Điểm chính
1. Ghi lại mọi thứ thu hút sự chú ý của bạn
Tâm trí của bạn là để có ý tưởng, không phải để giữ chúng.
Thu thập tất cả các vòng lặp mở. Tập hợp mọi nhiệm vụ, cam kết và ý tưởng đang chiếm không gian tinh thần của bạn. Điều này bao gồm các nghĩa vụ cá nhân và chuyên nghiệp, từ các dự án lớn đến các việc vặt nhỏ. Sử dụng các công cụ vật lý và kỹ thuật số như sổ tay, ứng dụng hoặc ghi chú giọng nói để ngoại hóa những suy nghĩ này.
Tạo thói quen thu thập. Thường xuyên làm trống tâm trí của bạn khỏi tất cả nội dung của nó. Thực hành này giảm căng thẳng và sự lộn xộn tinh thần, cho phép bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Bằng cách ghi lại mọi thứ, bạn giải phóng băng thông tinh thần và đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Tin tưởng vào quy trình. Ban đầu, điều này có thể cảm thấy quá tải khi bạn đối mặt với khối lượng cam kết của mình. Tuy nhiên, việc đưa mọi thứ ra khỏi đầu là bước đầu tiên để đạt được sự kiểm soát và rõ ràng. Hãy nhớ rằng, bạn không cam kết làm mọi thứ bạn ghi lại, chỉ là thừa nhận sự tồn tại của nó.
2. Làm rõ kết quả mong muốn và hành động tiếp theo cho mỗi mục
Bí quyết để tiến lên phía trước là bắt đầu. Bí quyết để bắt đầu là chia các nhiệm vụ phức tạp và áp đảo thành các nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được, và sau đó bắt đầu với cái đầu tiên.
Xác định kết quả rõ ràng. Đối với mỗi mục bạn đã ghi lại, xác định "hoàn thành" trông như thế nào. Sự rõ ràng này giúp não bạn tập trung vào việc đạt được kết quả mong muốn thay vì chỉ nghĩ về vấn đề.
Xác định hành động tiếp theo. Chia nhỏ mỗi kết quả thành các hành động cụ thể, vật lý. Hãy tự hỏi, "Hành động tiếp theo tôi cần làm để tiến lên là gì?" Bước này biến những ý tưởng mơ hồ thành các nhiệm vụ cụ thể, có thể thực hiện được.
Ví dụ về các hành động tiếp theo:
- Gọi cho John về thời gian dự án
- Soạn thảo dàn ý cho bài thuyết trình
- Nghiên cứu các tùy chọn chuyến bay cho chuyến đi sắp tới
3. Tổ chức các lời nhắc vào một hệ thống đáng tin cậy
Khả năng tạo ra sức mạnh của bạn tỷ lệ thuận với khả năng thư giãn của bạn.
Tạo một hệ thống tổ chức đáng tin cậy. Phát triển một cấu trúc cho phép bạn lưu trữ và truy xuất thông tin dễ dàng. Điều này có thể bao gồm các công cụ kỹ thuật số như ứng dụng quản lý nhiệm vụ hoặc các hệ thống vật lý như thư mục.
Phân loại theo ngữ cảnh. Nhóm các nhiệm vụ dựa trên nơi hoặc cách chúng có thể được hoàn thành. Các danh mục phổ biến bao gồm:
- @Máy tính
- @Điện thoại
- @Việc vặt
- @Nhà
- @Văn phòng
Duy trì các danh sách riêng biệt. Giữ các danh sách riêng biệt cho các loại mục khác nhau:
- Hành động tiếp theo: Các nhiệm vụ cụ thể, ngay lập tức
- Dự án: Các kết quả nhiều bước
- Đang chờ: Các mục được giao cho người khác
- Một ngày nào đó/Có thể: Các ý tưởng cho tương lai
4. Thường xuyên xem xét và cập nhật hệ thống của bạn
Hành động để có một cách cảm nhận tốt hơn dễ hơn là cảm nhận để có một cách hành động tốt hơn.
Thực hiện xem xét hàng tuần. Dành thời gian mỗi tuần để xem xét và cập nhật hệ thống của bạn. Thói quen này đảm bảo các danh sách của bạn luôn cập nhật và phù hợp.
Quy trình xem xét hàng tuần:
- Thu thập tất cả các giấy tờ và tài liệu lỏng lẻo
- Xử lý các ghi chú của bạn
- Xem lại dữ liệu lịch trước đó
- Xem lại lịch sắp tới
- Xem lại danh sách hành động
- Xem lại danh sách dự án
Duy trì quan điểm. Sử dụng thời gian này để đánh giá các cam kết của bạn ở các tầm nhìn khác nhau, từ các hành động cấp cơ sở đến các mục tiêu cuộc sống. Thực hành này giúp bạn duy trì sự liên kết với các mục tiêu rộng lớn hơn của mình trong khi quản lý các nhiệm vụ hàng ngày.
5. Hành động trên các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn
May mắn ảnh hưởng đến mọi thứ. Hãy luôn thả móc câu của bạn; trong dòng suối nơi bạn ít mong đợi nhất sẽ có một con cá.
