌ها و سلامت کلی مالی است. تکیه بر ردیابی دستی یا صورت‌حساب‌های پراکنده زمان‌بر و مستعد خطا است. خودکارسازی کلید کسب نظارت آسان است.
ردیابی و تحلیل خودکار. از خدماتی مانند Mint.com یا InDinero (برای کسب‌وکار) استفاده کنید تا داده‌ها را به‌طور خودکار از همه حساب‌های شما (جاری، پس‌انداز، کارت اعتباری، سرمایه‌گذاری) جمع‌آوری کنند. این ابزارها هزینه‌ها را دسته‌بندی، بودجه‌ها را رصد و داشبوردهایی برای نمای کلی مالی فراهم می‌کنند. خدماتی مانند OneReceipt یا Slice رسیدهای الکترونیکی را به‌طور خودکار جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند.
هزینه‌ها و صورتحسابها را بهینه کنید. پس از داشتن داده‌های روشن، نقاط بهینه‌سازی را شناسایی کنید. از خدماتی مانند BillShrink برای تحلیل الگوهای هزینه (مثلاً تلفن همراه، خدمات عمومی، کارت اعتباری) استفاده کنید و جایگزین‌های ارزان‌تر بر اساس مصرف واقعی خود بیابید. صورتحسابها را با خدماتی مانند FileThis.com خودکار دریافت کنید که صورتحسابها را جمع‌آوری و در فضای ابری ذخیره می‌کند و آن‌ها را قابل جستجو و آسان برای اشتراک می‌سازد.
۱۰. سازماندهی با محدودیت‌ها: برای همه چیز حد و مرز تعیین کنید
همه چیز درباره تعیین محدودیت است.
محدودیت‌ها کارایی می‌آورند. سازماندهی فقط مرتب کردن نیست؛ بلکه تعیین مرزهایی است که از شلوغی و سردرگمی جلوگیری می‌کند. اعمال حداقل و حداکثر برای اقلام فیزیکی، اطلاعات دیجیتال و حتی تعهدات زمانی شما را مجبور به تصمیم‌گیری و حفظ نظم می‌کند.
محدودیت‌ها را گسترده اعمال کنید. حداکثر محدودیت‌هایی برای مواردی مانند:
- ایمیل‌های صندوق ورودی (مثلاً هرگز بیش از ۱۰ ایمیل)
- اقلام فیزیکی (مثلاً یک جعبه کوچک برای لوازم الکترونیکی)
- نرم‌افزارهای نصب شده روی کامپیوتر (مثلاً فقط برنامه‌های ضروری)
- زمان صرف شده برای فعالیت‌های کم‌ارزش (مثلاً شبکه‌های اجتماعی)
حداقل محدودیت‌ها برای ضروریات. همچنین حداقل‌هایی برای فعالیت‌های مهم تعیین کنید تا نادیده گرفته نشوند. این می‌تواند حداقل زمان تفریح، جلسات ورزشی در هفته یا وعده‌های غذایی سالم خانگی باشد. پایبندی به محدودیت‌ها به بهینه‌سازی و تصمیم‌گیری آگاهانه کمک می‌کند.
۱۱. دسته‌بندی برای کارایی: کارهای مشابه را گروه‌بندی کنید
دسته‌بندی یعنی «وارد حالت شدن» و کمینه کردن زمان انتقال.
تعویض زمینه را به حداقل برسانید. جابه‌جایی بین انواع مختلف کارها ذهنی خسته‌کننده و ناکارآمد است. دسته‌بندی یعنی گروه‌بندی کارهای مشابه و انجام همه‌ی آن‌ها به‌صورت یکجا، که به شما امکان می‌دهد در حالت جریان قرار بگیرید و زمان از دست رفته در انتقال بین حالت‌های مختلف تفکر یا عمل را کاهش دهید.
کارهای قابل دسته‌بندی را شناسایی کنید. به دنبال کارهایی باشید که بارها انجام می‌دهید و می‌توان آن‌ها را با هم انجام داد. نمونه‌ها عبارتند از:
- پردازش ایمیل (مثلاً فقط در زمان‌های مشخص)
- رسیدگی به کاغذبازی (مثلاً هفته‌ای یک بار)
- پخت و پز (مثلاً آماده‌سازی غذا برای هفته در یک روز)
- انجام کارهای روزمره (مثلاً ترکیب چند توقف)
آستانه‌ها یا برنامه‌ریزی تعیین کنید. برای جلوگیری از انباشت کارها و ایجاد فشار، برنامه‌ها یا آستانه‌های واضحی برای انجام کارهای دسته‌بندی شده تعیین کنید. مثلاً هر ساعت ایمیل‌ها را پردازش کنید یا همه کاغذبازی‌ها را هر جمعه صبح انجام دهید. استمرار کلید اثربخشی دسته‌بندی و جلوگیری از عقب‌ماندگی است.
۱۲. سلامت را پایه قرار دهید: اولویت دادن به تندرستی
تندرستی پایه‌ی همه چیز است.
سلامت کارایی را ممکن می‌سازد. هرچقدر سیستم‌های شما بهینه باشند، ظرفیت شخصی شما برای بهره‌وری و لذت محدود به سلامت جسمی و روانی است. استرس، خواب ناکافی و عادات ناسالم توانایی شما را
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب «کمتر انجام دهید، بیشتر زندگی کنید» با نظرات متفاوتی روبه‌رو شده و میانگین امتیاز آن ۳.۳۷ از ۵ است. برخی خوانندگان تمرکز کتاب بر برون‌سپاری و خودکارسازی را برای افزایش بهره‌وری مفید می‌دانند، در حالی که عده‌ای دیگر آن را برای افراد عادی غیرواقع‌بینانه می‌پندارند. این اثر به‌خاطر پیشنهادها و ابزارهای عملی‌اش مورد تحسین قرار گرفته، اما از سوی دیگر به‌دلیل قدیمی بودن محتوا و شباهت به تبلیغاتی برای وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌های مختلف مورد انتقاد است. خوانندگان به تأکید کتاب بر ساده‌سازی وظایف و بازپس‌گیری زمان ارزش می‌نهند، اما درباره عملی بودن برخی توصیه‌ها تردید دارند. کوتاهی کتاب و قالب خواندن سریع آن عموماً با دیدگاه مثبت مواجه شده است.
Similar Books
