نکات کلیدی
1. تسلط بر اکنون خود: غلبه بر فوریت و اولویت‌بندی مؤثر
"تسلط بر اکنون خود—نظریه و اجزای کلیدی سیستمی که این سیستم را هدایت می‌کند و سپس یک مرور مختصر از اجزای کلیدی سیستم."
مدل افق اکنون. این مفهوم کار شما را به‌صورت یک نوار نقاله تجسم می‌کند که وظایف از سمت راست نزدیک می‌شوند. افق اکنون، معمولاً حدود 10 روز آینده، مرز آنچه را که به‌راحتی می‌توانید ببینید، مشخص می‌کند. این مدل به شما کمک می‌کند تا وظایف را به‌طور مؤثر اولویت‌بندی کنید و آن‌ها را به چهار منطقه فوریت تقسیم کنید:
- اکنون بحرانی: وظایفی که باید امروز انجام شوند (اولویت بالا در Outlook)
- اکنون هدف: وظایف مهمی که باید پس از وظایف اکنون بحرانی بر روی آن‌ها تمرکز کنید
- اکنون فرصت: وظایفی که در صورت امکان باید انجام شوند (اولویت معمولی در Outlook)
- فراتر از افق: وظایفی که فراتر از افق اکنون هستند (اولویت پایین در Outlook)
با سازماندهی وظایف در این مناطق، می‌توانید بر آنچه واقعاً مهم است تمرکز کنید و کار خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنید. این رویکرد به جلوگیری از انباشت وظایف و کاهش استرس کمک می‌کند و اطمینان می‌دهد که در زمان مناسب بر روی کارهای درست کار می‌کنید.
2. پیکربندی Outlook برای مدیریت بهینه وظایف
"جستجوی فوری Outlook نام ابزار جستجو در Windows Outlook است. با این حال، شما نام جستجوی فوری را در هیچ‌کجا در Outlook نخواهید دید. بلکه، شما فقط یک جعبه جستجو در بالای هر پوشه خواهید دید (نگاه کنید به شکل 5.5)، و چند کنترل جستجو در نوار خواهید دید. همه این‌ها جستجوی فوری است. این یک ابزار قدرتمند است که باید یاد بگیرید به‌طور مؤثر از آن استفاده کنید."
سفارشی‌سازی تنظیمات Outlook. برای اجرای مؤثر سیستم MYN، Outlook را برای پشتیبانی از مدل افق اکنون پیکربندی کنید:
- گروه‌بندی وظایف بر اساس اولویت (بالا، معمولی، پایین)
- مرتب‌سازی وظایف بر اساس تاریخ شروع در هر گروه اولویت
- نمایش فقط وظایفی که تاریخ شروع آن‌ها امروز یا قبل از آن است
- نمایش ستون تاریخ شروع و سایر اطلاعات مربوط به وظایف
- فیلتر کردن وظایف تکمیل‌شده
این پیکربندی‌ها به شما کمک می‌کند تا بر آنچه اکنون مهم است تمرکز کنید و از غرق شدن در وظایف آینده جلوگیری کنید. علاوه بر این، یاد بگیرید که از ابزارهای جستجوی قدرتمند Outlook برای یافتن سریع اطلاعات در صورت نیاز استفاده کنید و زمان صرف‌شده برای سازماندهی و بایگانی دستی را کاهش دهید.
3. تبدیل ایمیل‌ها به وظایف برای کاهش شلوغی صندوق ورودی
"تبدیل ایمیل‌ها به وظایف در هسته سیستم MYN قرار دارد. اگر یک چیز را یاد بگیرید، باید این مهارت باشد."
فرآیند تبدیل ایمیل به وظیفه:
- شناسایی موارد عملی در ایمیل‌ها
- ایجاد یک وظیفه از ایمیل (کشیدن و رها کردن یا استفاده از Quick Steps)
- بازنویسی موضوع وظیفه برای بیان واضح عمل مورد نیاز
- تنظیم تاریخ شروع و اولویت مناسب
- انتقال ایمیل اصلی به پوشه ایمیل‌های پردازش‌شده
این تمرین به شما کمک می‌کند:
- صندوق ورودی خالی را حفظ کنید و استرس و فشار را کاهش دهید
- اطمینان حاصل کنید که اقدامات مهم در شلوغی ایمیل‌ها گم نمی‌شوند
- وظایف را به‌طور مؤثر اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید
- بر اقدام کردن تمرکز کنید نه فقط پردازش ایمیل‌ها
با تبدیل مداوم ایمیل‌ها به وظایف، کنترل بهتری بر کار خود خواهید داشت و بهره‌وری کلی خود را بهبود خواهید بخشید.
