Time Management for System Administrators

1. 시스템 관리에서 뛰어나기 위해 시간 관리를 마스터하라

모든 요청을 매번 기록하라.

외부 저장이 핵심이다. 시스템 관리자는 끊임없는 방해와 동시에 여러 프로젝트를 처리해야 하는 독특한 시간 관리 도전에 직면한다. 성공의 열쇠는 정보를 뇌에서 외부 저장 시스템으로 옮기는 것이다. 이렇게 하면 중요한 세부 사항을 잊어버릴 걱정 없이 현재 작업에 집중할 수 있다.

도구를 신뢰하라. 개인 디지털 비서(PDA)나 종이 기반의 조직자(PAA)와 같은 정보를 캡처하고 조직하는 신뢰할 수 있는 시스템을 개발하라. 요청, 약속, 작업을 일관되게 기록함으로써 문제 해결과 창의적 사고를 위한 정신적 여유를 확보할 수 있다. 이 실천은 또한 동료 및 고객과의 좋은 평판을 유지하는 데 중요한 후속 조치를 개선한다.

자신에게 맞는 접근 방식을 찾아라. 다양한 시간 관리 기법과 도구를 실험하여 특정 상황에 가장 적합한 것을 찾아라. 목표는 스트레스를 줄이고 생산성을 높이는 것이지 특정 시스템에 엄격히 따르는 것이 아니다. 책임과 작업 환경이 변화함에 따라 접근 방식을 기꺼이 조정하고 개선하라.

2. 효과적인 일일 계획 및 실행을 위한 "사이클" 구현

"조직자를 가져가야 할까?"라고 묻는다면, 대답은 "예"이다.

사이클 시스템 설명. 사이클은 할 일 목록, 일정, 캘린더의 세 가지 주요 구성 요소로 구성된 일일 계획 및 실행 시스템이다. 매일 아침 10분을 할애하여 캘린더를 검토하고, 우선순위가 매겨진 할 일 목록을 작성하고, 일정에 각 작업에 할당할 시간을 배정하라.

우선순위 설정 및 초과 관리. 작업을 A(오늘 반드시 해야 할 일), B(곧 해야 할 일), C(기다릴 수 있는 일)로 분류하라. 시간이 부족한 경우 다음과 같은 기법을 사용하라:

• 낮은 우선순위 작업을 다음 날로 이동
• 큰 작업을 더 작은 관리 가능한 조각으로 나누기
• 작업을 단축하거나 위임하기
• 우선순위 설정에 대해 상사에게 도움 요청

검토 및 조정. 매일 끝날 때 진행 상황을 검토하고 완료되지 않은 작업을 다음 날의 목록으로 이동하라. 이 과정은 아무 것도 빠뜨리지 않도록 보장하고 성취감을 가지고 퇴근할 수 있게 한다.

3. 방해를 최소화하고 최적의 생산성을 위해 집중 유지

멀티태스킹할 작업과 그렇지 않은 작업을 인식하라.

방해 차단막 만들기. 방해를 최소화하기 위한 전략을 구현하라, 예를 들어:

• 동료와 상호 방해 차단막 설정
• 집중 시간을 알리기 위해 사무실 문 닫기와 같은 시각적 신호 사용
• 집중 작업 시간 동안 이메일 알림 및 인스턴트 메시징 끄기

"위임, 기록, 또는 실행" 기법 연습. 방해를 받았을 때, 신속하게 다음 중 하나를 결정하라:

• 작업을 다른 사람에게 위임
• 나중에 실행할 요청을 기록
• 긴급하거나 2분 이내에 완료할 수 있는 작업은 즉시 실행

환경 최적화. 시각적 혼란을 제거하고, 소음 차단 헤드폰을 사용하고, 물리적 및 디지털 공간을 정리하여 집중을 유도하는 작업 공간을 만들라. 최고 생산성 시간을 식별하고 가장 중요한 또는 복잡한 작업을 그 시간에 일정에 배정하라.

4. 반복 작업을 간소화하고 정신적 에너지를 절약하기 위한 루틴 개발

루틴은 한 번 생각하고 여러 번 실행할 수 있는 방법을 제공한다.

루틴 기회를 식별하라. 정기적으로 수행하는 작업을 찾아 이를 처리하기 위한 표준화된 프로세스를 개발하라. 예를 들어:

• 상사나 팀과의 주간 상태 회의
• 일일 또는 주간 시스템 점검
• 일반적인 고객 요청에 대한 응답

습관과 만트라 만들기. 의사 결정을 안내하고 정신적 피로를 줄이기 위한 간단한 규칙이나 문구를 개발하라. 예를 들어:

• "조직자를 가져가야 할까?"라고 묻는다면, 대답은 "예"이다.
• "작은 작업은 나중보다 지금"이라는 문구로 미루기 쉬운 작은 작업을 처리

자동화할 수 있는 부분 자동화. 기술을 사용하여 반복 작업을 자동화하라, 예를 들어:

• 이메일 필터를 설정하여 수신 메시지를 정리
• 반복적인 시스템 관리 작업을 위한 스크립트 작성
• 반복적인 약속 및 알림을 관리하기 위한 일정 도구 사용

5. 영향과 고객 기대에 따라 작업 우선순위 설정

유혹을 저항하는 가장 쉬운 방법은 적절한 교육, 건전한 가치관, 그리고 목격자들이다.

