HBR Guide to Better Business Writing

1. Klare, prägnante und überzeugende Geschäftstexte verfassen

Klar und überzeugend zu schreiben erfordert weder Magie noch Glück. Es ist auch kein genetisches Geschenk. Es ist eine Fähigkeit, die Sie mit Hilfe der praktischen Ratschläge in diesem Leitfaden entwickeln können.

Schreiben und Bearbeiten trennen. Um Ihre Geschäftstexte zu verbessern, konzentrieren Sie sich auf zwei unterschiedliche Prozesse: Schreiben und Bearbeiten. Beim Schreiben sollten Sie auf Geschwindigkeit und Produktivität achten. Setzen Sie sich enge Fristen, auch wenn sie künstlich sind, um eine schnelle Ideenfindung zu erzwingen. Machen Sie sich keine Sorgen um Perfektion im ersten Entwurf; markieren Sie stattdessen problematische Bereiche für eine spätere Überarbeitung.

Strategisch überarbeiten. Während der Bearbeitungsphase gehen Sie systematisch vor:

• Verwenden Sie Rechtschreib- und Grammatikprüfungen
• Suchen Sie nach häufigen Fehlern, die Sie machen
• Lesen Sie Ihre Arbeit laut vor, um holprige Formulierungen zu erkennen
• Drucken Sie Ihr Dokument aus, um eine frische Perspektive zu erhalten

Durch die Trennung dieser Prozesse gewinnen Sie Vertrauen in Ihre Fähigkeit, schnell Ideen zu generieren und sie effektiv zu verfeinern, was zu effizienteren und überzeugenderen Geschäftstexten führt.

2. Leser gewinnen, indem Sie ihre Bedürfnisse und Erwartungen ansprechen

Geschäftliche Leser sind inhaltsgetrieben, zeitlich unter Druck und auf der Suche nach Lösungen.

Verstehen Sie Ihr Publikum. Geschäftliche Leser priorisieren Relevanz, Nutzen und Effizienz. Um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen:

• Beginnen Sie mit einer klaren Aussage, warum sie Ihr Dokument lesen sollten
• Heben Sie die wichtigsten Punkte am Anfang hervor
• Organisieren Sie den Inhalt logisch für eine einfache Verständlichkeit

Strukturieren Sie Ihre Einleitung. Verwenden Sie das Pyramid Principle von Barbara Minto, um effektive Einleitungen zu gestalten:

1. Situation: Beschreiben Sie kurz den aktuellen Geschäftskontext
2. Komplikation: Identifizieren Sie das Problem oder die Herausforderung
3. Frage: Stellen Sie die zentrale Frage (explizit oder implizit)
4. Antwort: Geben Sie Ihre Lösung oder Empfehlung

Diese Struktur orientiert die Leser schnell und zeigt den Wert Ihrer Kommunikation, wodurch die Wahrscheinlichkeit steigt, dass sie sich mit dem Rest Ihres Inhalts beschäftigen.

3. Überzeugende Executive Summaries erstellen, um Ihre Vorschläge zu verkaufen

Die Executive Summary legt den Geschäftsvorfall dar.

Fokus auf Ergebnisse. Eine effektive Executive Summary sollte:

• Ein klares Verständnis der Bedürfnisse des Kunden demonstrieren
• Den ROI oder messbare Auswirkungen Ihrer Lösung hervorheben
• Prägnant, aber umfassend sein (1-2 Seiten für einen 25-seitigen Vorschlag)

Struktur für Wirkung. Organisieren Sie Ihre Executive Summary so:

1. Bedarf oder Problem feststellen
2. Eine Lösung empfehlen und deren Wert erklären
3. Ihr Unternehmen oder Ihren Ansatz differenzieren

Verwenden Sie Formatierungstechniken wie Aufzählungspunkte und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Erwähnen Sie den Namen des Kunden häufiger als den Ihres eigenen Unternehmens, um den kundenorientierten Fokus beizubehalten.

4. Kundenorientierte Vorschläge entwickeln, die herausstechen

Ein guter Vorschlag geht spezifisch auf die Bedürfnisse eines Interessenten ein. Ein schlechter Vorschlag spricht nur über Ihre Qualifikationen.

Übernehmen Sie die Perspektive des Kunden. Um gewinnende Vorschläge zu erstellen:

• Recherchieren Sie gründlich, um die Bedürfnisse und Entscheidungskriterien des Kunden zu verstehen
• Klären Sie Erwartungen durch Treffen mit Interessenten, wann immer möglich
• Personalisieren Sie den Inhalt und vermeiden Sie Standardformulierungen
• Betonen Sie spezifische Vorteile und Werte über allgemeine Fähigkeiten

Folgen Sie einem disziplinierten Prozess. Implementieren Sie einen systematischen Ansatz für das Schreiben von Vorschlägen:

1. Führen Sie gründliche Recherchen und Analysen durch
2. Weisen Sie Teammitgliedern klar Verantwortlichkeiten und Fristen zu
3. Schreiben Sie klar und präzise und untermauern Sie Behauptungen mit Beweisen
4. Verwenden Sie Grafiken, um komplexe Prozesse oder Vergleiche zu erklären
5. Halten Sie Vorschläge prägnant und konzentrieren Sie sich auf die relevantesten Informationen

Denken Sie daran, dass Vorschläge oft nach der Effektivität des Schreibens beurteilt werden, daher achten Sie auf Stil und Klarheit im gesamten Dokument.

5. Effektive E-Mails schreiben, die gelesen und bearbeitet werden

Die Betreffzeile ist das Einzige, was die Empfänger sicher lesen werden.

