HBR Guide to Better Business Writing

1. 명확하고 간결하며 설득력 있는 비즈니스 글쓰기

명확하고 설득력 있게 글을 쓰는 것은 마법도 운도 필요하지 않습니다. 유전적인 재능도 아닙니다. 이는 확실히 기술이며, 이 가이드의 실용적인 조언을 통해 개발할 수 있습니다.

글쓰기와 편집을 분리하세요. 비즈니스 글쓰기를 개선하려면 글쓰기와 편집이라는 두 가지 별개의 과정을 집중하세요. 글을 쓸 때는 속도와 생산성에 중점을 두세요. 인위적이라도 스스로에게 엄격한 기한을 설정하여 빠른 아이디어 생성을 강요하세요. 첫 번째 초안에서 완벽함을 걱정하지 말고, 문제 있는 부분을 나중에 수정할 수 있도록 표시하세요.

전략적으로 수정하세요. 편집 단계에서는 체계적인 접근 방식을 취하세요:

• 맞춤법 검사기와 문법 도구를 사용하세요
• 자주 저지르는 실수를 찾아보세요
• 어색한 표현을 잡기 위해 글을 소리 내어 읽어보세요
• 새로운 관점을 위해 문서를 인쇄해보세요

이 과정을 분리함으로써 아이디어를 빠르게 생성하고 효과적으로 다듬을 수 있는 자신감을 키울 수 있으며, 더 효율적이고 설득력 있는 비즈니스 글쓰기를 할 수 있습니다.

2. 독자의 필요와 기대를 충족시켜 독자를 사로잡으세요

비즈니스 독자는 콘텐츠 중심적이며, 시간에 쫓기고, 해결책을 찾고 있습니다.

독자를 이해하세요. 비즈니스 독자는 관련성, 유용성, 효율성을 우선시합니다. 그들의 관심을 끌기 위해:

• 왜 그들이 당신의 문서를 읽어야 하는지 명확히 설명하세요
• 주요 포인트를 상단에 강조하세요
• 쉽게 이해할 수 있도록 논리적으로 콘텐츠를 구성하세요

도입부를 구조화하세요. Barbara Minto의 피라미드 원칙을 사용하여 효과적인 도입부를 작성하세요:

1. 상황: 현재 비즈니스 상황을 간략히 설명하세요
2. 문제: 문제나 도전을 식별하세요
3. 질문: 중심 질문을 제기하세요 (명시적이든 암시적이든)
4. 답변: 해결책이나 권장 사항을 제공하세요

이 구조는 독자를 빠르게 안내하고 커뮤니케이션의 가치를 보여주어 그들이 나머지 콘텐츠에 참여할 가능성을 높입니다.

3. 제안을 판매하기 위한 설득력 있는 요약본 작성

요약본은 비즈니스 사례를 제시합니다.

결과에 집중하세요. 효과적인 요약본은 다음을 포함해야 합니다:

• 고객의 필요를 명확히 이해하고 있음을 보여주세요
• 당신의 해결책의 ROI나 측정 가능한 영향을 강조하세요
• 간결하면서도 포괄적이어야 합니다 (25페이지 제안서의 경우 1-2페이지)

영향을 주는 구조. 요약본을 다음과 같이 구성하세요:

1. 필요나 문제를 설정하세요
2. 해결책을 추천하고 그 가치를 설명하세요
3. 당신의 회사나 접근 방식을 차별화하세요

가독성을 높이기 위해 불릿 포인트와 제목 같은 형식 기법을 사용하세요. 고객 중심의 초점을 유지하기 위해 고객의 이름을 당신의 회사 이름보다 더 자주 언급하세요.

4. 눈에 띄는 고객 중심의 제안서 작성

좋은 제안서는 잠재 고객의 필요를 구체적으로 다룹니다. 나쁜 제안서는 당신의 자격만을 논의합니다.

고객의 관점을 채택하세요. 승리하는 제안서를 작성하려면:

• 고객의 필요와 결정 기준을 이해하기 위해 철저히 조사하세요
• 가능하다면 잠재 고객과의 회의를 통해 기대치를 명확히 하세요
• 상투적인 언어를 피하고 콘텐츠를 개인화하세요
• 일반적인 능력보다는 구체적인 혜택과 가치를 강조하세요

체계적인 프로세스를 따르세요. 제안서 작성에 체계적인 접근 방식을 구현하세요:

1. 철저한 조사와 분석을 수행하세요
2. 팀원에게 책임과 기한을 명확히 할당하세요
3. 명확하고 정밀하게 작성하고, 증거로 주장을 뒷받침하세요
4. 복잡한 프로세스나 비교를 설명하기 위해 그래픽을 사용하세요
5. 가장 관련성 있는 정보에 집중하여 제안서를 간결하게 유지하세요

제안서는 종종 글쓰기의 효과에 따라 평가되므로, 문서 전체에서 스타일과 명확성에 주의하세요.