4. اجرای سیستم اولویت‌بندی FRESH
"سیستم اولویت‌بندی FRESH، که به‌طور پیش‌فرض به وظایف جدیدتر اولویت بالاتری می‌دهد و از تاریخ‌های شروع به‌جای تاریخ‌های سررسید برای راهنمایی تکمیل وظایف استفاده می‌کند."
FRESH: درخواست‌های تازه مرتب‌سازی بالاتری کسب می‌کنند. این رویکرد اذعان می‌کند که وظایف جدیدتر اغلب اولویت‌های فعلی را منعکس می‌کنند و انرژی بیشتری دارند. اصول کلیدی:
- استفاده از تاریخ‌های شروع به‌جای تاریخ‌های سررسید برای اکثر وظایف
- مرتب‌سازی وظایف بر اساس تاریخ شروع در گروه‌های اولویت
- اجازه دهید وظایف قدیمی به‌طور طبیعی در لیست پایین بیایند
- به‌طور منظم وظایف قدیمی که هنوز مهم هستند را بررسی و ارتقا دهید
مزایای اولویت‌بندی FRESH:
- لیست وظایف شما را به‌روز و مرتبط نگه می‌دارد
- احساس گناه مرتبط با وظایف قدیمی و ناتمام را کاهش می‌دهد
- اجازه می‌دهد تا وظایف به‌طور طبیعی با تغییر اولویت‌ها کاهش یابند
- تشویق به بررسی و اولویت‌بندی مجدد وظایف به‌طور منظم
با اجرای اولویت‌بندی FRESH، اطمینان حاصل می‌کنید که تمرکز شما بر روی وظایف جدیدتر و مهم‌تر باقی می‌ماند و در عین حال انعطاف‌پذیری در جریان کار خود را حفظ می‌کنید.
5. استفاده از قدرت اقدامات بعدی و وظایف پیگیری
"وظایفی که در لیست کارهای خود دارید را بررسی کنید و از خود بپرسید 'اقدام فیزیکی بعدی که باید برای انجام این وظیفه انجام دهم چیست؟'"
اقدامات بعدی. پروژه‌ها یا اهداف بزرگ‌تر را به مراحل خاص و قابل اقدام تقسیم کنید:
- وظایف را به‌صورت اقدامات واضح و مبتنی بر فعل بنویسید (مثلاً "تماس با فرد برای تاریخ جلسه")
- بر روی گام بعدی فوری تمرکز کنید، نه کل پروژه
- از پسوند "...بیشتر" برای وظایف چندمرحله‌ای استفاده کنید
وظایف پیگیری. وظایفی برای بررسی کارهای محول‌شده یا درخواست‌های مهم ایجاد کنید:
- تاریخ شروع آینده برای پیگیری تنظیم کنید
- موضوع وظیفه را با "پ:" شروع کنید (مثلاً "پ: بررسی با سارا در مورد پیشرفت گزارش")
- جزئیات درخواست اصلی را در یادداشت‌های وظیفه بگنجانید
با تمرکز بر اقدامات بعدی و اجرای وظایف پیگیری، حرکت در پروژه‌ها را حفظ خواهید کرد، اطمینان حاصل می‌کنید که کارهای محول‌شده تکمیل می‌شوند و لیست وظایف شما قابل اقدام و به‌روز باقی می‌ماند.
6. استفاده از دسته‌بندی‌های Outlook برای بایگانی کارآمد ایمیل
"برچسب‌گذاری ایمیل با دسته‌بندی‌های Outlook و فعال‌سازی نمایی که ایمیل شما را بر اساس دسته‌بندی نشان می‌دهد."