Áp dụng quy tắc hai phút. Nếu một nhiệm vụ mất chưa đến hai phút, hãy làm ngay lập tức. Nguyên tắc này ngăn các nhiệm vụ nhỏ tích tụ và làm tắc nghẽn hệ thống của bạn.
Sử dụng mô hình bốn tiêu chí để chọn hành động:
- Ngữ cảnh: Bạn có thể làm gì với vị trí hiện tại và các công cụ sẵn có?
- Thời gian có sẵn: Bạn có bao nhiêu thời gian trước cam kết tiếp theo của mình?
- Năng lượng có sẵn: Bạn có mức năng lượng tinh thần và thể chất nào?
- Ưu tiên: Dựa trên các yếu tố trên, điều quan trọng nhất cần làm là gì?
Tin tưởng vào trực giác của bạn. Khi bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các cam kết và hành động tiếp theo của mình, hãy tin vào cảm giác của bạn khi quyết định làm gì. Tâm trí của bạn được giải phóng để đưa ra các lựa chọn trực quan khi nó không bị lộn xộn với các đầu vào chưa được xử lý.
6. Làm chủ nghệ thuật năng suất không căng thẳng
Có một điều chúng ta có thể làm, và những người hạnh phúc nhất là những người có thể làm điều đó đến mức tối đa của khả năng của họ. Chúng ta có thể hoàn toàn hiện diện. Chúng ta có thể ở đây. Chúng ta có thể... dồn hết sự chú ý vào cơ hội trước mắt.
Đạt được tâm trí như nước. Hướng tới trạng thái sẵn sàng và linh hoạt, như nước thích nghi với bất kỳ vật chứa nào. Tâm lý này cho phép bạn phản ứng phù hợp với bất cứ điều gì cuộc sống ném vào bạn, mà không phản ứng quá mức hoặc thiếu phản ứng.
Loại bỏ kéo tâm lý. Bằng cách ghi lại và làm rõ tất cả các cam kết của bạn, bạn loại bỏ căng thẳng tinh tế do các nhiệm vụ chưa hoàn thành và các nghĩa vụ không rõ ràng gây ra. Điều này giải phóng năng lượng tinh thần cho công việc tập trung và sáng tạo.
Thực hành suy nghĩ kết quả. Thường xuyên hình dung các kết quả thành công cho các dự án và mục tiêu của bạn. Thói quen này chuẩn bị cho não của bạn nhận ra các cơ hội và giải pháp phù hợp với kết quả mong muốn của bạn.
7. Biến đổi cách tiếp cận công việc và cuộc sống của bạn
Làm sao tôi biết mình nghĩ gì, cho đến khi tôi nghe thấy những gì tôi nói?
Chuyển từ quản lý thời gian sang quản lý sự tập trung. Thay vì cố gắng nhồi nhét nhiều hơn vào mỗi ngày, hãy tập trung vào việc hướng sự chú ý của bạn một cách hiệu quả. Cách tiếp cận này nhận ra rằng năng lượng và sự chú ý, không chỉ thời gian, là những nguồn tài nguyên quan trọng.
Chấp nhận tư duy "hành động tiếp theo". Rèn luyện bản thân và những người xung quanh bạn luôn xác định hành động vật lý, rõ ràng tiếp theo cần thiết để tiến lên. Thói quen này ngăn chặn sự trì hoãn và giữ cho các dự án tiếp tục tiến triển.
Nuôi dưỡng xu hướng hành động. Phát triển thói quen hành động ngay lập tức trên các nhiệm vụ nhỏ và đưa ra quyết định nhanh chóng về các bước tiếp theo cho các dự án lớn hơn. Cách tiếp cận chủ động này xây dựng động lực và sự tự tin.
Tạo một hệ thống đáng tin cậy với ít kháng cự. Thiết kế hệ thống tổ chức của bạn để đơn giản và thú vị đến mức bạn tự nhiên tương tác với nó. Càng dễ dàng để ghi lại, làm rõ và xem xét, bạn càng có khả năng duy trì hệ thống.
Cập nhật lần cuối:
FAQ
What's "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" about?
- Overview: "Getting Things Done" by David Allen is a guide to organizing tasks and commitments to achieve stress-free productivity. It introduces a system to manage work and life efficiently.
- Main Focus: The book emphasizes capturing all tasks and commitments in a trusted system outside the mind, clarifying actions, and organizing them for review and execution.
- Purpose: It aims to help individuals clear their minds of clutter and focus on completing tasks effectively, providing a structured approach to managing tasks, projects, and responsibilities.
- Target Audience: Ideal for anyone feeling overwhelmed by their workload, from executives to homemakers, offering practical advice to regain control and clarity.
Why should I read "Getting Things Done"?
- Improved Productivity: The book offers practical techniques to enhance productivity by organizing tasks and reducing stress, helping readers focus on what truly matters.
- Stress Reduction: By capturing tasks in a trusted system, it alleviates the mental burden of remembering tasks, leading to a calmer, more focused mind.
- Universal Applicability: The principles can be applied to both personal and professional life, making it a versatile resource for improving organizational skills.
