重点摘要
1. 打造清晰、简洁且有说服力的商业写作
写作清晰且有说服力既不需要魔法也不需要运气，更不是天生的才能。这是一项技能，但你可以通过本指南中的实用建议来培养。
分开写作和编辑。 为了提高你的商业写作，专注于两个不同的过程：写作和编辑。在写作时，追求速度和生产力。为自己设定紧迫的截止日期，即使是人为的，以促使快速生成想法。不要在第一稿中追求完美，而是标记出问题区域以便后续修改。
战略性地修订。 在编辑阶段，采取系统的方法：
- 使用拼写检查和语法工具
- 搜索你常犯的错误
- 大声朗读你的作品以捕捉尴尬的措辞
- 考虑打印你的文档以获得新的视角
通过分开这些过程，你将建立起快速生成想法和有效修订的信心，从而提高商业写作的效率和说服力。
2. 通过满足读者的需求和期望赢得他们
商业读者注重内容，时间紧迫，并在寻找解决方案。
了解你的读者。 商业读者优先考虑相关性、实用性和效率。为了吸引他们的注意：
- 以明确的陈述开始，说明他们为什么要阅读你的文档
- 在顶部突出关键点
- 逻辑地组织内容以便于理解
结构化你的介绍。 使用Barbara Minto的金字塔原理来撰写有效的介绍：
- 情况：简要描述当前的商业背景
- 复杂性：确定问题或挑战
- 问题：提出核心问题（明确或隐含）
- 答案：提供你的解决方案或建议
这种结构能迅速使读者了解情况并展示你的沟通价值，从而增加他们继续阅读的可能性。
3. 创建引人注目的执行摘要以推销你的提案
执行摘要阐明了商业案例。
关注结果。 有效的执行摘要应：
- 展示对客户需求的清晰理解
- 突出你的解决方案的投资回报或可衡量的影响
- 简洁但全面（25页提案的执行摘要应为1-2页）
结构化以产生影响。 组织你的执行摘要以：
- 确立需求或问题
- 推荐解决方案并解释其价值
- 区分你的公司或方法
使用项目符号和标题等格式技巧来提高可读性。记住要比提到自己公司的名字更多地提到客户的名字，以保持以客户为中心的焦点。
4. 开发以客户为中心的提案，使其脱颖而出
一个好的提案具体解决潜在客户的需求。一个差的提案只讨论你的资历。
采用客户的视角。 为了创建成功的提案：
- 彻底研究以了解客户的需求和决策标准
- 通过潜在客户会议明确期望
- 个性化内容，避免模板化语言
- 强调具体的利益和价值而非一般能力
遵循有纪律的过程。 实施系统的方法来撰写提案：
- 进行彻底的研究和分析
- 明确分配团队成员的责任和截止日期
- 用清晰和精确的语言撰写，支持声明有证据
- 使用图形解释复杂的过程或比较
- 保持提案简洁，关注最相关的信息
记住，提案往往是根据写作本身的有效性来评判的，因此在整个文档中注意风格和清晰度。
5. 撰写有效的电子邮件，使其被阅读和采取行动
主题行是你确定收件人会阅读的唯一内容。
撰写引人注目的主题行。 使你的主题行具体且以行动为导向。例如，使用“供您审阅的修订合同”而不是“项目更新”。
结构化以提高可读性。 为了提高电子邮件的有效性：
- 保持主题：每封邮件只关注一个主要点
- 提供背景：确保读者理解你的信息的重要性
- 简洁：保持信息简短，特别是针对移动读者
- 使用格式：使用加粗标题、项目符号和编号列表
- 注意语言和文化差异
设定正确的语气。 根据你的受众和情况调整你的写作风格。避免过于正式的语言，因为它可能听起来居高临下，但也要谨慎使用可能被视为不专业的随意语言。
6. 在商业沟通中把握正确的语气
你的语气决定了读者是被你的信息吸引还是被拒绝，是与你一起笑还是嘲笑你。
平衡能量和正式性。 在确定语气时考虑两个关键因素：
- 能量水平：你的信息应该有多“热”或多“冷”？
- 正式程度：你的语言应该有多随意或多正式？
正确的平衡取决于你的受众、情况和公司文化。例如：
- 初创公司可能会使用更随意、充满活力的语言
- 传统公司可能更喜欢冷静、更正式的语气
测试和改进。 请可信赖的同事审阅你的写作并提供语气方面的反馈。这可以帮助你避免意外的解释，并确保你的信息与预期受众产生共鸣。
7. 精简你的写作而不失去意义或影响
你不必展示你对语法规则的了解。只需选择更易处理的词语和短语。
简化结构。 在不牺牲意义的情况下减少长度：
- 删去不必要的介绍和背景信息
- 关注具体而非笼统
- 使用格式（标题、表格、图表）高效传达信息
合并和删减。 寻找合并句子和消除冗余的机会。例如：
- 原文：“本演示文稿探讨了外包的好处。我建议我们通过外包客户服务、履行和其他支持功能等非核心流程来减少开销。”
- 修订：“我们应通过外包客户服务和履行等非核心支持功能来减少开销。”
降低语气。 采用较不正式的语气可以使写作更简短、更清晰。考虑使用缩写和直接与受众对话的个人代词如“你”。
8. 简化复杂的语法规则以提高写作效率
糟糕的写作会向读者传递不好的信息，但你没有时间与所有复杂的语法和用法作斗争。
避免语法困境。 与其纠结于复杂的语法规则，不如重写句子以避开潜在问题。例如：
- 与其在“她”和“她的”之间争论，不如使用这个人的名字
- 重写句子以避免棘手的主谓一致问题
- 当不确定诸如“数据”等复数形式时，重写句子
关注清晰度。 优先考虑清晰的沟通而不是展示语法专业知识。如果你不确定某个规则：
- 使用更简单的结构重写句子
- 选择更易处理的词语和短语
- 使用主动语态以提高清晰度并减少冗长
通过简化你的语法方法，你可以更自信和高效地写作，专注于有效传达信息而不是陷入技术细节。
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评论
《哈佛商业评论指南：提升商务写作》因其简明实用的建议而广受好评，帮助读者提高商务写作技能。读者们赞赏书中清晰的示例、可操作的技巧以及对简洁和清晰的关注。许多人认为这本书对初学者和有经验的写作者都很有用，称赞其直截了当的方法和对常见商务写作任务的相关性。尽管有些人批评它过于基础或重复，但大多数人一致认为这是提升职业环境中沟通能力的宝贵资源。
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