Überzeugende Betreffzeilen erstellen. Machen Sie Ihre Betreffzeilen spezifisch und handlungsorientiert. Zum Beispiel, verwenden Sie "Überarbeiteter Vertrag zur Überprüfung" statt "Projekt-Update."

Struktur für Lesbarkeit. Um die Effektivität von E-Mails zu verbessern:

• Bleiben Sie beim Thema: Konzentrieren Sie sich auf einen Hauptpunkt pro E-Mail
• Bieten Sie Kontext: Stellen Sie sicher, dass die Leser die Bedeutung Ihrer Nachricht verstehen
• Seien Sie prägnant: Halten Sie Nachrichten kurz, besonders für mobile Leser
• Verwenden Sie Formatierung: Nutzen Sie fettgedruckte Überschriften, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen
• Seien Sie sensibel gegenüber sprachlichen und kulturellen Unterschieden

Den richtigen Ton treffen. Passen Sie Ihren Schreibstil an Ihr Publikum und die Situation an. Vermeiden Sie übermäßig formale Sprache, die herablassend wirken kann, aber seien Sie auch vorsichtig mit informeller Sprache, die als unprofessionell angesehen werden könnte.

6. Den richtigen Ton in Ihrer Geschäftskommunikation treffen

Ihr Ton bestimmt, ob die Leser von Ihrer Nachricht angezogen oder abgeschreckt werden, ob sie mit Ihnen oder über Sie lachen.

Energie und Formalität ausbalancieren. Berücksichtigen Sie zwei Schlüsselfaktoren bei der Bestimmung des Tons:

1. Energieniveau: Wie "heiß" oder "kühl" sollte Ihre Nachricht sein?
2. Grad der Formalität: Wie lässig oder formell sollte Ihre Sprache sein?

Das richtige Gleichgewicht hängt von Ihrem Publikum, der Situation und Ihrer Unternehmenskultur ab. Zum Beispiel:

• Ein Start-up könnte eine informellere, energischere Sprache verwenden
• Ein traditionelles Unternehmen könnte einen kühleren, formelleren Ton bevorzugen

Testen und verfeinern. Bitten Sie vertrauenswürdige Kollegen, Ihr Schreiben zu überprüfen und Feedback zum Ton zu geben. Dies kann Ihnen helfen, unbeabsichtigte Interpretationen zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Nachricht bei Ihrem beabsichtigten Publikum ankommt.

7. Ihr Schreiben kürzen, ohne Bedeutung oder Wirkung zu verlieren

Sie müssen nicht Ihre Kenntnisse der Grammatikregeln demonstrieren. Wählen Sie einfach Wörter und Phrasen, die leichter zu handhaben sind.

Struktur vereinfachen. Um die Länge zu reduzieren, ohne die Bedeutung zu opfern:

• Kürzen Sie unnötige Einleitungen und Hintergrundinformationen
• Konzentrieren Sie sich auf Spezifisches statt auf Allgemeines
• Verwenden Sie Formatierungen (Überschriften, Tabellen, Diagramme), um Informationen effizient zu vermitteln

Kombinieren und kürzen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, Sätze zu verbinden und Redundanzen zu eliminieren. Zum Beispiel:

• Original: "Diese Präsentation untersucht die Vorteile des Outsourcings. Es ist meine Empfehlung, dass wir die Gemeinkosten durch Outsourcing von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Prozessen wie Kundenservice, Erfüllung und anderen Unterstützungsfunktionen reduzieren."
• Überarbeitet: "Wir sollten die Gemeinkosten durch Outsourcing von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Unterstützungsfunktionen wie Kundenservice und Erfüllung reduzieren."

Ton herunterschalten. Ein weniger formeller Ton kann zu kürzerem, klarerem Schreiben führen. Erwägen Sie die Verwendung von Kontraktionen und sprechen Sie Ihr Publikum direkt mit persönlichen Pronomen wie "Sie" an.

8. Komplexe Grammatikregeln vereinfachen für effizienteres Schreiben

Schlechtes Schreiben sendet eine schlechte Nachricht an die Leser, aber Sie haben keine Zeit, sich mit allen Komplexitäten der Grammatik und des Gebrauchs auseinanderzusetzen.

Grammatikfallen vermeiden. Anstatt mit komplexen Grammatikregeln zu kämpfen, schreiben Sie Sätze um, um potenzielle Probleme zu umgehen. Zum Beispiel:

• Anstatt zwischen "sie" und "ihr" zu debattieren, verwenden Sie den Namen der Person
• Formulieren Sie Sätze um, um schwierige Subjekt-Verb-Übereinstimmungsprobleme zu vermeiden
• Wenn Sie sich bei Pluralen wie "Daten" unsicher sind, formulieren Sie den Satz um

Fokus auf Klarheit. Priorisieren Sie klare Kommunikation über die Demonstration grammatikalischer Expertise. Wenn Sie sich bei einer Regel unsicher sind:

• Schreiben Sie den Satz mit einfacheren Konstruktionen um
• Wählen Sie Wörter und Phrasen, die leichter zu handhaben sind
• Verwenden Sie den aktiven Sprachstil, um Klarheit zu verbessern und Wortreichtum zu reduzieren

Durch die Vereinfachung Ihres Ansatzes zur Grammatik können Sie selbstbewusster und effizienter schreiben und sich darauf konzentrieren, Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln, anstatt sich in technischen Details zu verlieren.

Zuletzt aktualisiert: August 30, 2024