What are the key takeaways of "Getting Things Done"?
- Capture Everything: Collect all tasks, ideas, and commitments in a reliable system to prevent mental clutter and allow for better focus.
- Clarify Actions: Define the next physical action required for each task to prevent procrastination and ensure steady progress.
- Regular Review: Consistent review of tasks and projects is crucial to maintaining control and focus, with a recommended weekly review to update and organize commitments.
How does the GTD system work?
- Five Stages: The GTD system consists of five stages: capture, clarify, organize, reflect, and engage, each designed to help manage tasks efficiently.
- Capture Everything: Collect all tasks, ideas, and commitments in a trusted system outside your head to free up mental space.
- Clarify and Organize: Determine the next action for each task and organize them into appropriate categories for review and execution.
What is the "mind like water" concept in "Getting Things Done"?
- Definition: "Mind like water" is a state of relaxed control where you respond appropriately to any situation without overreacting or underreacting.
- Achieving the State: By capturing, clarifying, and organizing tasks, you can achieve this state, allowing you to focus on the present moment and make better decisions.
- Benefits: This state leads to increased productivity, reduced stress, and a greater sense of well-being, as you are no longer burdened by mental clutter and unfinished tasks.
What is the "Natural Planning Model" in "Getting Things Done"?
- Five Phases: The Natural Planning Model consists of defining purpose and principles, outcome visioning, brainstorming, organizing, and identifying next actions.
- Purpose and Vision: Start by defining the purpose and envisioning the successful outcome of a project, providing direction and motivation.
- Brainstorming and Organizing: Generate ideas and organize them into a coherent plan, identifying the next actions required to move the project forward.
How can "Getting Things Done" help with procrastination?
- Next-Action Clarity: The book emphasizes defining the next physical action required for each task, reducing hesitation and encouraging progress.
- Breaking Tasks into Steps: Allen's method involves breaking down projects into manageable steps, making them less daunting and building momentum.
- Regular Review and Organization: Regular reviews help keep priorities clear and manageable, avoiding the last-minute rush that often results from procrastination.
How does the "two-minute rule" work in "Getting Things Done"?
- Definition of the Rule: If a task can be completed in two minutes or less, it should be done immediately to prevent small tasks from accumulating.
- Application in Daily Life: The rule can be applied to tasks like responding to emails or making quick phone calls, encouraging prompt action.
- Benefits of the Rule: It leads to a significant reduction in clutter and an increase in productivity by quickly clearing minor tasks.
What are some of the best quotes from "Getting Things Done" and what do they mean?
- "Your mind is for having ideas, not holding them." Emphasizes freeing the mind from remembering tasks to enhance creativity and problem-solving.
- "The art of resting the mind..." Highlights the value of achieving a clear mind, free from stress and mental clutter, to enhance productivity and well-being.
- "You can do anything, but not everything." Reminds to prioritize tasks and focus on what truly matters, rather than trying to do everything at once.
How can I implement the GTD system in my daily life?
- Start with Capturing: Begin by collecting all tasks, ideas, and commitments in a trusted system outside your head using tools like notebooks or digital apps.
- Clarify and Organize: Determine the next action for each task and organize them into appropriate categories for review and execution.
- Regular Review: Set aside time each week to review and update your system, ensuring it remains functional and up-to-date.
What tools and systems does "Getting Things Done" recommend for organization?
- In-Baskets and Filing Systems: Use physical or digital in-baskets to capture all incoming tasks and information, and maintain a well-organized filing system.
- Action Lists and Calendars: Maintain action lists categorized by context and use a calendar for time-specific tasks and appointments.
- Digital Tools: Apply GTD principles using modern digital tools like task management apps and digital calendars, integrating them into a cohesive system.
How can "Getting Things Done" be applied in a team or organizational setting?
- Shared Language and Practices: Adopt a shared language and practices for task management, improving communication and collaboration.
- Accountability and Clarity: Define next actions and outcomes clearly to enhance accountability and avoid misunderstandings within a team.
- Cultural Shift: Promote a focus on productivity and efficiency, reducing stress and improving task management for better results and a positive work environment.
Đánh giá
Hoàn Thành Công Việc nhận được nhiều đánh giá tích cực nhờ hệ thống năng suất thực tiễn của nó. Nhiều độc giả cho rằng cuốn sách này đã thay đổi cuộc sống của họ, ca ngợi các phương pháp tổ chức công việc, giải tỏa tâm trí và giảm căng thẳng. Sự nhấn mạnh của cuốn sách vào việc ghi lại ý tưởng, xử lý hộp thư đến và xác định các hành động tiếp theo đã gây ấn tượng mạnh với nhiều người. Một số người chỉ trích rằng cuốn sách tập trung quá nhiều vào môi trường doanh nghiệp và có những yếu tố lỗi thời, trong khi những người khác lại thấy nó quá dài và lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, nhìn chung, độc giả đánh giá cao những lời khuyên có thể thực hiện được và báo cáo rằng họ đã tăng hiệu quả và sự rõ ràng trong tâm trí sau khi áp dụng hệ thống GTD.
Similar Books