5. 읽히고 실행되는 효과적인 이메일 작성

제목은 수신자가 확실히 읽을 유일한 것입니다.

매력적인 제목 작성. 제목을 구체적이고 행동 지향적으로 만드세요. 예를 들어, "프로젝트 업데이트" 대신 "검토를 위한 수정된 계약서"를 사용하세요.

가독성을 위한 구조. 이메일 효과를 높이기 위해:

• 주제에 집중하세요: 이메일당 한 가지 주요 포인트에 집중하세요
• 맥락을 제공하세요: 독자가 메시지의 중요성을 이해할 수 있도록 하세요
• 간결하게 작성하세요: 특히 모바일 독자를 위해 메시지를 짧게 유지하세요
• 형식을 사용하세요: 굵은 제목, 불릿 포인트, 번호 매기기를 사용하세요
• 언어와 문화적 차이에 민감하세요

올바른 톤 설정. 청중과 상황에 맞게 글쓰기 스타일을 조정하세요. 지나치게 형식적인 언어는 고압적으로 들릴 수 있으므로 피하고, 너무 캐주얼한 언어는 비전문적으로 보일 수 있으므로 주의하세요.

6. 비즈니스 커뮤니케이션에서 적절한 톤 유지

당신의 톤은 독자가 메시지에 끌리거나 거부감을 느끼게 할 수 있으며, 당신과 함께 웃거나 당신을 비웃게 할 수 있습니다.

에너지와 형식성의 균형. 톤을 결정할 때 두 가지 주요 요소를 고려하세요:

1. 에너지 수준: 메시지가 얼마나 "뜨겁거나" "차가워야" 하나요?
2. 형식성의 정도: 언어가 얼마나 캐주얼하거나 형식적이어야 하나요?

적절한 균형은 청중, 상황, 회사 문화에 따라 다릅니다. 예를 들어:

• 스타트업은 더 비공식적이고 에너지가 넘치는 언어를 사용할 수 있습니다
• 전통적인 기업은 더 차분하고 형식적인 톤을 선호할 수 있습니다

테스트하고 개선하세요. 신뢰할 수 있는 동료에게 글을 검토하고 톤에 대한 피드백을 요청하세요. 이는 의도하지 않은 해석을 피하고 메시지가 의도한 청중에게 공감을 얻도록 도와줍니다.

7. 의미나 영향을 잃지 않고 글을 간결하게 다듬기

문법 규칙에 대한 지식을 과시할 필요는 없습니다. 다루기 쉬운 단어와 구를 선택하세요.

구조 단순화. 의미를 희생하지 않고 길이를 줄이려면:

• 불필요한 도입부와 배경 정보를 삭제하세요
• 일반성보다는 구체적인 사항에 집중하세요
• 정보를 효율적으로 전달하기 위해 형식(제목, 표, 다이어그램)을 사용하세요

결합하고 삭제하세요. 문장을 합치고 중복을 제거할 기회를 찾으세요. 예를 들어:

• 원본: "이 프레젠테이션은 아웃소싱의 이점을 검토합니다. 고객 서비스, 이행 및 기타 지원 기능과 같은 비핵심 프로세스를 아웃소싱하여 간접비를 줄이는 것이 제 추천입니다."
• 수정본: "고객 서비스 및 이행과 같은 비핵심 지원 기능을 아웃소싱하여 간접비를 줄여야 합니다."

톤 낮추기. 덜 형식적인 톤을 채택하면 더 짧고 명확한 글쓰기가 가능합니다. 축약형을 사용하고 "당신"과 같은 개인 대명사를 사용하여 독자에게 직접 말하는 것을 고려하세요.

8. 더 효율적인 글쓰기를 위한 복잡한 문법 규칙 단순화

나쁜 글쓰기는 독자에게 나쁜 메시지를 전달하지만, 모든 복잡한 문법과 사용법을 다루기에는 시간이 부족합니다.

문법의 수렁을 피하세요. 복잡한 문법 규칙과 씨름하는 대신, 잠재적인 문제를 피하기 위해 문장을 다시 작성하세요. 예를 들어:

• "그녀"와 "그녀의" 사이에서 고민하는 대신, 그 사람의 이름을 사용하세요
• 까다로운 주어-동사 일치 문제를 피하기 위해 문장을 다시 작성하세요
• "데이터"와 같은 복수형에 대해 확신이 서지 않을 때는 문장을 다시 작성하세요

명확성에 집중하세요. 문법적 전문성을 과시하기보다는 명확한 커뮤니케이션을 우선시하세요. 규칙에 대해 확신이 서지 않는 경우:

• 더 간단한 구조를 사용하여 문장을 다시 작성하세요
• 다루기 쉬운 단어와 구를 선택하세요
• 능동태를 사용하여 명확성을 높이고 장황함을 줄이세요

문법에 대한 접근 방식을 단순화함으로써, 기술적 세부 사항에 얽매이지 않고 메시지를 효과적으로 전달하는 데 집중할 수 있습니다.

Last updated: August 30, 2024