重点摘要
1. 将所有任务和想法记录在一个可信的系统中
“你的大脑是用来产生想法的，不是用来储存它们的。”
减少认知负荷。 通过将所有任务、想法和承诺外化到一个可靠的系统中，你可以释放出更多的精神能量用于更具创造性和生产性的思考。这种做法有助于防止因试图记住一切而产生的压力，并减少忘记重要任务的风险。
全面捕捉。 实施一个捕捉系统，该系统应：
- 随时可访问（例如，笔记本、智能手机应用）
- 易于使用
- 可信赖并定期审查
这确保了任何潜在有价值的想法或任务不会被遗漏，让你可以专注于执行而不是回忆。
2. 澄清和组织接收到的信息
“你必须用你的大脑来摆脱你的大脑。”
决策框架。 在处理捕捉到的项目时，问自己：
- 这是什么？
- 它是否可操作？
- 下一步行动是什么？
- 它属于哪个项目？
组织结构。 创建明确的列表或类别：
- 下一步行动
- 项目
- 等待中
- 将来/可能
- 参考资料
这个澄清过程将模糊的想法转化为具体的、可操作的项目或适当归档的信息，减少了压迫感并提高了生产力。
3. 定期审查以保持对承诺的掌控
“每周审查是将你的大承诺与日常活动结合起来的关键成功因素。”
每周审查仪式。 每周留出时间来：
- 审查和更新所有行动列表
- 处理任何散落的纸张或笔记
- 审查即将到来的日历事件
- 评估正在进行的项目状态
保持系统完整性。 定期审查确保你的生产力系统保持最新和可信赖。这种做法帮助你保持与目标的一致性，调整优先级，并保持对承诺和进展的清晰概览。
4. 立即处理两分钟内的任务
“如果一个行动在两分钟内可以完成，那么在定义它的那一刻就应该完成。”
效率提升。 两分钟规则防止小任务占据你的待办事项列表，并减少跟踪众多小项目的负担。通过立即处理这些快速任务，你可以：
- 建立动力
- 清理精神空间
- 防止小任务变成大问题
决策门槛。 使用两分钟作为决策点：
- 如果在两分钟内完成，现在就做
- 如果需要更长时间，决定委派或推迟
5. 使用“下一步行动”技术推动项目进展
“你实际上并不是在做一个项目；你只能做与之相关的行动步骤。”
项目分解。 对于每个项目，明确定义：
- 期望的结果
- 推动其前进的下一步实际行动
克服惰性。 通过专注于具体的、可管理的下一步行动而不是压倒性的项目范围，你可以：
- 减少拖延
- 增加清晰度和动力
- 在复杂的任务上稳步前进
不断问自己“下一步行动是什么？”可以保持项目的进展，防止因不明确的下一步而停滞。
6. 实施“两分钟规则”快速完成任务
“如果你确定一个行动可以在两分钟内完成，你实际上应该在第一次注意到它时就完成它，因为组织和审查它所花的时间比第一次完成它的时间还要长。”
立即执行。 两分钟规则鼓励对小任务立即采取行动，从而：
- 提高生产力
- 减少精神负担
- 增强成就感
习惯养成。 一贯应用这一规则，培养快速决策和行动的习惯，这种习惯可以延续到更大的任务和项目中。
7. 创建“将来/可能”列表以记录未来的可能性
“保持一个持续的列表，记录你可能想在某个时候做但不是现在的事情是有用的。”
未来潜力。 将来/可能列表作为一个存储区，用于：
- 当前不可操作的想法
- 潜在的未来项目
- 长期目标或愿望
减少压力。 通过维护这个列表，你可以：
- 防止好想法被遗忘
- 减少试图立即行动的压力
- 定期审查和重新评估未来的可能性
定期审查和更新这个列表，以保持其与不断变化的目标和优先级一致。
8. 利用“等待中”列表跟踪委派的任务
“跟踪你在等待的事情是工作和生活中的重要部分。”
委派跟踪。 等待中列表帮助你：
- 监控你委派给他人的任务
- 跟进重要项目
- 确保没有任何事情被遗漏
责任工具。 定期审查这个列表可以让你：
- 与团队成员保持清晰的沟通
- 识别潜在的瓶颈
- 对停滞的任务采取及时行动
实施一个系统，记录你委派每个任务的时间以及预期的响应或完成时间。
9. 通过外部组织保持头脑清晰
“你的头脑是用来产生想法的，不是用来储存它们的。”
精神清晰。 通过将所有任务、承诺和想法外化，你可以：
- 减少精神压力和焦虑
- 提高专注力和注意力
- 增强创造性思维和问题解决能力
可信系统。 开发一个可靠的外部系统，包括：
- 一个捕捉工具（例如，笔记本、数字应用）
- 组织良好的列表（下一步行动、项目等）
- 定期审查过程
一致地使用这个系统，让你的头脑专注于当前任务，而不是试图记住和处理多个承诺。
10. 通过“每周审查”保持持续的生产力
“每周审查是收集和处理所有事务、审查系统、更新列表并保持清晰、明确和当前的时间。”
系统维护。 每周审查对于：
- 处理新输入
- 更新和审查所有列表
- 确保你的系统是最新和可信赖的
战略对齐。 利用这段时间来：
- 反思你的目标和优先级
- 根据变化的情况调整你的重点
- 计划即将到来的一周
一致地进行每周审查有助于保持动力，防止压迫感，并让你与更广泛的目标保持一致。
11. 应用“自然规划模型”进行有效的项目管理
“你的大脑通过五个步骤来完成几乎任何任务。”
五步过程。 自然规划模型遵循以下阶段：
- 定义目的和原则
- 结果愿景
- 头脑风暴
- 组织
- 确定下一步行动
增强项目清晰度。 通过有意识地应用这个模型，你可以：
- 更清晰地理解项目目标
- 产生更多创造性的解决方案
- 制定更有效的行动计划
将这种方法应用于个人和专业项目，以提高规划效率并增加成功的可能性。
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评论
《搞定》因其实用的生产力系统而受到大多数好评，尽管有些人认为它过时或过于详细。读者们欣赏其对捕捉任务、将其处理为可执行步骤并组织以高效执行的关注。许多人报告在实施GTD方法后压力减少和生产力提高。批评者认为这本书可以压缩，并且有些建议是针对高管的。总体而言，评论者认为核心概念有价值，即使他们不完全遵循整个系统。
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