고객 기대 이해. 다양한 유형의 작업이 다른 긴급성을 가지고 있음을 인식하라:

• 빠른 작업(예: 비밀번호 재설정)은 신속하게 처리해야 한다.
• "서둘러 기다리기" 작업(예: 장비 주문)은 신속하게 시작해야 한다.
• 장기 프로젝트는 더 유연하게 일정 조정 가능
• 중단은 즉각적인 주의가 필요하며 종종 모든 인력이 동원된다.

영향에 따라 우선순위 설정. 어떤 프로젝트에 집중할지 선택할 때 고려하라:

• 조직 목표와의 정렬
• 비즈니스에 긍정적인 영향을 미칠 가능성
• 단기 이익 대비 장기 혜택

긴급성과 중요성의 균형. 아이젠하워 매트릭스와 같은 기법을 사용하여 작업을 긴급성과 중요성에 따라 분류하라. 긴급하고 중요한 작업에 집중하면서 긴급하지도 중요하지도 않은 작업을 줄이거나 제거할 방법을 찾아라.

6. 상사를 관리하고 조직 목표와 일치시키기

이 경우 성공은 상사의 목표를 달성하는 것을 의미한다.

경력 목표를 소통하라. 장기적인 포부를 정기적으로 상사와 논의하여 상사가 당신의 야망을 이해하고 적절한 성장 기회를 제공할 수 있도록 하라.

상향 위임 연습. 상사의 권한이나 정치적 영향력이 필요한 상황에서 문제를 상사에게 적절히 전달하는 방법을 배우라.

상사의 목표를 이해하고 지원하라. 상사의 우선순위와 성과 지표에 대해 질문하는 주도권을 가져라. 상사의 성공에 기여할 수 있도록 자신의 작업을 조정하라. 이는 결국 자신의 경력 발전에도 도움이 된다.

강력한 업무 관계 구축. 개방적인 소통을 촉진하고, 신뢰성을 입증하며, 잠재적인 문제를 사전에 해결하라. 상사와 긍정적인 관계를 유지하면 더 나은 업무 할당, 신뢰 증가, 더 많은 기회로 이어질 수 있다.

7. 효율성을 높이기 위해 문서화 및 자동화 활용

단계를 문서화한 다음 자동화하라. 단계를 적을 수 없다면 자동화 방법을 결코 찾지 못할 것이다.

살아있는 문서화 생성. 두 가지 유형의 문서를 개발하고 유지하라:

1. 고객 대상 저장소: 정책, 절차 및 자가 도움 리소스
2. 내부 IT 저장소: 기술 문서, 연락처 정보 및 프로세스 가이드

위키와 같은 도구를 사용하여 팀원이 쉽게 접근하고 업데이트할 수 있도록 하라.

자동화 기회 식별. 다음 범주에 속하는 작업을 찾아라:

• 자주 수행되는 간단한 작업
• 한 번 수행되는 어려운 작업
• 자주 수행되는 어려운 작업(상업적 솔루션 또는 더 큰 개발 노력 고려)

자동화를 점진적으로 구현. 프로세스를 자동화할 때 다음 단계를 따르라:

1. 수동 프로세스를 문서화
2. 각 단계를 개별적으로 코딩
3. 단계를 결합하여 완전한 스크립트 또는 프로그램 작성
4. 전체 자동화 프로세스를 철저히 테스트

8. 스트레스 관리 및 일과 삶의 균형 연습

우리는 휴식을 잘하기 위해 열심히 일해야 한다.

스트레스 원인 식별. 시스템 관리자에게 흔한 스트레스 요인은 다음과 같다:

• 작업 과부하 느낌
• 여러 관리자에게서 상충되는 지시 받기
• 끊임없는 방해와 비상 상황 처리

스트레스 관리 기법 개발. 다음과 같은 방법을 탐구하라:

• 규칙적인 운동과 신체 활동
• 명상 또는 마음챙김 연습
• 일 외의 취미와 활동
• 필요할 때 동료나 전문가의 지원 받기

휴가 시간을 우선시하라. 정기적인 휴식과 휴가를 통해 재충전하고 장기적인 생산성을 유지하라. 휴가를 계획할 때:

• 철저한 문서화 준비 및 동료 교육
• 부재 중 비상 상황에 대한 명확한 경계 설정
• 팀이 당신 없이도 기능할 수 있는 능력을 테스트하기 위해 휴가 시간을 사용

9. 생산성 향상을 위한 이메일 관리 최적화

이메일 목록이 유용한지 확신이 서지 않으면 유용하지 않은 것이다.

이메일 분류 구현. 수신 이메일을 효율적으로 처리하기 위한 시스템을 개발하라:

• 필터링: 이메일 규칙을 사용하여 메시지를 적절한 폴더로 자동 정렬
• 읽지 않고 삭제: 저가치 이메일을 읽지 않고 삭제
• 읽고 처리: 각 이메일에 대해 삭제, 파일링, 회신, 위임 또는 즉시 실행 여부 결정

이메일 양 줄이기. 불필요한 이메일을 최소화하기 위한 조치를 취하라:

• 매달 하나의 메일링 리스트 구독 취소
• 빠른 질문이나 논의를 위해 대체 통신 방법 사용
• 지속적인 협업을 위해 프로젝트 관리 도구 사용 권장

이메일 경계 설정. 건강한 이메일 습관을 확립하라:

• 하루 종일 계속해서 이메일을 확인하는 대신 정해진 시간에 이메일 확인
• 바쁜 기간이나 휴가 중 기대치를 관리하기 위해 자동 응답기 사용
• 이메일과 다른 통신 채널의 적절한 사용에 대해 동료와 고객 교육

Last updated: August 29, 2024