سیستم بایگانی مبتنی بر دسته‌بندی:
- مجموعه محدودی از دسته‌بندی‌های معنادار ایجاد کنید
- هنگام پردازش ایمیل‌ها، دسته‌بندی‌ها را به آن‌ها اختصاص دهید
- ایمیل‌های دسته‌بندی‌شده را به یک پوشه "ایمیل‌های پردازش‌شده" منتقل کنید
- از نمای دسته‌بندی یا پوشه‌های جستجو برای یافتن ایمیل‌ها بعداً استفاده کنید
مزایای بایگانی مبتنی بر دسته‌بندی:
- بایگانی سریع‌تر نسبت به استفاده از پوشه‌های متعدد
- امکان اختصاص چندین دسته‌بندی به یک ایمیل
- اسکن و گروه‌بندی بصری آسان‌تر ایمیل‌های مرتبط
- فرآیند بایگانی ساده‌تر
نکات برای استفاده مؤثر از دسته‌بندی:
- لیست دسته‌بندی خود را کوتاه و متمرکز نگه دارید
- از دسته‌بندی "هیچ‌کدام" برای ایمیل‌هایی که در جای دیگری نمی‌گنجند استفاده کنید
- در نظر بگیرید که از قوانین برای دسته‌بندی خودکار ایمیل‌های ورودی استفاده کنید
- به‌طور منظم سیستم دسته‌بندی خود را بررسی و به‌روزرسانی کنید
با اتخاذ یک سیستم بایگانی مبتنی بر دسته‌بندی، زمان کمتری را صرف سازماندهی ایمیل‌ها خواهید کرد و زمان بیشتری را به کارهای تولیدی اختصاص خواهید داد.
7. اعمال تعویق‌های استراتژیک برای حفظ لیست وظایف قابل مدیریت
"تعویق استراتژیک MYN—انداختن وظایف با اولویت پایین به فراتر از افق اکنون و برنامه‌ریزی بررسی‌ها بر روی آن‌ها. این کار لیست وظایف اکنون شما را در اندازه معقولی نگه می‌دارد."
تکنیک‌های تعویق استراتژیک:
- تعویق برای انجام: برنامه‌ریزی وظایف با تاریخ‌های آینده برای تاریخ‌های خاص
- تعویق برای بررسی: انتقال وظایف با اولویت پایین به منطقه فراتر از افق
مراحل اجرا:
- به‌طور منظم لیست وظایف اکنون خود را بررسی کنید
- وظایفی که می‌توانند به تعویق بیفتند را شناسایی کنید
- برای تعویق برای انجام، تاریخ شروع آینده تنظیم کنید
- برای تعویق برای بررسی، به اولویت پایین منتقل کنید و بررسی‌های دوره‌ای برنامه‌ریزی کنید
مزایای تعویق‌های استراتژیک:
- حفظ لیست وظایف اکنون متمرکز و قابل مدیریت
- کاهش فشار و خستگی تصمیم‌گیری
- اطمینان از فراموش نشدن وظایف با اولویت پایین
- اجازه برای ارزیابی مجدد دوره‌ای اهمیت وظایف
با تعویق استراتژیک وظایف، کنترل بر کار خود را حفظ می‌کنید و اطمینان حاصل می‌کنید که همه وظایف در زمان مناسب توجه مناسب را دریافت می‌کنند.
آخرین به‌روزرسانی::
نقد و بررسی
کتاب کنترل کامل روز کاری با استفاده از مایکروسافت اوت‌لوک عمدتاً نظرات مثبتی دریافت کرده است و خوانندگان از کارایی آن در مدیریت ایمیل‌ها و وظایف خود تمجید می‌کنند. بسیاری از آن‌ها ادعا می‌کنند که این کتاب به‌طور قابل توجهی بهره‌وری آن‌ها را افزایش داده و استرس‌های مرتبط با کار را کاهش داده است. این سیستم به‌عنوان روشی عملی، آسان برای پیاده‌سازی و تغییر دهنده زندگی برای افرادی که تحت فشار صندوق ورودی خود هستند، توصیف شده است. برخی انتقادات شامل طولانی بودن کتاب، توضیحات گاه‌به‌گاه خسته‌کننده و تمرکز آن بر نسخه دسکتاپ اوت‌لوک است. به‌طور کلی، خوانندگان از رویکرد بدون احساس گناه در مدیریت وظایف و توانایی دستیابی به "صندوق ورودی صفر" با استفاده از روش‌های نویسنده قدردانی می‌کنند.
Similar Books
